Реферат на тему Стандартизация архивного дела

Содержание:

Введение 3

1. Стандартизация обеспечения сохранности архивных документов на традиционных носителях 5

2. Требования к режимам государственного хранения документов на бумажных носителях 15

3. Стандартизация сроков хранения документов. Стандартизация учета архивных документов 21

Заключение 27

Список использованной литературы 28

Введение:

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Главная цель сохранности – это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.

В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.

Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных. Создание благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание на них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов – весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Именно этим определяется актуальность исследования.

Цель данного исследования – исследовать стандартизацию архивного дела.

В соответствии с намеченной целью исследования поставлены следующие задачи:

— рассмотреть стандартизацию обеспечения сохранности архивных документов на традиционных носителях;

— проанализировать стандартизацию сроков хранения документов. Стандартизацию учета архивных документов;

Объектом исследования является архивное дело.

Предметом исследования является стандартизация архивного дела в России.

Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Работа объемом 29 страниц состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы, включающей 17 наименований.

Заключение:

Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет. Еще один пример — табели учета рабочего времени. В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет.

Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет. Сроки хранения архивных документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.

Фрагмент текста работы:

1. Стандартизация обеспечения сохранности архивных документов на традиционных носителях

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом Алексеева Елена Викторовна, Афанасьева Лада Павловна, Бурова Елена Михайловна понимает совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Однако в соответствии с Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» архив определяется как учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

Таким образом, под архивом организации будем понимать структурное подразделение учреждения, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Основной единице хранения в архиве является документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Мы остановимся на определении, которое дано в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с ним архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г [1].

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Обеспечение сохранности документов является одной из самых важных и актуальных задач в деятельности архивных учреждений. На сегодняшний день в архивах нашей страны сосредоточено огромное количество документов, напечатанных на недолговечной бумаге, замедлить процесс старения которых возможно с помощью технологии консервации документов.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

— Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.