Реферат на тему Совершенствование документационного обеспечения. Средства механизации и автоматизации управленческого труда.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.   МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.. 5

2.   СРЕДСТВА
МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА.. 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 12

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 13

Введение:

На сегодняшний день верное решение стратегических и
тактических задач предопределяет жизнеспособность компании.

Документированная информация является основой
управления, его результативность в огромной степени основывается на
производстве и потреблении информации. В современном социуме информация стала полновесным
ресурсом производства, основополагающей составляющей социальной и политической
жизни сообщества. Стоит отметить, что качество информации предопределяет
качество управления.

Для увеличения результативности управления стоит
уделять огромное внимание совершенствованию работы С1. Основываясь на данных Международной
организации стандартизации, управление документами становится одним из основополагающих
факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно подразумевает характерную
организации работы с документами и данными, координацию процессов формирования,
трансформации и распространения. Подобающим образом организованное управление
делами уменьшает время, которое необходимо для поиска, увеличивает верность и актуальность
информации, исключает её непомерность.

Актуальность работы обусловлена тем, что необходимо
уделить большее внимание рационализации документационного обеспечения
управления в предприятиях любой формы собственности, так как недостатки в
постановке данной работы приводят к серьёзнейшим трудностям в работе
руководителя и предприятия. При помощи более усовершенствованной системы
документационного обеспечения управления достигается более ускоренное движение
и выполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации.

Целью написания данной работы является изучение
документационного обеспечения. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а
именно:

— изучить определение документационного обеспечения;

— изучить средства механизации и автоматизации
управленческого труда.

Организация работы с документами является одной из
самых важных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которые
сильно воздействуют на оперативность и качество управления.

В случае отсутствия четкой организации работы с
документами, закономерно возникновение документов низкого качества как в
оформлении, так и в полноте и ценности. Что как результат приводит к ухудшению
качества управления и увеличению сроков принятия решений, и числу неверных
решений.

Заключение:

Основополагающими задачами документационного
обеспечения управления являются:

— сокращение информационных потоков до оптимального
минимума;

— гарантирование упрощения и удешевления процессов
сбора, обработки и передачи информации при помощи новых технологий
автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации жизненно важно
непрерывно усовершенствовать документационное обеспечение управления, так как
это прямо воздействует на качество принятия управленческих решений.

Документационное
обеспечение управления персоналом является важным фактором повышения его
эффективности, поскольку способствует эффективной организации документооборота
на всех уровнях управления, позволяет руководителю осуществлять делегирование
полномочий с минимальным дублированием функций, повышает осознание работниками
общеорганизационных целей и своего места в организации, создает для сотрудников
систему мотивации к труду, экономит временные ресурсы при решении
управленческих задач.

В
системе документационного обеспечения управления персоналом первостепенное
значение имеет кадровая документация, структура которой представлена локальными
нормативно-правовыми актами, которые в зависимости от порядка применения могут
быть обязательными, рекомендованными и зависящими от специфики организации, а
также документацией по личному составу, плановой, учетной документацией,
отчетной, справочной и персональной документацией. Данные документы направлены
на регламентацию трудовых отношений в организации, создание надлежащих условий
труда и отдыха работников, системы мотивации.

Фрагмент текста работы:

1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Основополагающей целью усовершенствования ДОУ представляется определение
единых принципов работы с документами на всех этапах управления, организация
документооборота предприятия, увеличение качества документов, формирование
условий для результативного использования передовых технических средств и
технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, усовершенствование
работы аппарата управления [3].

Перед организацией, которая стремится сформировать
результативную среду по обработке информации для усовершенствования качества
управления, существует важная задача, а именно усовершенствование работы по
подготовке и обработке документной информации, при помощи формирования
механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ) [6].

Для разрешения данной задачи стоит руководствоваться
существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями
специалистов.

Главными задачами при оценке и усовершенствовании ДОУ
являются:

— увеличение эффективности управленческой деятельности;

— ускорение движения документов в организации;

— уменьшение трудоемкости обработки документов;

— определение соответствия наличия и потребностей
производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

— наличие и будущая постановка целей документационного
обеспечения;

— определение функций документной системы исходя из
поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Управление персоналом в силу своей специфики, которая
обусловлена вовлечением в процесс управления огромного числа участников, который
определен последовательностью подготовки, принятия и осуществления
управленческих решений, в конце концов тщательной регламентацией
рассматриваемого вида деятельности нуждается в документировании и в верном
управлении документами [9].

Каждое подразделение службы управления персоналом
разрабатывает, оформляет и исполняет документацию согласно своим функциональным
назначением, регламент работы с которой предопределяется внутренними
положениями, правилами и инструкциями компании.

Усовершенствованию документационного обеспечения управления в
учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, так
как недостатки в постановке данной работы приводят к серьезным трудностям в
работе руководителя и организации в целом. За счет более усовершенствованной
системы документационного обеспечения управления можно достичь качественное
движение и выполнение служебных документов.

К числу способов, которые предоставляют возможность результативно
усовершенствовать технологию документооборота, относится оптимизация процедур
подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во
времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объёма документооборота связано с регламентацией
документирования, понижением количества внутренних документов, рационализацией документации,
формированием унифицированных систем документации и унифицированных требований
к текстам, а также применением бездокументных связей [2].

Главным методом усовершенствования технологии документооборота
является метод моделирования, который предоставляет возможность на первом уровне
смоделировать организационную деятельность организации, дифференцируя в
пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья
управления, наделенные этим правом, на