Реферат на тему Порядок хранения документации акционерного общества

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА 4

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 9

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 10

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Введение:

За долгие годы работы у любого общества накапливается множество различных документов, связанных с финансовой отчетностью, кадрами и т.п. При этом в акционерных обществах есть множество других важных для общества документов, например, таких как: решение о выпуске ценных бумаг, протоколы заседаний совета директоров и общего собрания акционеров, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании, на получение дивидендов и т.п.

Возникают разные вопросы, например:

 Какие документы необходимо хранить и как?

 Какой срок хранения у документов?

 Кто имеет доступ к данным документам?

Целью данной работы является изучение порядка хранения документации акционерного общества.

В рамках данной цели был поставлен ряд задач:

— изучить особенности хранения и порядок содержания документов акционерных обществ;

— охарактеризовать сроки хранения документов в зависимости от их видов;

— рассмотреть правила формирования дел.

Объектом исследования являются правила делопроизводства.

В качестве предмета исследования выступает документальный фонд акционерного общества.

Заключение:

Порядок, сроки содержания и ликвидация дел в АО регламентируется Постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003г. за № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Ответственность за организацию хранения документов несет генеральный директор акционерного общества.

Отсчет срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа.

Хранению подлежат подлинники, а в случае утраты документа – хранится копия данного документа и акт об утрате.

Для учета документов можно порекомендовать вести специальный журнал учета документов акционерного общества, в котором указывается наименование документа, место хранения (подразделение, отдел), дата создания документа, срок хранения, дата уничтожения документа / передачи в архив общества.

Процедура по уничтожению документов общества состоит из:

 В акционерном обществе создается экспертная комиссия, в состав которой входят представители отделов и руководитель общества. Данная комиссия рассматривает документы с истекшими сроками хранения и составляет акты о передаче данных документов в архив либо об уничтожении.

 Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

 

Фрагмент текста работы:

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказ Росархива от 22.05.2019 № 71) определили, что документальный фонд организации составляют документы, созданные и полученные ею в результате взаимодействия с органами управления, организациями и гражданами. Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив организации.

Документальный фонд формируется после окончания работы с документами в делопроизводстве. Документы определенное время хранятся в структурных подразделениях, в службе делопроизводства (в небольших организациях — у секретаря) и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив организации. Наиболее важные документы, которые должны храниться постоянно, передаются затем на хранение в государственные архивы. Таким образом, формирование документального фонда требует, во-первых, организации текущего хранения документов в подразделениях, где с ними работали, и, во-вторых, подготовки документов к передаче их на хранение в архив организации. Каждый из этапов характеризуется определенными действиями.

Текущее хранение документов предполагает формирование дел с документами, оконченными делопроизводством, составление номенклатуры дел общества и организацию хранения дел (документов).

Документами, которыми следует руководствоваться при организации этой работы, являются Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. № 03-33/пс), ФЗ «Об архивном деле» и Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Основные правила содержат, в частности, требования к составлению номенклатуры дел, формированию дел, а также требования к хранению документации. Но не менее важно знать, где и сколько нужно ее хранить.

Сроки хранения тех или иных документов определяются содержащейся в них информацией. В зависимости от этого документы могут храниться постоянно или временно. Временные сроки хранения подразделяются на сроки свыше 10 лет и сроки до 10 лет. Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) в течение определенного срока хранятся в структурном подразделении, в котором они были сформированы. Затем документы уничтожаются. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет для справочной работы, после чего должны передаваться в архив общества.

Все вышеперечисленное – это общие положения. Конкретные сроки хранения различных категорий документов нормативно установлены Перечнем типовых документов и Положением о хранении документов. Сроки хранения документов приведены в Приложении.

Для определения ценности документов и их архивации в АО создается экспертная комиссия, возглавляемая одним из участников общества. Хранение документации осуществляется согласно п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» непосредственно по месту нахождения исполнительного органа АО в соответствии со сроками, которые были установлены действующим федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постоянному содержанию в головном офисе подлежат:

 пакет уставных и учредительных документов;

 положения о филиалах или представительствах;

 правоустанавливающие документы на движимое и недвижимое имущество, находящееся на балансе АО;

 аффилированные списки;

 протоколы собрания акционеров и заседания совета директоров;

 решения и отчеты о выпуске ценных бумаг;

 годовые отчеты и материалы, предоставляемые акционерам на ежегодных отчетных собраниях;

 бюллетени для голосования членов АО, а также доверенности или их копии;

 решения исполнительного органа;

 описи бумаг, переданных в комплектацию архива или подлежащих ликвидации;

 судебные решения;

 иные документы, утвержденные действующим ФЗ, решением общего собрания акционеров, исполнительного органа или наблюдательного совета.

Общество должно хранить в течение определенного срока бухгалтерские документы — договора (кредитные, финансово-хозяйственные, операционные). При этом Перечень не регламентирует место их хранения, следовательно, дела АО данной категории могут быть переданы в комплектацию архивов.

Положение о хранении документов не раскрывает правила формирования дел. Методика содержится в Основных правилах, которые конкретизируют соответствующие нормы Положения. Какие же действия предполагает формирование дел?

1. Оформление папок

Прежде всего, в начале календарного года необходимо завести папки (скоросшиватели или регистраторы), в которые в течение года будут помещаться документы, оконченные делопроизводством. Количество папок должно соответствовать количеству дел, включенных в номенклатуру. Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок. При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Полному оформлению подлежат те дела, которые по истечении определенного срока будут передаваться на хранение в архив организации. Частичное оформление предполагает, что на обложку дела выносятся только те сведения, которые при формировании дел дают возможность сразу определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Кроме того, когда дело сформировано, данные на обложке должны точно и однозначно указать на состав документации, находящейся в папке, и таким образом позволить быстро найти нужный документ.

2. Работа по формированию дел

После заведения и оформления папок начинается следующий этап — собственно работа по формированию дел. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. В деятельности предприятий и организаций создаются и используются самые разные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т.д. Чтобы был возможен их быстрый поиск и обеспечена сохранность документации, формирование дел проводится по определенному порядку, который закреплен, прежде всего, Основными правилами. Эти правила являются типовыми, поэтому внутренние документы конкретных обществ (ими могут являться, например, Инструкция по делопроизводству, Положение о хранении документов и т.п.) обязательно должны включать разделы по формированию дел и хранению документации.

3. Распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) Правила распределения и раскладки исполненных документов по папкам (делам) являются общими для всех документов независимо от их видовой принадлежности, особенности содержания и т.д.

4. Расположение документов внутри дел

Следующая операция – это систематизация документов, то есть их правильное расположение внутри дела. От того, насколько грамотно она выполняется, также зависит быстрота поиска необходимой документной информации. Основным принципом систематизации документов внутри дел является их расположение в порядке, при котором последовательно освещаются определенные вопросы деятельности организации. Для этого при формировании дел используют определенные признаки или их сочетания.

Документы, до передачи их в архив, должны находиться в служебных помещениях ответственных работников АО. Дела с пометкой «коммерческая тайна», бюллетени для голосования, учредительные документы хранятся в сейфах головного офиса.

Все бумаги, образующиеся в процессе деятельности АО, формируются в номенклатурные дела, на которые составляется полистная опись. При утере любого файла создается комиссия, фиксирующая данный факт и составляющая акт.

При необходимости получения на руки документа сотрудниками АО, акционерами или их доверенными лицами его выдача производится под расписку с обязательным заполнением карты-заместителя.

Бумаги, подлежащие архивному хранению, классифицируются и формируются экспертной комиссией в номенклатурные дела для архива АО, который должен располагаться непосредственно в офисе исполнительного органа в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц.

При реорганизации АО, вся документарная база подлежит передачи по описи во вновь сознанный орган, имеющий большинство процентов активов общества. В случае ликвидации акционерного общества документы направляются в государственный архив. При отсутствии договорных отношений в архив сдаются только личные дела работников АО, место хранения остальных бумаг определяет ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.