Реферат на тему Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Содержание:

Введение. 3

1. Особенности системы организации
документооборота и делопроизводства  5

2. Новейшие технологии организации документооборота. 8

3. Эффективность применения систем автоматизации делопроизводства и
документооборота. 12

Заключение. 16

Библиографический список. 17

Введение:

Актуальность исследования: на разных этапах
учета организация движения документов имеет определенные особенности. Основными
задачами организации движения документов на этапе первичного учета является
разработка оптимального процесса их создания и минимизация затрат времени на
этот процесс.

При
полностью автоматизированном первичном учете сбор учетной информации происходит
в месте ее возникновения. После этого она передается информационным потоком в
бухгалтерию (может находиться территориально удалено от места осуществления
фактов хозяйственной деятельности), где происходит регистрация (создается
учетная фраза, которая в дальнейшем заносится в электронный хронологический массив
данных), обработка и передача информации без участия человека. Такой механизм
полностью автоматизированного без документного учета может применяться для всех
сфер человеческой деятельности, где сбор, регистрация, передача и обработка
информации возможна без привлечения человека.

Общество
становится информативным, когда оно достигает такой степени развития и
сложности социальных и экономических процессов, которые требуют использования
новых методов сбора, обработки, передачи и использования огромной массы информации,
генерируемой этими процессами. Информация и полученные в результате знания и
технологии являются основным фактором производства. Использование теле-информатики
является универсальным фактором развития. Информационные технологии сегодня
определяют условия труда, а также условия жизни и развития.

Объектом исследования современные технологии автоматизации делопроизводства и документооборота.

Предмет исследования – процесс исследования теоретических аспектов организации
автоматизации делопроизводства и документооборота.

Цель реферативной работы – изучение эффективности управления и применения систем
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Поставленной цели
соответствуют следующие задачи:

— определить особенности
системы организации документооборота и делопроизводства;

— охарактеризовать новейшие
технологии организации документооборота;

— изучить эффективность
применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

Теоретической базой исследования послужили российские и
иностранные издания, касающиеся документооборота и организации делопроизводства
на предприятии. Наиболее полно тема освещается в работах Сатиновой О.В.,
Федюнина Д.В., Хапенкова В.Н., Толкачева А. Н. и некоторые другие.

Для реализации
поставленных задач в работе использовались следующие методы и приемы
исследования: анализ теоретических аспектов правового регулирования
документирования, сравнение различных компонентов исследуемых вопросов, синтез
полученных результатов для формирования выводов по проведенному исследованию.

Работа состоит из
введения, основной части, заключения, списка использованной литературы.

Заключение:

Таким
образом, в ходе данного реферативного исследования были рассмотрены следующие
аспекты:

Документооборот
— это основа всего бухгалтерского учета, ведь без наличия документа не
происходит никаких записей в данной системе. Вопросы, связанные с организацией
документооборота на предприятии, всегда будут актуальными, ведь большая часть
работы бухгалтеров связана с созданием, обработкой, накоплением и хранением
документов.

XXI век — эпоха
высоких технологий, обусловлено процессом разработки различных передовых
приложений, гаджетов и, в том числе, крупных продуктов для автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота в организациях. Одной из
важных проблем в делопроизводстве является наращивание темпов документооборота
на предприятиях, что связано с необходимостью совместной работы над
документами, оформлением различных заявок, сбором необходимых подписей и
согласований, что влечет за собой потерю большого количества времени.

Автоматизация
документооборота должна обеспечивать оперативную работу всего управленческого и
делопроизводственного аппарата, возможность организации и осуществления
быстрого контроля за выполнением и хранением каждого документа — носителя
информации. Целью автоматизации документооборота является не только ускорение
движения документов, но и максимальное ограничение лиц, участвующих в создании
конкретного документа, обеспечении движения или уничтожении.

Систематизируя
преимущества от внедрения СЭД на предприятии, условно их можно разбить на
следующие 8 групп: контроля, управления, финансовые, безопасности,
информационные, методические, технические

Фрагмент текста работы:

1. Особенности
системы организации документооборота и делопроизводства Процесс
документирования повседневной деятельности компании принято рассматривать в
качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях
постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями
особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения
управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и
напрямую влияет на эффективность работы организации в целом[1].

Документооборот
— это упорядоченный процесс движения документов и выполнения различных учетных
процедур с момента их получения (создания) до момента передачи в архив[2].

График
документооборота — это документ, содержащий перечень работ по составлению,
проверке и обработке документов, выполняемых подразделениями и конкретными
исполнителями с указанием сроков выполнения и сроков нахождения документов на
рабочем месте и взаимосвязи соответствующих работ[3].

При
централизованной системе организации документооборота все официальные документы
регистрируются в одном подразделении (как правило, в канцелярии).

При
децентрализованной системе организации документооборота документы
регистрируются в подразделении, который выдал документ. [1] Чубова, Е. П.
Особенности организации корпоративного делопроизводства / Е. П. Чубова, С. М.
Тевосян. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 28.1
(132.1). — С. 30-32. — URL: https://moluch.ru/archive/132/36794/ (дата
обращения: 13.10.2020). [2] Карпушенко
М.Ю. Организация учета: учеб. пособие. (Для студентов экономических
специальностей, обучающихся по специальности "Учет и аудит") / М.Ю.
Карпушенко. — Мос. нац. акад. гор. хоз-ва. — М.: МНАМГ, 2015 — 241 с. [3] Львова, И. Н.
Учетная политика организации: учебное пособие / И.Н. Львова. – М.: Магистр,
2016. – 270 с.