Реферат на тему Документационное обеспечение управления персоналом

Содержание:

Введение 2
1. Сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом 3
1.1 Определение, задачи и функции документационного управления персоналом 3
1.2 Правовые вопросы документационного обеспечения управления персоналом 5
2. Организация работы с документами в службе управления персоналом 8
2.1 Организация ведения и хранения личных дел работников 8
2.2 Организация документооборота. 11
Заключение 15
Список использованных источников 17

Введение:

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.
Целью данного реферата является изучение документационного обеспечения управления персоналом.
Исходя из цели реферата, необходимо решить следующие задачи:
1) Изучить сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом;
2) Проанализировать организацию работы с документами в службе управления персоналом.

Заключение:

Итак, залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов
В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.
Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.
Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
1) существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
2) Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Фрагмент текста работы:

1. Сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом

1.1 Определение, задачи и функции документационного управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП), или кадровое делопроизводство, представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных кадровых документов, их обработку и хранение.
Документы регулируют кадровую деятельность в любой организации независимо от сферы ее деятельности и организационно-правовой формы, в которой она существует. В документах отражаются и фиксируются все стадии кадрового процесса в организации, поэтому от того, насколько правильно они составлены и как налажена работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Кадровое делопроизводство представляет собой трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Однако только четкий, основанный на нормативных и правовых актах порядок работы с документами позволит компании избежать многих конфликтных ситуаций в своей деятельности. Кадровое делопроизводство — это ведение документации по кадрам и управлению персоналом: прием, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов.
Задачами кадрового делопроизводства являются [8]:
1) оформление приема, перевода на другую должность и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
2) организация учета личного состава;
3) выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
4) организация ведения и хранения трудовых книжек работников;
5) оформление документов по пенсионному страхованию, представление их в орган социального обеспечения;
6) оформление документов для обеспечения льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, а также отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
7) организация учета рабочего времени;
8) обеспечение сбора, регистрации и хранения информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
9) организация разработки, утверждения и контроля исполнения документов по персоналу.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки внутренних документов. Эффективная реализация поставленных задач позволит менеджменту компании:
1) создать рациональную, базирующуюся на единой методологической основе систему ДОУП, представленную в разработанных кадровой службой локальных нормативных актах;
2) повысить корпоративную культуру персонала при работе с документами за счет нормативно-методического обеспечения процессов.
Между тем не все руководители уделяют должное внимание документационному управлению и признают его значимость. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители компании вспоминают только тогда, когда к ним с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или когда бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством в данной сфере [5].
Кадровое делопроизводство предполагает создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов, начиная от момента их создания (или получения) работниками службы управления персоналом до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Основными функциями системы ДОУП являются:
1) своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
2) доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
3) составление документов по кадровым вопросам;
4) регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
5) оформление дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;