Реферат на тему Документационное обеспечение управления персоналом

Содержание:

Введение 2

1.Организация работы с кадровой документацией 4

2. Основные термины и определения в делопроизводстве 8

3.Особенности цифрового документооборота 10

Заключение 15

Список литературы: 17

Введение:

В современном мире, ориентированном на информацию, к документам и службам, отвечающим за их создание, обработку и хранение, предъявляются новые требования. Сегодня новые требования в равной степени относятся как к руководителям, так и к сотрудникам, ответственным за создание и распространение документов.

Управление или документооборот — это отрасль деятельности, которая документирует и организует работу с помощью официальной документации и является важным аспектом деятельности любой компании. В организации документация отражает результаты и осуществление производственной деятельности, финансовое положение, кадровые ресурсы, логистику и другие операции.

Каждой организации, независимо от сферы деятельности и организационно-правовой формы, необходим документооборот, регламентирующий трудовую деятельность ее сотрудников. От того, насколько умело они приняты, зависит своевременность и актуальность управленческих решений, поскольку представленные документы отражают и фиксируют все этапы кадрового процесса в организации.

Управление человеческими ресурсами — это трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Процесс управления документами, основанный на правовых нормах, позволяет избежать многих конфликтов на рабочем месте. Управление человеческими ресурсами включает в себя прием, обработку, отправку, регистрацию, контроль движения и исполнения документов, хранение и обновление документов.

Цель работы — анализ сущности документационного обеспечения управления персоналом

Задачи:

— исследование теоретического понятия документационное обеспечение управления персоналом;

— исследование кадровой документации по персоналу;

— исследование нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления персоналом.

Объект исследования — документирование оценки деятельности персонала

Предмет исследования — документационное обеспечение управления персоналом

Заключение:

Таким образом документационное обеспечение службы управления, персоналом – это кадровое делопроизводство. Под ним понимают деятельность, в ходе которой составляют и оформляют.

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организаций одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб является глубокое знание ими действующих нормативных и руководящих документов и строгое следование их требованиям при оформлении документов.

Квалифицированное выполнение служебных обязанностей каждым работником управления персоналом требует не только хорошего знания канцелярской терминологии, понимания соответствия положений юридической силы документов действующему законодательству, компетенции выдавшего их органа и установленному порядку регистрации, но и высокого уровня грамотности.

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организаций одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности сотрудников кадровых служб является глубокое знание действующих нормативных и руководящих документов и строгое соблюдение их требований при оформлении документов.

Квалифицированное выполнение служебных обязанностей каждым сотрудником кадровой службы требует не только владения офисной терминологией и понимания того, что юридическая сила документов обеспечивается соблюдением действующего законодательства, компетентностью выдавшего их органа и установленным порядком оформления, но и высокого уровня грамотности.

Одной из важнейших функций службы кадровой документации является организация документооборота, т.е. движения документов от их создания или получения до завершения, что обеспечивает эффективность кадровой работы с документами, их хранение и контроль исполнения.

Информация о персонале — это совокупность всей оперативной информации и процесс ее обработки для кадрового планирования. Она должна отвечать следующим требованиям:

*Ясность — способ представления информации должен позволять быстро определить основное содержание и избегать многословия;

*Сопоставимость — информация должна быть предоставляется в сопоставимых единицах и относится к сопоставимым объектам внутри организации и за ее пределами;

*Непрерывность — информация о людях, представленная в разные периоды времени, должна иметь одинаковый метод расчета и одинаковую форму предоставления •

*Актуальность — информация должна быть свежей, оперативной и своевременной, то есть предоставляться без задержек.

Фрагмент текста работы:

1.Организация работы с кадровой документацией

Документация представляет собой письменный и сохраненный отчет о событиях, связанных с работой сотрудника. Эти записи состоят из правительственных и обязательных по закону элементов, документов, требуемых политикой и практикой компании, документов, предлагаемых передовой практикой управления персоналом, а также формальных и неформальных записей о событиях, связанных с трудоустройством.

В России полным ходом идет развитие документационного управления, внедрение новых продуктов и направлений развития. Важность сохранения информации на носителе достаточно актуальный вопрос, так как к документам кадрового назначения могут возвращаться при возникновении спорных ситуаций касательно профессиональной деятельности сотрудников, выплат им, их стажа, страховых отчислений и т. д

Если документооборот в организации выстроен правильно, она готова к любым проверкам, реструктуризации, росту и сокращению численности сотрудников, аудиту, продаже. Кадровое делопроизводство, организованное в компании, позволяет максимально быстро и эффективно подойти к расчету заработной платы, выплате налоговых отчислений и обеспечить юридически корректное ведение документооборота в компании. Большинство средних и крупных компаний могут существенно снизить свои финансовые риски и расходы на персонал, пересмотрев существующую в компании систему работы с документацией.

Д. Г. Абуладзе рассматривает документационное обеспечение управления персоналом прежде всего как кадровое делопроизводство – деятельность, в ходе которой составляют и оформляют официальные документы, производят их обработку и хранение и без которой невозможно добиться нормального функционирования организации, систематизировать процесс управления персоналом [1, 7].

Содержание:

Введение 2
1. Сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом 3
1.1 Определение, задачи и функции документационного управления персоналом 3
1.2 Правовые вопросы документационного обеспечения управления персоналом 5
2. Организация работы с документами в службе управления персоналом 8
2.1 Организация ведения и хранения личных дел работников 8
2.2 Организация документооборота. 11
Заключение 15
Список использованных источников 17

Введение:

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.
Целью данного реферата является изучение документационного обеспечения управления персоналом.
Исходя из цели реферата, необходимо решить следующие задачи:
1) Изучить сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом;
2) Проанализировать организацию работы с документами в службе управления персоналом.

Заключение:

Итак, залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов
В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.
Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.
Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
1) существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
2) Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Фрагмент текста работы:

1. Сущность и правовое обеспечение документационного обеспечения управления персоналом

1.1 Определение, задачи и функции документационного управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП), или кадровое делопроизводство, представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных кадровых документов, их обработку и хранение.
Документы регулируют кадровую деятельность в любой организации независимо от сферы ее деятельности и организационно-правовой формы, в которой она существует. В документах отражаются и фиксируются все стадии кадрового процесса в организации, поэтому от того, насколько правильно они составлены и как налажена работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Кадровое делопроизводство представляет собой трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Однако только четкий, основанный на нормативных и правовых актах порядок работы с документами позволит компании избежать многих конфликтных ситуаций в своей деятельности. Кадровое делопроизводство — это ведение документации по кадрам и управлению персоналом: прием, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов.
Задачами кадрового делопроизводства являются [8]:
1) оформление приема, перевода на другую должность и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
2) организация учета личного состава;
3) выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
4) организация ведения и хранения трудовых книжек работников;
5) оформление документов по пенсионному страхованию, представление их в орган социального обеспечения;
6) оформление документов для обеспечения льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, а также отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
7) организация учета рабочего времени;
8) обеспечение сбора, регистрации и хранения информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
9) организация разработки, утверждения и контроля исполнения документов по персоналу.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки внутренних документов. Эффективная реализация поставленных задач позволит менеджменту компании:
1) создать рациональную, базирующуюся на единой методологической основе систему ДОУП, представленную в разработанных кадровой службой локальных нормативных актах;
2) повысить корпоративную культуру персонала при работе с документами за счет нормативно-методического обеспечения процессов.
Между тем не все руководители уделяют должное внимание документационному управлению и признают его значимость. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители компании вспоминают только тогда, когда к ним с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или когда бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством в данной сфере [5].
Кадровое делопроизводство предполагает создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов, начиная от момента их создания (или получения) работниками службы управления персоналом до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Основными функциями системы ДОУП являются:
1) своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
2) доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
3) составление документов по кадровым вопросам;
4) регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
5) оформление дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;