Платная доработка на тему Корректировка курсовой работы

Содержание:

Введение ………………………………………………………………………………………….. 3

Глава 1 ИЗУЧЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ И НОРМАТИВНО
ПРАВОВОЙ БАЗЫ ……………………………………………………………………………………………….. 5

Глава 2 АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ …………………………………………………… 11

2.1. Основные
методы учета и описания
электронных документов ……………………………………………………11

2.2.
Назначение и роль метаданных в электронных документах ………… 17

Заключение ………………………………………………………………………………….. 28

список
использованных источников
и летературы ……………………………………………………………………………….. 28

Приложение
№1 ……………………………………………………………………………. 30

Введение:

Актуальность
темы. Документ является основным способом представления информации на любом
современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого
использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения
бизнеса. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или,
еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не
полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время
и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется
активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема
систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов
информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и
профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Учет документов
– это определение их количества и состава в установленных единицах учета и
фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному
комплексу и общего их количества в учетных документах.

Описание документов
– это структурированное изложение сведений о составе и
содержании документов в архивных справочниках. Оно проводится на нескольких
уровнях.

Актуальность
темы данного исследования обусловлена тем, что вопросы создания электронных
документов (далее – ЭД), их долговременного хранения, а также – управления
массивами ЭД в архивной сфере в настоящее время выходят на первое место. В
Российской Федерации, как и в большинстве государств Европы и США, идет
активное внедрение системы электронного правительства и связанного с этим
управления ЭД. До настоящего времени в отечественной историографии еще не
проводилось сравнительных исследований по проблемам нормативного регулирования
цифровизации документооборота и системы электронного правительства, связанных с
особенностями хранения ЭД. Поставленные вопросы имеют выраженное практическое
значение в контексте реализации в Российской Федерации государственной
программы «Информационное общество» и подпрограммы «Информационное
государство», перспективы перевода всех государственных услуг в электронный вид
в 2021–2025 годах.

Целью
курсовой работы является анализ
методов учета и описания электронных документов.

Исходя из
цели, были поставлены следующие задачи:

— изучить и
проанализировать законодательную и нормативно-методическую базу по выбранной
теме;

— изучить и
проанализировать особенности учета и описания электронных документов.

— сделать
выводы.

Объектом
моей курсовой работы являются
электронные документы

Предметом
моей курсовой работы являются
особенности учета и описания электронных документов.

Для
написания курсовой работы были использованы такие источники, как: Федеральный
закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации" (с изменениями и дополнениями), Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры
России от 31.03.2015 № 526, Правила организации хранения, комплектования, учёта
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 12.03.2020
№ 24), ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и
определения».

Заключение:

В
результате работы были выполнены поставленные задачи.

Цель
курсовой работы, а именно анализ методов учета и описания электронных
документов, достигнута.

В процессе
достижения цели, мы решили следующие задачи:

Изучили
законодательную и нормативно-методическую базу по выбранной теме.

Проанализировали
особенности учета и описания ЭД.

Сделали определенные
выводы исходя из материалов в работе.

Рекомендации по комплектованию,
учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных
и муниципальных архивах направлены на упорядочение и регламентацию работ по
хранению, комплектованию и учету электронных документов в государственных и
муниципальных архивах. Рекомендации содержат более детализированные, чем в
Правилах, положения по работе с электронными документами в государственных и
муниципальных архивах в рамках, сложившихся в архивном деле методов, правил и
процедур обеспечения сохранности, комплектования, учета архивных документов.
Эти положения не носят нормативного характера, они направлены на унификацию работы
с электронными документами в государственных и муниципальных архивах, а в
перспективе, по мере накопления опыта, на установление единых правил и норм в
этой области, включая и уточнение отдельных положений Правил.
Рекомендации предназначены для федеральных
государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской
Федерации. Они также могут быть использованы в муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации с учетом
их материально-технических, финансовых и иных возможностей.

Метаданные
– не новое явление в работе с документами и информацией. Однако в ДП и архивном
деле – новый термин, необходимость применения которого важна с приобретением
метаданных особого значения. В электронной среде ЭД всегда. Именно метаданные
делают ЭД пригодными для использования, понятными и аутентичными, гарантируют
достоверность, неизменность и доказательную силу ЭД. Управление метаданными –
обязательная часть управления ЭД. В традиционном ДП метаданные содержатся на
обложках дел, регистрационных карточках, номенклатурах дел. В идеале метаданные
прикреплены к информации, на которую они ссылаются. В современной практике
работы с документами с применение автосистем метаданные обычно закодированы в
электронном объекте.

Т. е. ДП
метаданные должны в различной степени детализировать содержание и структуру
документа, контекст его создания. В ИСО 23081 различаются метаданные о самом
документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах,
участвующих в процессе управления и ДП, об управленческой деятельности и ее
процессах, о ДП процессах. Требования к этим категориям метаданных установлены
исходя из требований ИСО 15489. В целом в современных стандартах требования к
ДП метаданным устанавливаются с учетом принципа единства документов и процессов
управленческой деятельности, в ходе которых документы создаются. Особое
значение при работе с ЭД придается «протоколам контроля системных процессов»,
автоматический создаваемых компьютерной системой данным, фиксирующим производимые
с отдельным документом или его метаданными действиями (время и дату действия,
вид действия, лицо, производившее действие).

Использование
современных информационных технологий делает метаданные особенном полезными.
Во-первых большинство компьютерных программ автоматически создают метаданные и
ассоциируют их с файлами. Во-вторых для создания метаданных сущ специальное ПО.
В третьих, БД удобны для хранения и обеспечения доступа к метаданным.
Управление метаданными – важнейшая часть управления документацией. Эффективное
управление метаданными – знание и применение соответствующих стандартов.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ИЗУЧЕНИЕ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ
И НОРМАТИВНО ПРАВОВОЙ БАЗЫ

Следует обратить внимание
на состояние современной нормативной базы архивного дела и особенности ее
построения, что позволит глубже понять ее специфику, проблемы и направления для
совершенствования.

Типовые
функциональные требования к системам электронного документооборота и системам
хранения электронных документов в архивах государственных органов. (Утверждены
приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69).

Функциональные
требования к управлению документами в системе хранения электронных документов
(далее – СХЭД) архива государственного органа

4.1. СХЭД должна
обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных
документов (без предварительного документирования на бумажном носителе),
электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного
органа.

4.2. СХЭД должна
обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных
электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически
обособленных носителях.

4.3. СХЭД должна
обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел[1]:

получение
электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного
органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;

получение из СЭД
описей дел;

фиксацию факта
поступления в СХЭД электронных дел, описей дел;

проверку
соответствия состава электронных дел, документов описям дел;

проверку
электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного
программного кода;

проверку
электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в
СХЭД;

проверку
комплектности состава контейнеров электронных документов; проверку наличия в
метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной
квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного
документа на момент его подписания и/или получения;

проверку
воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей
дел;

формирование
уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о
подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае
отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным
настоящим пунктом;

заверение принятых
на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного
лица.

4.4. СХЭД должна
обеспечивать учет поступления электронных дел, документов на архивное хранение.

4.5. Учет
поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен
осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел,
документов в СХЭД.

Схема
систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни:
фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный
документ.

СХЭД должна
обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на основе номенклатуры дел (без включения их в описи
дел).

4.6. СХЭД должна
обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел,
документов для последующего их согласования и утверждения.

4.7. Включение в
СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы
(далее — АУФ).

Наименование полей
АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным
документам архива государственного органа.

СХЭД должна
обеспечивать создание связей между АУФ, электронными делами и электронными
документами.

СХЭД должна
обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней "электронное
дело", "электронный документ" за счет импорта данных из описи
дел, переданных из СЭД и метаданных документа.

4.8. При включении
электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для
этого полей АУФ используются обязательные справочники, обеспечивающие
управление электронными документами в СХЭД:

перечень государственных органов [1] Раскин,
Д. И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А.
Р. Соколов. — М.: Издательство Юрайт, 2016. — С.112 /