Отчёт по практике на тему Тема: 24.Система электронного документооборота «DIRECTUM»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1.Электронный документооборот 4

2. Система электронного документооборота «DIRECTUM» 5

3. Электронный документооборот организации 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 19

Введение:

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Вданной работе будет подробно рассмотрена система электронного документооборота «DIRECTUM».

Directum — полностью российская ECM-система. Ее разработка ведется отечественными специалистами на территории России. Система соответствует требованиям ФСТЭК России и включена в единый реестр отечественного ПО. Дата выпуска Directum февраль 2003 года. Компания НПО «Компьютер» выпустила новый продукт.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Цель работы изучить система электронного документооборота «DIRECTUM».

Задачи работы:

— охарактеризовать электронный документооборот;

— изучить Систему электронного документооборота «DIRECTUM»;

— изучить электронный документооборот «DIRECTUM» на предприятии.

Заключение:

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей. Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Фрагмент текста работы:

1.Электронный документооборот

Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Автоматизация сферы сферы делопроизводства становится насущной необходимостью. Для этого предприятия внедряют систему электронного документооборота (СЭД). Она позволяет оптимизировать взаимодействие между структурными подразделениями компании, а также наладить обмен электронными документами с контагентами.

Электронный документооборот — это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов.

Какие преимущества дает внедрение электронного документооборота в организации с помощью специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД):

1. Эффективность труда и, как следствие, его производительность, растут. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.

2. Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления; доступы к документам можно разграничить по исполнителям.

3. Влияние «человеческого фактора» сводится к минимуму, ошибок, которые с ним связаны, становится в разы меньше.

4. Затраты за счёт повышения эффективности труда сокращаются, издержки на оргтехнику и расходные материалы сокращаются.

5. Взаимодействие как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании становится лучше. Растет скорость обмена информацией и прохождения управленческих сигналов.

6. Время создания, согласования и утверждения документации за счёт обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа сокращается.

7. Затраты на организацию учёта и архивного хранения документов снижаются.

8. Степень защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа растёт.