Отчёт по практике на тему Совершенствование системы документооборота в государственных учреждениях (На примере ГБУ «Жилищник района Сокольники)

Содержание:

Введение 3
1 Теоретические основы построения системы документооборота в организации 5
1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков 5
1.2 Организация процесса документооборота в организации 12
1.3 Особенности и проблемы документооборота в государственных учреждениях 21
Глава 2 Анализ системы документооборота в ГБУ «Жилищник района Сокольники» 27
2.1 Общая характеристика ГБУ «Жилищник района Сокольники» 27
2.2 Анализ организационной структуры управления и основных показателей деятельности 28
2.4 Анализ проблем организации системы документооборота в учреждении 42
Заключение 53
Список литературы 55

Введение:

Развитие экономики любой страны невозможно без новых современных технологий, которые задействованы в промышленности, в транспорте, в науке, в образовании, в государственном управлении и культуре. То, что еще совсем недавно казалось абсолютно новым, сегодня считается обыденным, а завтра уже устаревшим.
В современных условиях выявлены многочисленные проблемы в функционировании системы документооборота на предприятиях:
большое количество документов (указанная проблема усугубляется тем, что количество документов на предприятиях имеет тенденцию к постоянному росту);
большое количество сотрудников, работающих с документами;
дублирование документов в силу дублирования функций структурных подразделений предприятия;
сложные схемы согласования документов;
значительная территориальная разбросанность подразделений предприятия;
отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
сложный поиск документов из-за их децентрализованной регистрации и хранения.
Невыполнение основных принципов не позволяет обеспечить прямоточность направления документопотоков и ритмичность движения документов.
На большинстве предприятий документооборот производится в бумажной форме. К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота относятся:
⁻ значительные расходы на закупку бумаги;
⁻ необходимость организации архивов хранения документов;

⁻ усложненный поиск необходимых документов в этих архивах;
⁻ неизбежность излишней траты временных ресурсов при перемещении бумажных документов;
⁻ сложность централизации и сбора бумажного документооборота на предприятии с рассредоточенной структурой производства, в качестве единой точки информационной поддержки.
Для того, чтобы система документооборота предприятия работала грамотно, для решения указанных выше проблем требуются новые современные технологии организации документоведения. К таким технологиям в полной мере можно отнести систему контроллинга.
Цель работы — совершенствование системы документооборота в государственных учреждениях (На примере ГБУ «Жилищник района Сокольники).

Заключение:

В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных. Именно поэтому не стоит экономить на автоматизации: она дает реальные измеримые выгоды и экономический эффект.
результате автоматизация делопроизводства и документооборота становится возможно устанавливать разные уровни доступа к группам документов, при этом для поиска нужного из них требуется минимум времени. Упрощается и процесс согласования отдельных документов – сотрудники, привлеченные к согласованию, своевременно получают оповещения по электронной почте о необходимости согласования документа, система автоматически контролирует нормативный срок согласования, по итогу согласования автоматически формируется лист согалсования. Кроме того, благодаря тому, что сотрудники получают возможность удалённой работы с документацией в СЭД, компания WSS-Consulting рекомендует установку таких систем для предприятий с большим количеством филиалов (площадок) или отправляющих персонал в регулярные командировки. Это позволяет более оперативно обрабатывать документы в работе.
Не следует забывать о том, что автоматизация делопроизводства напрямую связана с пониманием особенностей предприятия. На этапе проектирования систем электронного документооборота необходимо, чтобы схемы реализуемых бизнес-процессов были корректными и эффективными, не содержали логических ошибок. От этого будет зависеть правильность функционирования всей системы.
Когда создаётся СЭД, необходимо позаботиться о том, чтобы она учитывала особенностей деятельности компании. И программа делопроизводство и документооборот должна быть настроена таким образом, чтобы движение документации, её упорядочивание и планирование осуществлялось в соответствии с заранее разработанными схемами движения документов. Это требует привлечения специалистов, хорошо знакомых с данной сферой.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические основы построения системы документооборота в организации
1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков

Документ – это материальный объект, передающий содержащуюся в нем информацию от одного лица к другому. Исходя из определения, к документам относят не только напечатанную на бумаге информацию, какие-либо отчеты, справки и т.д. (как их зачастую определяют на бытовом уровне), но и компьютерные файлы, электронные письма. Кроме того, использовавшиеся в древности глиняные таблички, берестяные грамоты, папирусы и прочие подобные объекты также являются документами.
Таким образом, документы используются в деятельности хозяйствующих субъектов, а многие исторические документы имеют культурную ценность. За документальный фонд руководитель организации несет персональную ответственность.
Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.
Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.
Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления
Бухгалтерские внутренние документы:
Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);
Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидендов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.
Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:
Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);