Отчёт по практике на тему Производственная практика

Содержание 2
Введение 3
1 Анализ принципов ведения документоооборота в компании занимающейся разработкой и внедрением ПО 5
1.1. Основные принципы ведения документооборота предприятия 5
1.2. Обзор существующих систем ведения электронного документооборота 12
1.2.1 Система Soft Xpansion 12
1.2.2 1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП 14
2 Проектирование объектов системы электронного документооборота 16
Заключение 23
Литература 24

Основным источником принятия управленческих решений для качественной реализации политики управления предприятием является достоверная и полностью задокументированная информация о деятельности всех подразделений предприятия. Оперативное получение такой информации на сегодня возможно только с помощью современных информационно-телекоммуникационных технологий.
Эффективность управления любого предприятия в современных условиях в значительной степени зависит от решения задачи своевременного создания электронных документов, мониторинга их выполнения, от способа организации хранения, с возможностью дальнейшего оперативного поиска и использования. Электронный документооборот дает возможность повышения эффективности работы, сокращения временных затрат на решение поставленных задач, функционирования подразделений предприятия. Внедрение автоматизированного учета документов повысит качество работы исполнителей, приведет к тому, что подготовка документов станет более прогнозируемой и управляемой [6].
Система электронного документооборота (СЭД) — это организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, изменения и дальнейшего распространения электронных документов в компьютерных сетях организации, которая осуществляет контроль за потоками документов.
Главное назначение СЭД – автоматизировать весь комплекс работ по электронными документами: ввод в систему, дальнейшую регистрацию, распределение и отправку получателям, изменение, оперативное хранение, поиск и просмотр, отображение, контроль исполнения, разграничение доступа к ним и тому подобное. Внедрение СЭД способствует повышению культуры делопроизводства, обеспечению существенной экономии средств на тиражирование и пересылки значительного количества документов, что крайне актуально в настоящее время в условиях экономии средств предприятия [6].
В рамках прохождения практики было проведено исследование документооборота компании Бест Астрахань, которая занимается разработкой и внедрение программного обеспечения.
Производственная практика проходила в период с «___» ________ 201___ г. по «___» ________ 201___ г. на предприятии Бест Астрахань, которое специализируется на разработке программных приложений на платформе 1С Предприятие .
Целью практики является анализ и построение моделей документооборота предприятия, которое специализируется на разработке программного обеспечения.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
– провести анализ принципов автоматизации документооборота в целом, и на предприятии, занимающимся разработкой и внедрением ПО;
– рассмотреть существующие программные решения в области автоматизации документооборота, с целью выявления функциональности данных программ;
– провести анализ процессов, возникающих при работе отделения по разработке и внедрению ПО, для наглядности процессы должны быть представлены с использованием CASE средств;
– определить состав пользователей системы, их влияние на нее и их функции;
– сформировать отчет по практике.

В рамках прохождения практики были решены следующие задачи:
– проанализированы принципы автоматизации документооборота в целом, и на предприятии, занимающимся разработкой и внедрением ПО;
– рассмотрены существующие программные решения в области автоматизации документооборота;
– выявлена функциональность данных программ и требования, которые выдвигаются системам электронного документооборота;
– проведен анализ процессов, возникающих при работе отделения по разработке и внедрению ПО, для наглядности процессы были представлены с использованием CASE средств в нотациях IDEF0, DFD;
– определен состав пользователей системы и их функции;
– сформирован отчет по практике.
Внедрение информационной системы электронного документооборота должно обеспечить оперативную связь менеджера по работе с клиентами, руководителя отдела по разработке ПО, исполнителей и заказчика.
Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному ведению документооборота – это быстрый поиск необходимых сведений, предоставление их в удобной форме и формирование статической информации для анализа функционирования отдела по разработке и внедрению ПО. Создание автоматизированной системы позволило достичь следующих целей:
 освободить от рутинной работы специалистов;
 автоматизировать документооборот отдела по разработке и внедрению ПО;
 повысить производительности исполнителей отдела;
 уменьшить затраты на организацию взаимодействия между участниками процесса разработки ПО.

1 Анализ принципов ведения документоооборота в компании занимающейся разработкой и внедрением ПО

1.1. Основные принципы ведения документооборота предприятия

Базой практики является предприятие Бест Астрахань, которое занимается разработкой программного обеспечения на базе 1С.
Основное направление работы предприятия – это разработка и внедрение систем электронного документооборота, которые позволяют существенно облегчить работу с отчетностью. Разрабатываемое программное обеспечение имеет сертификаты соответствия Росстандарта России и специальное заключение ФСБ России, подтверждающее обоснованность устройства системы криптографической защиты.
Схема организационной структуры объекта представлена в рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура объекта

Представим короткое описание функций персонала компании:
1. Главный консультант по работе с заказчиками — выполняет работы по привлечению заказчиков, проводит рекламные акции, размещая информацию на билбордах, в интернете и т.п., необходимо отметить, что данная функция имеет только косвенное отношение к функционированию АИС, непосредственное воздействие на систему связано с заключением договора и введением данным по клиентам предприятия в базу данных АИС. Данному пользователю необходимо реализовать инструменты ведения учета – информация о фактически предоставленных услугах, для формирования стоимости заказа, информация о клиентах.
2. Руководитель отдела программистов – обеспечивает обработку заказов, поступивших от заказчика, преобразуя их в задания для исполнителей, задания распределяются между исполнителями с указанием сущности задачи, приоритетности, срока сдачи, с указанным исполнителем или исполнителями. Ведение управленческого учета по деятельности подразделения – определение свободных на момент заказа исполнителей, определение степени загруженности исполнителей, их исполнительности (процент успешно выполненных заданий по отношению к количеству заданных), информация по указанным услугам.
3. Исполнители (в зависимости от указанных работ это могут быть программисты или специалисты технической поддержки) выполняет следующие задачи: получает и принимает в разработку поставленную задачу, выполняет задачу, в случае необходимости выезжает к заказчику (это больше характерно для специалистов технической поддержки). Формируют акт выполненных работ, указывают какие услуги были выполнены, какие расходники были использованы, в каком количестве.
4. Директор компании. Ведет анализ деятельности компании в целом, отслеживает информацию по потенциальным и действующим клиентам, просматривает информацию по затратам на выполнение заказа и вырученным от заказа денежных средств, степень загруженности отделов для принятия решения о формировании выплат из зарплатного фонда.
Укрупненные схемы основных этапов ведения документооборота на предприятии Бест Астрахань представлены в виде IDEF0-диаграмм.
На рисунке 2 представлен процесс «Деятельность подразделения по разработке и внедрению ПО».