Отчёт по практике на тему Кадровое делопроизводство в организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 Общая характеристика организации
кадрового делопроизводства в организации. Порядок оформления трудовых
отношений, оформления взысканий, поощрений, перевода на другую должность в
организации, оформления увольнения сотрудника  4

2 Схемы функциональных взаимосвязей
между подразделениями. Этапы разработки и внедрения процедур регулирования
трудовых отношений и сопровождающей документации. 10

3 Мероприятия по оптимизации документооборота
кадровой документации в организации. 15

4 Взаимодействие по кадровым вопросам
с некоммерческими партнерами, профсоюзами и трудовым коллективом. 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 23

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 24

Введение:

Распространение
автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых
основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений,
организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию
и контроль.

При подготовке
работы использован широкий круг современной литературы, которая носит в основном
прикладной характер.

В методическом
пособии Ларина М. В., рассматривается ключевые проблемы теории и практики электронного
документа и его применение в управлении. Представлены вопросы развития научно-методического
и нормативного обеспечения.

Храмцовская
Н.А. в одной из своей статье делает анализ существующей законодательно-нормативной
базы в России и ее сравнение с законодательством других стран.

Цель работы:
охарактеризовать процесс кадрового документооборота в ООО «ПСК».

Для достижения
поставленной цели были определены следующие задачи:

— дать
общую характеристику организации кадрового делопроизводства в организации.

— рассмотреть
схемы функциональных взаимосвязей между подразделениями.

— рассмотреть
мероприятия по оптимизации документооборота кадровой документации в организации Объект
исследования: кадровый документооборот предприятия. Предмет: кадровый документооборот
предприятия. Работа состоит из введения, четырех глав, заключения
и списка использованной литературы.

Заключение:

В результате проделанной
работы можно сделать следующие выводы:

Системы
управления документами выполняют важные функции во всех областях строительной отрасли.

Важность
эффективного управления данными и документацией в области строительства широко недооценивается,
однако во многих случаях это может быть решающим фактором, определяющим успех или
провал инициативы компании. С ростом объема данных и отсутствием ресурсов для его
управления компании сталкиваются с серьезными трудностями в развитии эффективного
управления данными, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.

Управление кадровыми документами
— это стратегия контроля бумажных и электронных документов организации, чтобы их
можно было легко найти в случае аудита соответствия или повестки в суд.

Программное приложение
для управления документами предприятия можно использовать для создания единого представления
всех документов предприятия и предоставления инструментов рабочего процесса для
мониторинга и контроля изменений.

Нами предлагается
автоматизировать деятельность организации посредством внедрения AMBER DocFlow. Система
документооборота AMBER DocFlow является готовым решением для автоматизации документооборота
в организациях любого масштаба и сферы деятельности. Встроенная среда визуальной
разработки позволяет администратору (документоведу) выполнять необходимые настройки,
адаптировать систему под специфику организации, разрабатывать собственные бизнес-процессы
и документы.

Фрагмент текста работы:

1 Общая характеристика организации кадрового делопроизводства
в организации. Порядок оформления трудовых отношений, оформления взысканий, поощрений,
перевода на другую должность в организации, оформления увольнения сотрудника ООО «ПСК»
зарегистрирована 25 марта 2015 г. регистратором ИНСПЕКЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ
СЛУЖБЫ ПО ЛЕНИНСКОМУ РАЙОНУ Г. ВЛАДИВОСТОКА.

Основным
видом деятельности является «Строительство жилых и нежилых зданий»,
зарегистрирован 61 дополнительный вид деятельности. Организации ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРИМОРСКАЯ СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ» присвоены ИНН 2536282015, ОГРН
1152536003366, ОКПО 35699516. Таблица 1

Динамика технико-экономических показателей
Общества «ПСК» Показатели Год Абсолютный прирост (отклонение),+,– Относительный прирост (отклонение), % 2017 2018 2019 2018/ 2017 2019/ 2018 2018/ 2017 2019/ 2018 2019/ 2017 Выручка 1 455 710 1 683 040 157 938 -919 -1 810 -3,24 -6,6 -9,63 Себестоимость 1 386 220 1 426 740 124 904 175 -7 171 1,28 -51,98 -51,36 Валовая прибыль (убыток) 69 490 256 300 33 034 -1 094 5 361 -7,43 39,33 28,98 Рентабельность продукции, % 0,05 0,18 0,26 0,13 0,08 3,58 1,47 5,28 Рентабельность продаж, % 0,05 0,15 0,21 0,10 0,06 3,19 1,37 4,38 Затраты на рубль продаж 0,95 0,85 0,79 -0,10 -0,06 0,89 0,93 0,83 Фондоотдача 145571,00 9785,12 918,24 -135785,88 -8866,87 0,07 0,09 0,01 Фондоемкость 0,000 0,000 0,001 0,00 0,00 14,88 10,66 158,53 Сумма выручки Общества «ПСК» равна 1 455
710 тыс. руб. в 2017 г. О неспособности предприятия эффективно действовать на открытом
рынке, достигать устойчивого рыночного положения в условиях постоянной конкуренции
свидетельствует снижение показателя на -89,15%. Как результат, в 2019 г. сумма выручки
составила только 157 938 тыс. руб.. Снижение дохода Общества «ПСК» указывает на
необходимость активизации интелектуального и творческого потенциала менеджмента
и сотрудников, занимающихся продажами, что позволит возобновить рост. Рис.1.
Показатели деятельности компании ООО «ПСК» На конец 2019 г. сумма валовой прибыли (убытка)
Общества «ПСК» равно 33 034 тыс. руб. против 69 490 в 2017 г. Факт положительного
значения показателя на конец периода говорит о способности создавать добавленную
стоимость в рамках своей ежедневной текущей деятельности. Как результат, у предприятия
остаются средства для обеспечения коммерческих расходов, обслуживания долгов и т.
п.

Тот факт, что в 2019 г. ООО ПСК на каждый
рубль продаж заработало 0,2092 рублей прибыли от продаж, говорит о продуманном управлении
операционными расходами. Прирост операционной маржи на 16,14% в 2017-2019 гг. говорит
об активных действиях менеджмента компании по поиску возможностей и разработке мероприятий
сокращения расходов в рамках операционной деятельности.

Фондоотдача Общества «ПСК» снижается на 17
576,7, что говорит о необходимости поиска возможностей оптимизации структуры основных
средств. На конец периода исследования каждый вложенный в основные средства рубль
позволил произвести и реализовать 918,24 рублей товаров и услуг.

Исходя из полученных показателей и коэффициентов,
финансовое состояние организации удовлетворительное (В).

В ООО «ПСК»
наблюдается текучесть кадров. Поэтому в последнее время стоит вопрос о повышении
эффективности использования трудовых ресурсов.

Главной
задачей кадрового производства является обеспечение постоянными квалифицированными
кадрами, совершенствования их профессиональной подготовки, организация рабочих мест.
Для этого необходимо соблюдать четкий порядок и ведение кадрового учета.

Структура
отдела кадров определяется директором строительной фирмы, которая зависит от особенностей
предприятия, количества работников. Если в штате предприятия числится менее 100
сотрудников фирмы, то для кадрового отдела достаточно 1-2 работника. На малых предприятиях
функции кадровика может выполнять главный бухгалтер [14, с. 65].

В отдел кадров среднего предприятия входят: начальник отдела,
менеджер по рекламе и инженер по технике безопасности. Начальник отдела кадров контролирует
и организовывает работу всего отдела. Большая нагрузка работы отдела связана с начислением
оплаты труда по разным системам. Это приводит к снижению эффективности работы кадрового
отдела. Для исключения этого факта, предприниматели прибегают к различным методам
для оптимизации работы кадровиков. Одним из них является аутстаффинг. Благодаря
этому инструменту, HR-отдел строительной фирмы избавляется от многозадачности
[15, с. 63].

В результате повышается эффективность работы кадрового отдела:
упрощается кадровое делопроизводство, оптимизируется трудовая деятельность предприятия.

Список документов, которые всегда должны присутствовать в
строительной организации ООО «ПСК» [16, с. 32]:

· организация
кадровой работы;

· утвержденное
приказом штатное расписание;

· журнал
учета трудовых книжек и приказ об ответственности определенного лица за них;

· журнал
регистрации трудовых договоров;

· график
смен и отпусков;

· ежемесячный
табель;

· положение
по работе с персональными данными и согласие сотрудника на их обработку;

· аттестация
работы сотрудников;

· положение
об охране труда и приказ о назначении ответственного лица;

· положение
по технике безопасности;

· положение
о премиальном и материальном вознаграждении (если предусмотрено).

Аутстаффинг обеспечивает изменение формальных отношений между
фирмой и сотрудниками, позволяя сохранить фактический порядок сотрудничества [18,
с. 43].

Порядок оформления поощрения
состоит из следующих этапов:

1. Непосредственный руководитель
сотрудника готовит представление о поощрении. В представлении дается оценка трудовой
и профессиональной деятельности сотрудника, составляется характеристика его личностных
и деловых качеств, а также приводится обоснование целесообразности награждения именно
данного лица.

2. На основании представления
руководитель организации издает приказ о поощрении сотрудника по форме Т-11 (№ Т-11а).
Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

3. Вносится запись о поощрении:

· в трудовую книжку (в раздел
Сведения о награждениях);

· в личную карточку сотрудника
по форме № Т‑2 (в раздел VII Награды (поощрения), почетные звания) [17].

Ответственными за соблюдение работниками предприятия трудовой
дисциплины, надлежащее и своевременное оформление дисциплинарных проступков обычно
являются руководители структурных единиц (отделов, участков, цехов, служб, управлений,
филиалов). Но они, как правило, имеют недостаточную грамотность в области оформления
таких документов.

 Данный пробел можно восполнить
по-разному. Можно каждый раз привлекать для этого специалиста кадровой службы или
службы ДОУ (документационного обеспечения управления). А можно разработать памятку
для руководителей структурных подразделений, которая бы содержала образцы необходимых
документов с комментариями по их оформлению [15, с. 63].

Итак, при обнаружении факта совершения дисциплинарного проступка
в идеале следует: немедленно принять меры к пресечению совершаемого проступка, оформить
соответствующий акт, сообщить о выявленном факте своему непосредственному руководителю,
а при необходимости в другие службы предприятия (юридическую, отдел охраны труда
и техники безопасности, службу безопасности и др.).

Согласно правилам, действующим в нашей компании, после выяснения
непосредственным руководителем всех причин нарушения трудовой дисциплины, оформления
соответствующего акта, он должен направить должностному лицу, уполномоченному принимать
решение о наложении дисциплинарного взыскания, следующие документы: служебную записку
с изложением сути дисциплинарного проступка; письменное объяснение лица, совершившего
нарушение трудовой дисциплины; письменные объяснения (докладные, служебные записки)
лиц, причастных к совершению или обнаружению факта совершенного проступка; график
рабочего времени или копию приказа о режиме рабочего времени; другие документы,
необходимые для принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания и (или) применения
мер материального воздействия (должностные инструкции, выписки из ЕТКС, копии нормативных
документов, требования которых были нарушены, протоколы медицинского освидетельствования,
акты фиксирующие факт нарушения, например, о появлении на работе в состоянии алкогольного
опьянения или акт отсутствия на работе и т.п.) [19].

При подготовке приказа о наложении дисциплинарного проступка часто
возникает проблема, как взять письменное объяснение с работника, отсутствующего
на работе. В данном случае работодателю достаточно дать телеграмму с предложением
дать письменные объяснения по сути совершенного дисциплинарного проступка. Телеграмма
должна быть отправлена по адресу проживания, указанному в карточке Т–2 и обязательно
с почтовым уведомлением о вручении. Тогда в случае получения адресатом данной телеграммы
и наличии доказательства в виде уведомления о вручении, требования ст.193 Трудового
кодекса РФ в части обязанности работодателя по затребованию от работника объяснения
в письменной форме до применения дисциплинарного взыскания будет выполнено.