Курсовая с практикой на тему «Разновидности ведомственных архивов и состав их документов»

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Ведомственные архивы – понятие, вопросы хранения 6
1.1 Ведомственный архив: назначение, структура 6
1.2 Нормативные основы электронного документооборота в ведомственных архивах 12
Глава 2. Практические вопросы хранения документов в ведомственных архивах 17
2.1 Правила хранения архивных документов в 2019 году 17
2.2 Хранение архивных документов в ведомственных архивах на примере архива городского поселения «Войвож» 20
Заключение 26
Список литературы 27
Приложения 29
Приложение 1. Ведомственные архивы России 29

Введение:

Актуальность. Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь по-литическое, историческое, юридическое, научное, производственное, эко-номическое, техническое и социальное значение.
В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них — с историче-ской, научной, культурной и иных точек зрения.
Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им гос-ударственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие истори-ческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, яв-ляются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
В своей практической деятельности ведомственные архивы руковод-ствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ве-домств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, по-ложениями об организациях и структурных подразделениях, в состав ко-торых входят ведомственные архивы.
Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слажен-ная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.
Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа ар-хива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информа-ции архивных документов.
Законодательством Российской Федерации установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные орга-низации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.
Учитывая, что основными задачами ведомственного архива являют-ся:
 обеспечение руководителей и структурных подразделений компании необходимой информацией и исполнение запросов по требуемым данным;
 обеспечение исполнения социально-правовых запросов;
 работа по информационному обеспечению культурно-просветительских мероприятий компании,
то изучение деятельности ведомственного архива, его формирования с учетом современного законодательства и требований сегодняшнего дня, предъявляемых к архивным документам, является злободневной темой.
Документация в любой стране на сегодняшний день играет очень важную роль. Особенно подлинники первичных документов по деятельно-сти организации.
В данном случае изучение вопросов комплектования, сохранности, пользования ведомственным архивом позволят организациям избежать многих неприятностей с официальными службами, подтвердить свои пол-номочия или правильность принятых решений.
Имея в своем распоряжении архивные документы, любое юридиче-ское лицо сможет аргументированно и уверенно принимать определенные решения, отстаивать в судебных инстанциях свою правоту, помогать быв-шим и действующим сотрудникам в получении социальных выплат и льгот.
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и цен-тральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работ-ника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
Объект – архивная деятельность.
Предмет – ведомственные архивы, их разновидность и состав.
Цель – исследовать работу ведомственных архивов и состав их докумен-тов.
Задачи:
— рассмотреть понятие ведомственного архива, его назначение, структуру;
— проанализировать нормативные основы электронного документооборота в ведомственных архивах;
— обозначить правила хранения архивных документов в 2019 году;
— рассмотреть хранение архивных документов в ведомственных архивах на примере архива городского поселения «Войвож».

Заключение:

Один из важнейших резервуаров памяти человечества — архивы. Ар-хивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и кон-центрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социаль-ную функцию — обеспечивают долговременную память общества.
Архив — это научное учреждение, выполняющее задачу формирова-ния долговременной социальной памяти общества.
Документы, подлежащие приёму на государственное или муници-пальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.
Важно помнить — каждый, кто обращается в архив организации, име-ет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские пра-ва на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает об-щество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Докумен-тальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда — часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомствен-ных архивах наиболее ценной части документов.

Фрагмент текста работы:

Для работы в области архивного дела существует специально со-зданные архивные учреждения, однако помимо них на каждом предприя-тии существует свой архив — ведомственный архив. Ведомственные архивы не входят в систему государственной архивной службы, но при этом явля-ются важным источником пополнения ее фондов.
Понятие «ведомственный архив» включает в себя центральный архив ведомства, архив областного учреждения и архив отдельного предприя-тия. Документы ведомственного архива ведомственного архива предприя-тия обеспечивает хранение деловых бумаг, созданных или полученных в ходе деятельности данной организации. Для определения профиля ведом-ственного архива разрабатывается соответствующее положение о нем. Существует ряд типовых положений, общих для всех разновидностей ве-домственных архивов.
Согласно этим положениям в ведомственном архиве должны хранит-ся следующие документы : документы постоянного срока хранения, отно-сящиеся к деятельности организации и законченные текущим делопроиз-водством; документы временного срока хранения (более 10 лет), а также документы по личному составу; документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к деятельности организаций, которые являются предшественниками данного предприятия; личные фонды деяте-лей науки и искусства, имеющих отношение к данной организации.
В ведомственном архиве также могут находиться на хранении копии ценных документов, печатные и справочные издания, необходимые для работы. К основным задачам ведомственного архива относится:
 проведение мероприятий по комплектованию фонда;
 хранение и учет единиц фонда;
 работа по подготовке и передачи дел в государственный или муниципальный архив;
 обеспечение доступа к данным и работы с документаций;
 методическая работа и контроль документооборота.
В зависимости от текущих потребностей делопроизводства компании передача дел в объединенный ведомственный архив может осуществляться через 2-3 года после их окончания.
Ведомственный архив выполняет важную задачу, в нем хранятся до-кументы по сроку, установленному законом. В любой момент сотрудники учреждения могут поднять нужную бумагу для работы с ней. Делопроиз-водители наводят порядок в этом структурном подразделении, правильно комплектуют и сортируют ведомости и сертификаты, создают надлежащие условия, чтобы учреждениям предоставлять информативное обеспечение.
В определенное время ведомственный архив передадут в вышестоя-щий орган. Ненужные документы спишут для уничтожения по заключению экспертной комиссии.
Одна организация способна складировать только свои бумаги. В те-чение одного года образуются подшивки дел, большое количество разных расчетных листов, справок, несмотря на компьютеризацию производств, бумажные носители еще не отменены. Ведомственный архив позволяет очистить территорию бухгалтерии, отдела кадров от ненужной на опреде-ленный момент документации.
В любой момент работнику или контролирующему органу может понадобиться информация. Справочные данные подтвердят рабочий стаж, выписка докажет юридический факт гражданскому или арбитражному су-ду, если вдруг возникнет спор между субъектами. Сотруднику предстоит обратиться в ведомственный архив, если бумаги по сроку хранения не пе-ревезены в другое здание. После сортировки, когда выяснится, что доку-мент еще может пригодиться, комплектуют и направляют для дальнейшей сохранности.
По статусу склады для важных бумаг разделены: все сертификаты по видам деятельности компаний сохраняются в министерском центральном отраслевом архиве; документацию, принадлежащую центральному аппа-рату и его подведомственным организациям, доверяют его же хранилищу; подотчетные сведения, однотипные по профессиональной деятельности, отражающие финансовые потоки и товарооборот, направляют архивари-усу объединенного архива; укомплектованную документацию по несколь-ким отраслям складируют в объединенном межведомственном архиве.
Каждая папка делопроизводителя отражает время ее открытия и за-вершения использования бумаг. Сотрудники этого отдела контролируют документооборот. В их ведении находится порядок комплектования ве-домственного архива конфиденциальной документации, состояние и со-держание производственных дел.
Специалистам предстоит скрупулезно поработать, чтобы создать по-рядок комплектования ведомственного архива конфиденциальной доку-ментации. Предстоит пройти через процессы:
 Оценки текстов экспертами со стороны научного и практиче-ского применения.
 Оформления папок.
 Описания источников, чтобы выяснить, сколько их хранить в постоянной или долговременной перспективе.
 Оборудования помещений для хорошего содержания сертифи-катов;
 Передачи после подготовки документов для хранения в ведом-ственный архив.