Курсовая с практикой на тему Научно-справочный аппарат архива

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты изучения научно-справочного аппарата архива 5
1.1. Понятие научно-справочного аппарата 5
1.2. Структура системы научно-справочного аппарата 8
Глава 2. Анализ особенностей создания и ведения научно-справочного аппарата архива 14
2.1. Этапы создания научно-справочного аппарата 14
2.2. Особенности ведения и использования научно-справочного аппарата 16
2.3. Особенности представления научно-справочного аппарата архивов в электронном формате 19
Заключение 22
Список использованной литературы 24
Приложения 26

Введение:

Проблема классификации и систематизации архивной документации является одной из ключевых проблем современной организации архивного информационного пространства. Именно поэтому во все времена развития архивного дела велась работа по созданию и систематизации научно-справочного аппарата к архивным документам.
Работа по созданию научно-справочного аппарата архива является ответственной и достаточно трудоемкой работой, направленной на обеспечение всех заинтересованных лиц и организаций необходимой документной информацией.
Под системой научно-справочного аппарата понимается комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных программных средств, облегчающий поиск информации, содержащих в себе данные о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах.
При этом, необходимо учитывать, что все документы, хранящиеся в архиве подлежат учету, а научно-справочный аппарат позволяет повысить оперативность и эффективность использования архивных документов.
Таким образом, актуальность выбранной темы исследования обусловлена необходимостью создания информативного научно-справочного аппарата, облегчающего работу с архивной информацией.
Целью данной курсовой работы является анализ особенностей формирования и использования научно-справочного аппарата архива.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Определить понятие научно-справочного аппарата.
2. Изучить структуру научно-справочного аппарата.
3. Выявить основные этапы создания научно-справочного аппарата.
4. Рассмотреть особенности ведения и использования научно-справочного аппарата.
5. Рассмотреть особенности электронного научно-справочного аппарата.
Объектом исследования является научно-справочный аппарат.
Предметом исследования выступают особенности формирования и использования научно-справочного аппарата архива.
Теоретической основой исследования являются труды отечественных исследователй в области архивоведения: Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова, Т.А. Быкова, Е.С.Горбунова, М.Ю. Киселев, Ю.А. Мельничук, Д.И. Раскин, А.И. Синельникова, А.Д. Тельчаров.
Методами исследования в данной курсовой работе выступают описание, анализ и синтез, обобщение, сравнение и группировка, а также использование индуктивного и дедуктивного методов научного познания.
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы

Заключение:

Подводя итоги данной курсовой работы, необходимо отметить, что цель, поставленная в начале исследования достигнута, а задачи выполнены в полном объеме.
Так, под системой научно справочного аппарата понимается комплекс взаимосвязанных архивных справочников, а также автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, которые создаются в целях организации эффективного поиска и использования архивной информации и архивных документов.
Все архивные источники, на которые составляется научно-справочный аппарат архива разделяется на обязательные и дополнительные.
При этом, формирование научно-справочного аппарата должно осуществляться на основе следующих принципов: взаимосвязь и взаимодополняемость информации, неповторяемость, преемственность, единство методики создания, определение четкого функционала каждого справочника.
Структура системы научно-справочного аппарата включает в себя два уровня:
1. Горизонатальный, в соответствии с которым справочники разделяются на справочники по учету и по раскрытию содержания документов.
2. Вертикальный, в соответствии с которым выделяют справочники Архивного фонда РФ, государственных и муниципальных архивов, отдельных архивов, отдельных архивных фондов и отдельных документов или дел.
В структуре научно-справочного аппарата выделяются следующие типы справочников: опись, каталог, картотека, путеводитель, указатель, обзор и перечень, каждый из которых имеет свои особенности и дополняет друг друга.
Рассматривая особенности создания и ведения научно-справочного аппарата архива, необходимо отметить, что при создании научно-справочного аппарата в архиве необходимо руководствоваться «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).
При этом, состав справочников системы научно-справочного аппарата в каждом архиве должен быть создаваться для обеспечения эффективного использования документов архива, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.
Ведение и использование научно-справочного аппарата в архиве организации предполагает составление и дополнение архивных справочников, основными из которых являются картотеки и исторические справки.
Электронный научно-справочный аппарат должен быть основан на электронном каталоге, состоящим из регистрационно-контрольных карточек, аккумулирующих в себе информацию об архивных документах.
Необходимо учитывать, что документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным научно-справочным аппаратом.

Фрагмент текста работы:

В целях правильной организации использования документов архива создается комплекс пособий – научно-справочный аппарат.
Система научно-справочного аппарата состоит из комплекса взаимосвязанных архивных справочников, а также автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, которые создаются в целях организации эффективного поиска и использования архивной информации и архивных документов .
Построение научно-справочного аппарата осуществляется на основе архивной документации и документной информации к ней.
В основе научно-справочного аппарата вся документная информация разделяется на 2 уровня (рисунок 1).Вся совокупность первичной и вторичной документной информации составляет архивную информационную среду.
Все архивные источники, которые описывают документную информацию архива разделяются на:
1. Обязательные справочники, которые существуют во всех государственных архивах (архивные каталоги, архивные описи, обзоры документов и т.д.).
2. Дополнительные справочники, которые создаются с учетом специфики документов конкретного архива (указатели, тематические перечни, обзоры и т.д.).
В основу построения научно-справочного аппарата заложены принципы (рисунок 2).