Курсовая с практикой на тему Экспертиза ценности документов в организации: современные требования к составлению номенклатуры дел

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Понятие, принципы и критерии экспертизы ценности документов 3
1.1. Понятие, цель, задачи и этапы проведения экспертизы ценности документов 5
1.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов 11
Глава 2. Проблемы и перспективы развития экспертизы ценности документов 21
2.1. Актуальные проблемы документоведения 21
2.2. Пути совершенствования и развития экспертизы ценности документов 25
Заключение 29
Список использованных источников и литературы 34

Введение:

Актуальность темы. Изменения, происходящие в России в социально-экономической, политической и общественной жизни страны, не смогли не сказаться на развитии сферы документационного и архивного дела. Они коснулись в первую очередь области экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Актуальность выбранной темы обуславливается тем фактом, что документоведение является вспомогательной дисциплиной, которая осуществляет регулирование информационных потребностей общества, поэтому научно-техническая база, и практические рекомендации по определению и хранению документов до сих пор разрабатываются и совершенствуются уже имеющиеся.
Нам представляется важным определить принципы отнесения документов к разряду ценных для последующего их особого хранения.
Основными методами исследования являются описательный и историко-сравнительный, а также функциональный.
Итак, целью данной курсовой работы является изучение экспертизы ценности документов в организации.
Исходя из заявленной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть понятие экспертизы ценности документов;
— изучить принципы и критерии экспертизы ценности документов;
— охарактеризовать актуальные проблемы документоведения;
— выявить пути совершенствования и развития экспертизы ценности документов.
Степень разработанности изучаемой проблемы. Вопросами экспертизы ценности документов занимались такие ученые как Г.Н. Ланской, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.В. Булюлина, Е.М. Бурова, М.П. Жукова, В.А. Кудряев, Н.А. Орлова, Т.И. Хорхордина, А.Ю. Чмыхало и другие. Рассмотрим некоторые из них.
Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник для вузов. В данном учебном издании рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных доку-ментов.
Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория. Люди. В данном учебном издании впервые в истории отечественной науки анализируется целостный процесс возникновения, становления и развития архивоведения XVI — начала XX в. В научный оборот вводится обширный комплекс архивных документов и других источников, на основе которых воссоздается история развития архивоведческой мысли в России. Данное учебное издание предназначено для специалистов, аспирантов и студентов гуманитарных вузов, а также всех, кто любит и ценит историю России.
Чмыхало А.Ю. Архивное дело: учебное пособие. В пособии в краткой форме изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела, история возникновения и развития архивного дела в России, освещаются современные проблемы организации архивного дела в Российской Федерации.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованных источников и литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной курсовой работы.

Заключение:

В зависимости от ценности документа, его информативности, культурной и духовной значимости для последующих поколений закрепляется срок и условия хранения, а также доступность, иными словами, публичность данного документа, так как под определение «ценный документ» подпадает и ряд правительственно важных бумаг, что составляют государственную тайну, либо же подлежат разглашению по истечению определенного срока хранения.
Таким образом, для экспертизы ценности документов мы видим два базовых вопроса, подлежащих решению:
1) Какие документы являются ценными либо уникальными;
2) Какие документы подлежат уничтожению.
Следует отметить, что данная проблема находится до сих пор в процессе проработки, обсуждается в современной РФ, и ряде зарубежных стран, заботящихся о своем культурном и информационном достоянии.
Принципы, критерии, методы составляют основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов. На этой основе методически и организационно строится вся практическая работа архивных учреждений.
Общенаучные принципы, то есть универсальные, общие для всех научных дисциплин, приняты и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов ими являются принципы историзма, всесторонности и комплексности.
Впервые основные принципы экспертизы ценности документов были сформулированы в 1958 г. К.Г. Митяевым, как принципы историзма, партийности, всесторонности и комплексности. Принцип партийности в условиях господства официальной советско-партийной идеологии ставился на первое место, при этом он рассматривался как определение классовой природы документа, его значения с точки зрения интересов трудящихся классов. Разумеется, в условиях современной РФ данный принцип был заменен принципом объективности.
Ценность документа – информационные возможности документа, обусловливающие их историческое, научное, социальное, культурное и иное общественное значение. Экспертиза старается при отборе избежать больших потерь информации, но принять на хранение всё невозможно, поэтому возникает приоритет более ценного перед менее ценным. Документы обладают неодинаковой ценностью.
Критерии ценности документов – система научно обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов. Начиная с 1970-х гг. в отечественном архивоведении применяются 3 группы критериев ценности:
1) Критерии происхождения – роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества (то есть значение фондообразователя); время и место создания документа.
2) Критерии содержания – значимость события (явления), отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа.
3) Критерии внешних особенностей – форма фиксации и передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе художественные, языковые, палеографические особенности); физическое состояние документа.
Значение времени образования документа. Имеются определенные временные периоды, за которые в силу различных причин сохранилось небольшое количество источников. Такие документы требуют особо бережного отношения. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты, ограничивающие деятельность экспертов. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергаются и уничтожению не подлежат. Нельзя уничтожать документы, созданные ранее второй половины XIX в. Документы, созданные в период со второй половины XIX в. до 1945 г. включительно, можно выделять к уничтожению только с разрешения Росархива.
Критерий вида документа. Согласно этому критерию, группа документов одного наименования, общего назначения и единого формуляра – вида непосредственно связана с определенной функцией и имеет определенную устойчивую ценность. В современных условиях появляются документы, содержащие в себе функцию и информацию ряда ранее самостоятельных видов документов. Например, бизнес-план – и план как таковой, и финансовый документ одновременно.
Критерий подлинности документа является основополагающим — подлинник отбирается на постоянное хранение в первую очередь, а копии – только в необходимых случаях.
Критерии ценности документа применяются в комплексе. В экспертизе действует правило: для отбора документа на хранение достаточно хотя бы одного критерия ценности, а для отбора документов на уничтожение надо применять всю совокупность критериев.
Другими словами, чтобы уничтожить документ, надо признать его не имеющим ценности ни по одному из критериев.
Так в отечественном архивоведении реализуется тезис Н.В. Калачова: «Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается».
Также вопросы, связанные с номенклатурой дел организации, поднимаются в нормативных документах и в литературе постоянно. В основном, они касаются традиционных аспектов, как то: определение номенклатуры дел, ее функции и оформление.
Номенклатура дел по своим основным функциям выступает как:
1) поисковый справочник по документам организации;
2) учетный документ, отражающий состав документов и количество дел документального фонда организации.
Характерным свойством номенклатуры дел можно назвать то, что она отражает изменяющийся объект (документальный фонд организации), сведения об изменениях которого вносятся в таблицу номенклатуры. Последнее особенно важно. Именно оно делает номенклатуру дел основой для составления описей. Это свойство реализуется в процессе функционирования номенклатуры дел посредством ее ведения.
Под ведением номенклатуры дел мы понимаем внесение в нее изменений в соответствии с изменениями, происходящими в документальном фонде организации. Ответственность за своевременное и качественное осуществление этого процесса лежит на службе делопроизводства.
Вопросы ведения номенклатуры дел можно разделить на:
1) процессуальные, связанные с организацией получения сведений об изменениях в численности и составе дел;
2) связанные с порядком внесения изменений.
Тем не менее две группы вопросов пока что не получили нормативной регламентации и оставлены на усмотрение практиков делопроизводства:
1) развитие номенклатуры дел в связи с активным включением в документальный фонд организаций электронных документов;
2) ведение номенклатуры дел.
Первая группа вопросов остается нерешенной в связи с консервативностью сферы делопроизводства и сравнительно недавней активизацией включения в документационное обеспечение управления электронных ресурсов.
Вопросы второй группы стоят давно, но регламентируются в нормативных документах редко и поверхностно.
Таким образом, мы приходим к выводам в данной курсовой работе, что основные критерии отбора документов установлены и на данном этапе работы с информацией не подлежат расширению, однако интерпретация документов, а также работа с новыми типами продукции, в том числе электронной, требует особого внимания.
Кроме того, отдельно располагаются документы личного происхождения, которые могут представлять уникальную историко-культурную ценность, или являться вспомогательными источниками при работе с биографией определенной личности.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Понятие, принципы и критерии экспертизы ценности документов

1.1. Понятие, цель, задачи и этапы проведения экспертизы ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности предприятий, организаций и учреждений, имеют различную ценность. Что касается ценности документации, можно сказать, что для любой определенной организации, как и для государства в общем, она является неравнозначной. Так происходит из-за того, что на нее воздействуют различные факторы. Часть документации включает в себя сведения, которые необходимы лишь для решения какого-либо определенного задания или конкретной процедуры и после выполнения оперативных функций документы подлежат утилизации, так как потребность в них отпадает. Данные сведения носят одноразовый характер. Но какая-то часть по-прежнему сохраняет свое значение на более длительные (или постоянные) периоды, поскольку включает в себя такую информацию, которую могут использовать ретроспективно не только для практической работы, но и в каких-либо научных целях.
Та документация, которая содержит ценные сведения о политической, научной или культурной сферах жизнедеятельности общества, а также о развитии государства, улучшении работы самого государственного аппарата, работе юридических лиц, имеет историческую ценность, может выступать в качестве источников исследования в разных областях жизни государства и общества. Это определяет необходимость постоянного хранения документов в государственных архивах Российской Федерации.
Итак, важность тех сведений, которые заключены в документации, определяют необходимость ее хранения и сроки хранения.
Именно исходя из вышеуказанных причин следует систематически проводить экспертизу стоимости документов в организациях, предприятиях и учреждениях, так как с экономической точки зрения нецелесообразно хранить все документы, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, персонал специальных работников, а найти ценный документ в большом количестве документов очень сложно. В качестве результата рассмотрения ценности документации выступает полный комплекс государственных архивов и всего его Архивного фонда.
ФЗ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» позволяет определить экспертизу ценности документации как исследование документов на базе критериев их ценности в целях установления сроков их хранения и отбора с целью введения в состав Архивного фонда РФ .
Также пределение экспертизы ценности документов дается в ГОСТе Р7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором она понимается, как «изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов» .
Согласно «Энциклопедии делопроизводства», экспертиза ценности документов является изучением документации на базе критериев их ценности для определения сроков хранения документов и их отбора на беспрерывное хранение .