Курсовая с практикой на тему Архивы 21 века

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. НАПРАВЛЕНИЯ И ЭТАПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА   6

1.1. Объекты и цели информатизации архивного дела. 6

1.2. Этапы информатизации архивного дела. 9

ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ. 14

2.1. Проблемы архивного дела на современном этапе. 14

2.2. Проблемы внедрения информационных технологий в
архивном деле. 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ   38

Введение:

Актуальность
исследования. Теоретическое исследование документа можно проводить в различных
аспектах. Первоначально необходимо выявить его смысловое содержание,
рассмотреть его как реальность, определить объем и содержание понятия. Объем
понятия «документ» составляет множественность объектов, вследствие чего термин
«документ» носит общий характер. С философской точки зрения документ выступает
конкретной категорией, т.к. документ – реально существующее, вполне
определенное, точное, предметное, вещественное, рассматриваемое во всем
многообразии свойств и отношений явление, создаваемое человеком для передачи и
хранения информации.

Концепция
федеральной целевой программы «Развитие информатизации в России на период до
2010 года» рассматривает информатизацию в качестве процесса, в ходе которого
использование технологий информации входит в общественную жизнь во всех ее
сферах для того, чтобы граждане владели правом получать различную информацию, в
частности, архивную ретроспективную информацию, характеризующуюся образованием
значительного в объемах информационного потенциала.

Для
характеристики процессов внедрения информационных технологий в архивное дело и
делопроизводство в архивоведение используют понятие информатизация архивного
дела.

Информатизация
архивного дела – это комплекс организационных, научно-методических и
технологических мероприятий, обеспечивающих создание по единым методологическим
и методическим принципам взаимосвязанных информационных технологий в архивном
деле, формировании национальных архивных информационных ресурсов [17, с. 223].

Изучение
опыта информатизации архивного дела свидетельствует о его позитивном развитии в
нашей стране, позволяет высоко оценить опыт, полученный отечественными
архивистами в практической деятельности, связанной с информационными
технологиями.

Статьи
в отечественных и зарубежных периодических изданиях: журналах, газетах,
интернет-изданиях демонстрируют интерес общества, который непрерывно растет, к
информатизации архивного дела и делопроизводства. их авторы исследуют
перспективы информатизации и проблемы, которые мешают широкому внедрению
информационных технологий: от политических и правовых к культурным и
психологическим.

Тот
факт, что архивная информация востребована, а объемы ее хранения велики,
приводит к снижению эффективности традиционных информационных технологий,
которые ранее использовались архивной отраслью. Сложившаяся ситуация требует
новых подходов к информатизационной архивной работе и методологическим
разработкам, которые осуществляются для того, дабы повысить эффективность
использования технологий информации в отрасли архивов.

Целью
работы является рассмотрение особенностей и тенденций информатизации архивной
отрасли в РФ на современном этапе развития.

Цель
предполагает решение следующих задач:

— проанализировать, в
каком состоянии пребывает развитие процессов информационного характера в
отрасли архивирования;

— выделить основные
тенденции развития;

— охарактеризовать
ключевые проблемы, связанные с информатизацией отрасли архивов в России;

— очертить перспективы
развития информатизации в области архивирования.

Объект
исследования – отрасль электронного архивирования в РФ на современном этапе ее
развития.

Предмет
исследования – ключевые тенденции, отмеченные в ходе информатизационных
процессов в отрасли архивирования.

Методы
исследования. В ходе теоретических исследований изучались и обобщались научные
публикации, посвященные данной проблематике, производился анализ трудов
отечественных и зарубежных исследователей по теме исследования.

Практическая
значимость исследования определяется возможностью использования его материалов
в дальнейших работах, посвященных заявленной проблеме.

Структура
исследования обусловлена его целями и задачами. Работа состоит из введения,
двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Сектор
информации, содержащейся в архивах, составляет инфраструктуру российской
информации. Он характеризуется содержанием ретроспективной документальной
информации, имеющей различные виды (научно-техническая, социально-политическая,
экономическая) и наполняющей различные носители (бумажные, фото- и
кинопленочные, диски, карты памяти).

Архивная
информация генерируется организациями, предприятиями, а также физическими
лицами. Социальная и научная значимость информации, хранением которой
занимаются федеральные архивы, они характеризуются ведущим значением среди ряда
иных информационных секторов.

Рассмотрение
информресурсов документальной направленности позволяет охарактеризовать
информацию, содержащуюся в архивах, и ее свойства. Так, для архивной информации
характерно обладание такими свойствами:

—
объемностью;

—
значимостью и уникальностью;

—
рассредоточенностью;

—
политематичностью;

—
поливидовым характером;

—
специфичностью образования (построения);

—
связанностью метаинформации и архивных документальных ресурсов.

Документы,
относящиеся к Архивному фонду РФ, автоматически обрабатываются как тематические
архивные документальные комплексы, которые объединяют тематические и/или
хронологические рамки.

Основные
технологии информации, относящиеся к отрасли архивов, способствуют выделению
следующих направлений, связанных со становлением и информатизационным развитием
процессов информации:

—
автоматизированных информационно-поисковых систем и баз данных, содержащих
описания архивной документации;

— автоматизированных
архивных технологий, имеющих специальное назначение;

—
учетных систем;

—
разработки и размещения в интернете сайтов с архивами;

—
оцифровки документов архивного содержания.

Состояние,
в котором пребывают современные ресурсы информации, способствует формированию
вывода о появлении в обществе нового вида документов – электронных документов,
которое обусловливает развитие технологий информации и вычислительной техники.

Электронные
документы доступны классификации. Оная дает возможность объективного понимания
проблемного комплекса данной сферы функционирования оборота: проблемы,
связанные с архивами, юридическими аспектами, вопросом сохранности, приемом,
хранением и обработкой.

Проведенный
анализ позволил заключить, что электронные документы представлены документами,
содержащимися на машинных носителях, оцифрованными документами, современными
электронными документами, продуктами безбумажных технологий.

В
наше время перед архивами предстает задача обеспечить и расширить доступ к
документам, содержащимся в их фондах, внедрить архивные документы в структуру
научного и общественного оборота.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. НАПРАВЛЕНИЯ И ЭТАПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО
ДЕЛА 1.1. Объекты и цели информатизации архивного дела

Архивная
информация всегда представляла собой относительно самостоятельный и
обособленный компонент советской и российской информа­ционной инфраструктуры.
Это связано, во-первых, с определенной закрыто­стью документальных архивных
информационных ресурсов, которая склады­валась годами и корни, которой идут от
того периода, когда государственная архивная служба входила в состав НКВД-МВД
(1938—1960 гг.). Во-вторых, с особенностями характерными именно для документов
сектора архивной ин­формации. Например, ветхостью архивных документов или их
уникально­стью, что естественно накладывает ограничения на их доступность и воз­можность
использования.

Сектор
архивной информации является частью информационной инфраструктуры России и
содержит ретроспективную документальную инфор­мацию различного вида
(научно-техническую, экономическую, социально-политическую и т.д.) на различных
носителях (бумага, фотопленка, кино­пленка, видеокассеты и др.) [19].

В
проекте проанализирован отечественный и зарубежный опыт цифрового копирования
архивных документов на оптические диски и рассмотрены основные проблемы
обеспечения длительной сохранности записанной на этот носитель информации.
Сделаны выводы о перспективности применения оптических дисков для хранения
архивной информации при создании стра­ховых фондов и фондов пользования.
Постоянное совершенствование техни­ческой базы цифрового копирования и самих
носителей информации обеспе­чивает устойчивую тенденцию снижения стоимости
оборудования и повы­шения его надежности, что позволяет говорить о
целесообразности внедре­ния в архивную практику технологий цифрового
копирования документов.

Рассмотрены
технические средства цифрового копирования документов на бумаге, фото- фоно- и
видеодокументов, а также накопители инфор­мации большой емкости; программное
обеспечение, требуемое для выполне­ния этих работ.

Было
констатировано, что дополнительного изучения требуют технологические процессы
копирования различных видов документов, обладаю­щих большей или меньшей
степенью износа. В процессе последующего экс­периментального исследования
должна быть отработана технология копиро­вания, обеспечивающая требуемое
качество и исключение повреждения до­кументов в процессе выполнения работ [18].

В
завершение первого этапа НИР были подготовлены аналитический обзор по данной
проблеме и разработано Техническое задание на проведение экспериментальных
работ по проблеме оцифровки архивных документов при создании страхового фонда,
фонда пользования и реставрации архивных документов.

План
работ предусматривал выполнение следующих видов работ:

1. Математическое
моделирование физико-химических процессов старения носителей информации —
оптических дисков.

2. Подготовка
аналитического обзора практики создания цифровых ко­пий архивных документов для
организации страхового фонда, фонда пользо­вания и реставрации.

3. Исследование
технологий оцифрования архивных документов и проведение экспериментов.

4. Разработка методики и
технологии отбора архивных документов для оцифрования с учетом специфики их
видов и состояния.

5. Отбор архивных
документов для создания экспериментального массива.

6. Проведение
экспериментальных работ по цифровому копированию текстовых документов,
фотографий и фонодокументов.

7. Исследования
возможностей проведения реставрации и улучшения читаемости угасающих текстов.

8. Разработка методики
ускоренного определения сроков сохранности оптических дисков различных типов с
архивными документами. Проведение экспериментов по искусственному старению и
разработка рекомендаций по оптимальным срокам сохранности оптических дисков
различных производителей.

9. Выработка
рекомендаций по выбору типа оптического диска для хранения оцифрованных
архивных документов.

10. Разработка вопросов
создания баз данных электронных архивов фонда пользования и страхового
копирования.

11. Определения
экономической обоснованности использования мето­дов оцифровки для создания
страхового фонда и фонда пользования архив­ных документов.

12. Сравнительный
экономический анализ эффективности подготовки страхового фонда и фонда
пользования на оптических дисках и на микрофильмах [14].

Как
показывает анализ выполнения работ по данному проекту — не все запланированные
работы были выполнены. Причина этого отсутствие финансирование в полном объеме.

7
июня 1996 г. в Москве было подписано соглашение между Росархивом и МСА по
принципам проекта компьютеризации архивов Коминтерна. В Проекте приняли участие
Швейцарский федеральный архив, Федеральный архив Германии, Фонд Джорджа Сороса
в Будапеште, Дирекция архивов Франции, Министерство культуры Испании. Головной
исполнительной орга­низацией является Российский государственный архив
социально- политической истории (РГАСПИ) [19].

Организации
— участники проекта после его реализации получают копии баз данных и
электронный архив оцифрованных документов.