Контрольная работа на тему Виды информационных документов архива и их назначение

Содержание:

Введение. 3

1. Общая характеристика и виды информационных
документов архива. 4

2. Назначение
информационных документов архива. 8

Заключение. 13

Список использованной литературы   14

Введение:

Актуальность
исследования. Использование документов — сложная и ответственная работа,
которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного
аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в
государственных архивах сотрудники использование документов считаю
разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут
ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления
информации.

Использование
архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и
доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен
быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение
информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана
проблема доступа к документальной информации, засекречивания и рассекречивания
архивных документов.

Цель
работы – исследовать виды информационных документов архива и их назначение.

Задачи
работы:

— рассмотреть
общую характеристику и виды информационных документов архива;

— исследовать
назначение информационных документов архива.

Объектом
работы выступают информационные документы, предметом – виды и назначение
информационных документов архива.

Теоретической
базой исследования послужила нормативно-правовая база и учебно-методическая
литература в области архивного дела.

Методы
исследования: анализ нормативных и литературных источников, обобщение,
систематизация.

Работа
состоит из введения, трех глав с параграфами, заключения, списка использованной
литературы.

Заключение:

В результате проведенного
исследования можно сформулировать следующие выводы.

Информационные документы
архива направляются пользователям в том случае, если документы, на которые
пользователи направляют в архив запрос, имеются в распоряжении архива. К
информационным документам относятся:

1) информационные письма;

2) тематические перечни;

3) подборки копий документов;

4) архивные справки;

5) архивные выписки.

Подготовка этих
информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и
относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде
списка, сборника или обзора, как правило, осуществляется по инициативе
пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа не выполняется по
требованию государственного органа или администрации для выполнения своих
обязанностей, она классифицируется как платная услуга. Объем, тип
информационного руководства и условия определяются в специальном соглашении
между файлом и пользователем.

Правила составления
информационных документов устанавливаются «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук». Эти «Правила» утверждены приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 31 марта 2015г. №526.

Фрагмент текста работы:

1. Общая характеристика и виды
информационных документов архива Информационные документы
архива направляются пользователям в том случае, если документы, на которые
пользователи направляют в архив запрос, имеются в распоряжении архива. К
информационным документам относятся [8]:

1) информационные письма;

2) тематические перечни;

3) подборки копий документов;

4) архивные справки;

5) архивные выписки.

Сопроводительные письма
прилагаются к тематическим спискам и сборникам копий документов, которые должны
быть подписаны руководством. Тип информационного документа, который сотрудник
архива готовит по запросу пользователя, должен быть согласован с ним в случае,
если он не упоминается в запросе.

Одним из видов
информационных документов является архивная информация. Сертификат архивации
является официальным файловым документом, имеющим обязательную юридическую
силу. Архивный отчет содержит документационную информацию по теме заявки с
указанием данных поиска документов, на основании которых она составлена [12].

Изложение текста на
справке должно производиться в хронологическом порядке событий с обязательной
ссылкой на вид и дату документа. Отчетность по документам разрешена. Название
организации, в которой гражданин работал или учился, должно быть полностью
указано при первой ссылке в тексте справки и при последующих ссылках
допускается использование официальных сокращений [6].

Если есть несоответствие между индивидуальными архивными данными и
информацией, предоставленной пользователем в запросе, это не является
препятствием для их включения в сертификат, если совпадение всей другой
информации не ставит под сомнение личность человека или факты, указанные в документах.