Контрольная работа на тему Управление контентом организации (Вариант 5)

Содержание:

800734  

Введение:

В
современную высокотехнологичную эпоху системы управления предприятием стали
стандартом для компаний, стремящихся к интенсивному развитию, и необходимой
составляющей для ведения эффективного бизнеса. Такие системы создаются для
автоматизации процессов управления и для предоставления ключевой информации топ
менеджерам с целью многостороннего анализа состояния компании, а так же
призваны помочь им в принятии решений.

Важным
элементом системы управления организацией является система управления
информацией [1, С. 277-282], которая, в свою очередь, делится на две ветви в
соответствии с решаемыми задачами: управление структурированными (СД) и
неструктурированными данными (НД).

Эти
системы призваны обеспечить автоматизацию обработки, хранения и предоставления
свободного доступа к данным, хаотично поступающим и вращающимся в корпоративной
структуре, а так же служат аналитическим инструментом для руководителей. На
рис.1 показаны возможные источники информации, а так же объем обрабатываемых НД
и СД на предприятии в процентном соотношении.

Обработку
структурированного контента компании успешно решают с помощью систем управления
документами (СУД) и бизнес-процессами, которые позволяют организовать и
поддерживать информационные потоки, связанные с документационным обеспечением.
Обработка неструктурированных данных может быть частично решена с
использованием систем класса ECM (Enterprise Content Management) и СMS (Content
Management System)

Заключение:

Таким
образом, управление жизненным циклом можно рассматривать как сопровождение
контента при переходе из одной стадии в другую, помощь в присвоении реквизитов,
символизирующих переход, и оптимизации расходов на его хранение с учетом
ценности, актуальности для бизнеса. Оценить, качественно ли осуществляется
управление ЖЦ контента в компании, возможно за счет оценки скорости и
эффективности прохождения документов по стадиям ЖЦ. В общем случае за решение
таких задач отвечают ILM-решения (Information Lifecycle Management). Но на
текущий момент многие информационные системы класса ECM имеют собственные
средства для обеспечения качественного управления жизненным циклом хранящегося
в них контента.[2, С.6]

Многие
проблемы, возникающие при разработке систем, связаны с неточностью и
"размытостью" спецификации требований. Естественно, разработчики
интерпретируют требования, допускающие двоякое толкование, так, чтобы систему
было проще реализовать. Но это толкование может не совпадать с ожиданиями
заказчика. Такая ситуация приводит к разработке новых требований и внесению
изменений в систему. Это, в свою очередь, ведет к задержке сдачи готовой
системы и ее удорожанию.

Функциональные
требования, которые должна выполнять система структурирования документов в компании
на примере отдела «Работа с рекламациями»:

1.
Пользователь должен иметь возможность проводить поиск необходимых ему
документов или по всему множеству доступных баз данных или по определенному их
подмножеству.

2.
Система должна предоставлять пользователю подходящее средство просмотра
документов.

3.
Каждый заказ должен быть снабжен уникальным идентификатором (ORDER_ID), который
копируется в формуляр пользователя для постоянного хранения.

4.
Система должна обеспечивать централизованный доступ всем сотрудникам отдела, а
также актуализацию и персонифицированный доступа.

Фрагмент текста работы:

Управление контентом организации

Вариант 5

Проанализировав
основные задачи сотрудников отдела «Работа с рекламациями», руководством были
определены общие задачи по автоматизации процесса работы со структурированным и
неструктурированным контентом. Сотрудниками подобраны основные виды внутренних
документов; сгруппированные документы, отражающие специфику работы с
внутренними документами, а также используемые документальные базы, необходимые
для решения сотрудниками отдела ежедневных бизнес-задач, требуют
централизованного доступа всем сотрудникам отдела, актуализации и
персонифицированного доступа. Необходимо для выбранного вида контента
разработать модель жизненного цикла, определить, внеся дополнительные
характеристики, уровень  зрелости
выбранного контента. Исходя из описания организации и ее информационного
ландшафта (в компании в настоящее время внедрена учетная система поступающих
рекламаций и решения, принятые по рекламациям, системности этого не
наблюдается), предложить инструмент реализации задачи по автоматизации и
сформулировать основные функциональные требования.

Описание технологии выполнения
задания (алгоритм решения

задачи)

Жизненный
цикл контента складывается из сбора, накопления, хранения и доставки
информации. На всех этапах действуют процессы управления. Это демонстрирует
«дорожная карта» контента от некоммерческой организации AIIM (Ассоциация по
управлению информацией и изображениями), представленная на рис. 2.

Захват
(Capture) информации. На этом этапе жизненного цикла информация создается или
импортируется в систему извне. Информация может быть создана человеком. Это
бумажные и электронные документы, всевозможные заполненные формы,
мультимедийная информация. Информация может также создаваться различными
приложениями и импортироваться в систему, например из  ERP- или CRM-систем, либо поступать по
каналам электронного обмена в виде электронных данных или форм.

На
этапе захвата или ввода информации в систему используются следующие технологии:
сканирование документов, распознавание отсканированных образов документов,
оцифровка изображений, обработка форм, агрегация (обобщение) информации,
интеграция (объединение) из различных источников, классификация.

Хранение
(Store) контента. Для хранения могут быть использованы базы данных, хранилища
данных, файловые системы, различные библиотеки, носители.  Выбор той или иной технологии хранения
обуславливается объемом информации, сроком хранения, параметрами доступа к ней
пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности, политиками
предприятия. Рис. 2. Структурная схема управления корпоративным контентом

Рис.
2. Структурная схема управления корпоративным контентом

На
этапе хранения решаются следующие задачи: поиск, контроль версий, регистрация
прибытия/убытия документов и информации, извлечение документов и информации,
аудит действий пользователей. 

Архивирование или обеспечение
сохранности (eserve).

Для
решения этих задач могут быть использованы следующие варианты: специальные
архивные форматы, например PDF-A, вывод информации на архивные носители
(бумага, микрофильмы), резервное копирование и восстановление информации,
конвертация и перенос на другие носители.

Доставка
(Delivery) информации потребителям или распространение.  Распространение информации может происходить
в печатном виде, с помощью электронного взаимодействия или веб-технологий. При
этом должны решаться такие задачи: управление правами доступа, управление
отчетами, печатью и публикациями, организация доступа с мобильных устройств,
организация межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Управление (Manage).
В этой сфере выделяют несколько видов деятельности: управление
документооборотом, управление электронными записями (Records Management),
управление цифровыми активами (Digital