Контрольная работа на тему Организация справочно-информационной работы учреждения

Содержание:

Введение 3
1.Правила и принципы организации документооборота 4
2. Организация справочно-информационной работы учреждения 6
Заключение 10
Список литературы 11

Введение:

На деятельность каждого предприятия оказывает влияние множество факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства.
Важнейшую роль в текущей деятельности играет делопроизводство и система документооборота, на котором заложена основа деятельности предприятия. В организации постоянно осуществляется работа, связанная со сбором, обработкой, хранением и поиском информации. Для информации присуща фиксированность и документальность. Это значит, что информация документа формируется на материальном носителе и содержит реквизиты, позволяющие провести идентификацию информации.
Текущая деятельность требует формирования значительного объема управленческой документации. Их состав основан на компетенции и функциях организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими предприятиями.
Проблема организации документационного обеспечения в управлении состоит в том, что не всегда руководители и работники управления относятся к этому направлению достаточно серьезно. Однако все большее значение приобретает роль документационного обеспечения как в краткосрочных так и в долгосрочных рамках деятельности предприятия.
Организация работы с документами оказывает воздействие на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько безупречно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно созданное управление делами сокращает время нужное для поиска информации, увеличивает ее точность и актуальность.

Заключение:

На каждом предприятии составление документов представляет собой основной процесс построения информационной среды. Информация, которая отражена в документах, обладает юридической силой и находит применение в текущей деятельности при выполнении многих обязательных операций делопроизводства.
Работа с документами предполагает ежедневное решение многочисленных вопросов и задач, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, установлением сроков хранения, передачей в архив либо ликвидацией.
Правильная организации работы помогает решить вопросы с многочисленным составом документов, осуществить быстрый поиск нужного документа, выяснить информацию по нему, а также определить степень его исполнения или обеспечить сохранность.
При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.
Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

Фрагмент текста работы:

1.Правила и принципы организации документооборота

Документирование отражается процессом представления информации на бумажном или ином носителе, который объясняет ее юридическую составляющую. Порядок и правила документирования отражены в правовых актах государства.
Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле» раскрыто определение понятия «документ», как, «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».[1]
Обязательным является оформление документа на бланках. Это закреплено требованиями, которые являются стандартами. В списке требований, которые выражают характерные признаки служебной информации, можно назвать достоверность, актуальность, убедительность, полнота. В отличие от того, какие потребности организации (внутренние или внешние) актуальны при движении служебной документации, выделяют следующие категории: документы для внутреннего применения и документы для внешнего применения. Письменная форма — это основной и неотъемлемый, характерный признак делового документа .
Необходимость документального подтверждения фактов деятельности организации состоит в том, чтобы правильно и четко принимать решения по возможным ситуациям, соблюдать свои права и снижать возможность появления конфликтных ситуаций, которые способны оказать вред репутации предприятия.[3, с. 54]
Документы для внешнего применения часто выражены деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они являются основными средствами связи организации (предприятия, учреждения) с окружающей внешней средой. Благодаря их существованию, организации определяют и удерживают контакты, выстраивают отношения, меняются информацией, ведут подготовительные переговоры, уточняют детали предполагаемой сделки, предъявляют претензии и т. д.
Так как процесс управления предполагает разные формы и различные стадии, циклы и уровни, то и документы, определяющие функцию управления разнородны: отчетные, организационно-распорядительные, плановые и т. д.