Контрольная работа на тему Документационное обеспечение управления

Содержание:

Оглавление 1. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение,
состав. 3
2. Назначение, состав и оформление
распорядительных документов. 13
3. Система автоматизации
делопроизводства (САД) и система электронного документооборота (СЭД). 20
Список
использованных источников. 26

Введение:

Заключение:

Фрагмент текста работы:

Вариант №8

1. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение,
состав.

Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) ─ это организованный рационально комплекс взаимосвязанных
между собой документов, который отвечает единым требованиям и правилам и
содержит необходимую информацию, требуемого для оптимального управления некоторым
хозяйствующим экономическим объектом или организацией[8].

Все формы управленческой деятельности отражены в
соответствующих документах, которые являются способом и средствами реализации
функций, возложенных на управляющий аппарат. Но один документ — это единый акт
документирования. Деятельность управленческого аппарата формализуется набором
взаимодействующих документов определенным образом, обычно соответствуя функциям
управления.

Ряд функций управления является типичным, присущим
любому устройству управления. Такие функции включают, например, прогнозирование
и планирование, организационную и административную деятельность, учет и
отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. д. Эти
функции отражены в документах, общих для всех учреждений и фирм. Набор
взаимосвязанных документов, используемых в определенной области деятельности,
представляет собой систему документации.

Можно определить системы функциональной документации,
имеющие общее значение для систем управления многими экономическими субъектами,
но также можно рассмотреть всю документационную систему в целом. В ней будет
отражена специфика той или иной сферы деятельности.

Унификация является одним из методов стандартизации.
Унификация означает приведение чего-то в единую систему, форму, единообразие. В
процессе унификации рациональное сокращение элементов исходного набора объектов
(например, форм или типов документов, их показателей и реквизитов).

Стандартизация — это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается образец, стандарт, модель, взятый за основу
для сравнения других подобных объектов. Стандарт в качестве
нормативно-технического документа устанавливает набор норм, правил, требований
к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом[9].

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации
установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом
регулировании»[1] и правилами применения национальных стандартов
Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0- 2004 «Стандартизация в Российской Федерации:
основные положения»[4].

Положения основных стандартов системы стандартизации в
Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами
исполнительной власти, коммерческими структурами, комитетами технических
стандартов, общественными объединениями и заинтересованными сторонами.

В управлении документами унификация и стандартизация —
это процесс установления единообразия в создании и выполнении документов.
Однако между этими двумя понятиями не может быть равного знака. Стандартизация
документов — это высший уровень унификации, приведение ее результатов в
соответствие с уровнем правовой нормы. Требования стандарта обязательны в
рамках его распространения. Поэтому унификация обычно выполняется как
предварительная стадия стандартизации, но она также может быть самостоятельной.

Деятельность учреждений формализуется набором
документов, которые определяют соответствующие управленческие функции. В
процессе реализации или реализации каждой функции управления создаются
определенные документы, которые составляют систему документации.

Система документации представляет собой набор
документов, взаимосвязанных по происхождению, месту назначения, типу, сфере
деятельности, единым требованиям к их регистрация. Результатом работы по унификации
документов могут быть[8]:

¾
общероссийские
унифицированные формы;

¾
отраслевые
унифицированные формы;

¾
унификация
сформированных форм и документов компании.

Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (УСОРД) — система
документации, созданная по тем же правилам и требованиям унификации и
стандартизации, которая содержит информацию, необходимую для управления в
определенной области деятельности[8].

Разработка единой системы документации связана с
необходимостью информатизации процессов управления, создания процедур
регистрации и передачи документов. Непосредственно к разработчикам конкретных
форм и систем документации относятся министерства (ведомства), возглавляющие
отрасль деятельности, документы. Они разрабатывают и утверждают унифицированные
формы документов, при этом необходимо принимать во внимание возможность
компьютерной обработки форм.

Таким образом, например, Министерство финансов РФ
несет ответственность за первичные бухгалтерские документы, а Росстат – за
унифицированные формы первичной регистрации статистической документации.

В соответствии с
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и
введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» принят
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку

Содержание:

Введение:

Заключение:

Фрагмент текста работы:

Составьте приказ об итогах работы с
документами в 2016 г. в ОАО «КомТехСервис». В констатирующей части обратите
внимание на низкое качество подготовки документов и отсутствие контроля их
исполнения. В распорядительной части разработайте конкретные задания по
реализации мер по совершенствованию делопроизводства. Недостающие данные
добавьте свои.

ОАО «КомТехСервис» ПРИКАЗ 25.12.2020 Москва № 351 Об
итогах работы с документами

в
2016 г. в ОАО «КомТехСервис» По
итогам работы за 2016 г, и в
связи с низким качеством подготовки документов в ОАО «КомТехСервис», а также
отсутствием контроля их исполнения

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести
аттестацию сотрудников документационного отдела, а именно Солодову Е.С,
Полунину А.Д. и Трусову Н.В. на соответствие занимаемой должности в отделе
документооборота ОАО «КомТехСервис». Контроль за исполнением приказа возложить
на начальника отдела документооборота Сидорову С.С.

2. Усилить
контроль за исполнением документов ОАО «КомТехСервис». Контроль за исполнением
приказа возложить на начальника отдела документооборота Сидорову С.С. Генеральный
директор

ОАО
«КомТехСервис» (подпись) И.И.Иванов Исполнитель:

начальник
отдела документооборота

Сидорова
С.С. (телефон
258-85-85)

Содержание:

Вопрос 3. 2

Вопрос 28. 4

Вопрос 53. 6

Практическое задание. 8

Список использованной литературы.. 10

Введение:

Заключение:

Фрагмент текста работы:

Вопрос 3 Изменение структуры документационного обеспечения
управления в зависимости от социально-экономических предпосылок, технических
возможностей Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме
повышения эффективности функционирования управления на основе внедрения
информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на государственном
уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения
электронных административных регламентов, объединения государственных
информационных ресурсов.

Информационные ресурсы составляют основу деятельности
любой информационной структуры. Для эффективного построения новых и
реорганизации функционирующих технологий управления, обоснования решений по
автоматизации информационного и документационного сопровождения управления на
предприятиях требуется соответствующее качественное научно-методическое
обеспечение, отвечающее современным представлениям об организации и процессах
управления и задачах по их совершенствованию, что подчеркивает актуальность
выбранной темы научной работы.

Потребность в изменении и постоянном совершенствовании
документационного обеспечения управления обусловлена важностью роли,
принадлежащей информации в системе социально-экономического управления, в
которых информация, аккумулированная в различных сообщениях, сведениях, данных
об отдельных событиях, явлениях, фактах в документы – формы, пригодные для
использования, служит информационным ресурсом общества.

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ
предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу,
группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию,
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ — Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от
27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). В наименованиях
приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ.

Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ
претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов: изменений
законодательства в сфере информации и документации; обновления технологии
подготовки, обработки, хранения и использования документов; появления новых
подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например,
изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы
менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей
степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит
оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов),
исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Содержание:

ЗАДАНИЕ № 10 3
Документирование деятельности коллегиальных органов управления. Реквизиты и построение (структура) протокола. Полная и краткая формы протокола. Выписка из протокола. 3
ЗАДАНИЕ №16 5
Понятие, назначение и порядок заполнения личных 5
карточек формы Т-2. 5
Состав, порядок оформления, хранения и выдачи личных дел. 5
ЗАДАНИЕ № 38 9
ЗАДАНИЕ № 53 11
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 17

Фрагмент текста работы:

ЗАДАНИЕ № 10
Документирование деятельности коллегиальных органов управления. Реквизиты и построение (структура) протокола. Полная и краткая формы протокола. Выписка из протокола.
Обязательному документальному оформлению подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности. Секретарь коллегиального органа должен соблюдать все процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию информации, приглашение участников заседания, точность документирования принятых решений.
Протокол ведется в момент заседания секретарем коллегиального органа. Записи протокола, составленные на заседании, является черновиком, в дальнейшем они должны быть отредактированы и оформлены.
Протокол строится в соответствии с повесткой собрания, и включат в себя подразделы: «Слушали», «Выступали», «Постановили» или «Решили» .
Слово «Слушали» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки собрания. Далее с красной строки оформляются данные докладчика, кратко излагается содержание доклада.
Все выступления протоколируются после слова «Выступали». Данные каждого из выступающих оформляются с новой строки и содержат краткое или подробное содержание выступления. Решения, принятые по каждому вопросу, вынесенному на собрание, записываются после слова «Постановили» или «Решили». Слово «Решили» используется в протоколах общих собраний, собраний трудовых коллективов и т.д. В протоколах заседаний правлений, комитетов, рабочих групп и других коллегиальных органов используется «Постановили». Далее с новой строки по пунктам кратко формулируются распорядительные действия. Подписи председателя и секретаря коллегиального органа оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая или полная.