Вопросы к экзамену на тему Стандартизация архивного дела

Содержание:

Содержание: Введение. 3
1. Юридическая сила документов на машинных
носителях. 4
2. Стандартизация управления архивным делом. 8
Заключение. 10
Список литературы. 11

Введение:

Для обозначения документа на машинном
носителе изначально употреблялся термин «машиночитаемый документ». Вместе с
системами электронного документооборота в Россию пришло понятие «электронный
документ». Документ на машинных носителях отличается от традиционного
документа, прежде всего тем, что содержащаяся в нем информация записана не на
аналоговом, а на «машинном носителе».

Электронный документ представляет собой
технически новый тип документа. Он появился вследствие новой технологической
информационной революции, как в свое время в результате аграрной и промышленной
революций появились письменный и машинописный (техногенный) документы. Поэтому
его сущность и социальная роль остаются неизменными.

Современная государственная политика в
сфере архивного дела направлена на совершенствование предоставления
информационных услуг пользователям – государственным органам, органам местного
самоуправления, юридическим и физическим лицам. Реализация данной политики
обусловливает изменение правовой и научно-методической базы архивного дела,
регламентацию исполнения архивных услуг, обеспечивает безопасность хранения
документов, большую доступность архивных информационных услуг.

Стандарты, как международные, так и
отечественные, принятые в настоящее время дает возможность создать
организационную модель, в которой структурное подразделение, отвечающее за
управление документами, является своего рода методологическим центром, которое
координирует все процессы, связанные с документальным фондом организации.
Использование этих стандартов предполагает внедрение в работу с документами
принципов и методов менеджмента.

Заключение:

С переходом в электронную среду документ
не меняет своей сущности как форма записи информации о социально и юридически
значимом действии. Наряду со свойствами аутентичности, достоверности,
неизменности и пригодности для использования, которые он приобретает в информационной
системе, он сохраняет атрибутивные свойства доказательной и юридической силы на
всех стадиях жизненного цикла, проходящего в электронной среде.

Использование электронного документа при
совершении гражданско-правовых сделок и в процессе предоставления
государственных и муниципальных услуг в электронной форме послужило основанием
для нормативного закрепления этого понятия.

Взаимодействие архива и отдела
делопроизводства организации происходит на следующих условиях: специалисты
архива оказывают при необходимости методическую помощь сотрудникам организации,
которые являются ответственными за документационное обеспечение: к примеру, в
формировании номенклатуры, оформлении личных дел, определении сроков хранения
документов в подразделениях и подготовки к передаче их в архив организации в
последующем. Однако этот термин может быть применен и к определенной
совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку,
сданных в архив и образующих единицу хранения. В архиве традиционно хранится
огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а
быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая
обеспечит быструю навигацию по фондам.

В первую очередь достижение системности
как одного из базовых и фундаментальных принципов правового регулирования любых
видов общественных отношений должно быть обеспечено в сфере интерпретации
основных исторически сложившихся понятий и категорий в области архивного дела,
имеющей не только терминологическое, но и сущностное значение.

Фрагмент текста работы:

1.
Юридическая сила документов на машинных носителях Данный документ, как и аналоговый,
является инструментом совершения, замещения и доказательства социально и
юридически значимого действия и основным инструментом социальной
самоорганизации теперь уже информационного общества.

В сфере электронного обмена информацией
электронный документ понимается как «форма представления документа в виде
множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им
взаимосвязанных реализаций в цифровой среде», электронная среда – как среда
технических устройств, цифровая – как среда логических объектов, используемая
для описания других сред (электронной и социальной). Одной из форм реализации
электронного документа является его воспроизведение, доступное
непосредственному восприятию человеком[1].

Общая политика Росархива направлена на то,
чтобы государственные архивы на федеральном, региональном и муниципальном
уровне самостоятельно решали задачи организации работы с электронными
документами в рамках действующего законодательства и правил работы.
Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации»
предусматривает, в том числе, разработку изменений в нормативные правовые акты
в целях формирования как базовых понятий («электронный документ», «электронный
архив» и другие, обеспечивающие формирование единой цифровой среды доверия),
так и других институтов цифровой экономики. Предусматривается ускоренный
переход государственного управления к электронному документообороту, к отказу
от документов на бумажной основе.

Все процессы архивной
работы с электронными документами должны быть регламентированы правилами.
Первый этап регламентации был выполнен специалистами ВНИИДАД в 2011-2014 гг.,
когда были разработаны методические [1] Муратова,
Н. Г. Правовое регулирование применения электронной информации и электронных носителей информации в
уголовном судопроизводстве: отечественный и зарубежный опыт: монография / Н. Г.
Муратова, М. С. Сергеев ; Под редакцией М. В. Беляева. – М. : Юрлитинформ,
2019. – 262 с. С. 52.