Реферат на тему Значение и роль специальных систем документации в деятельности современных организаций и органов власти

Содержание:

Введение. 3

1.
Сущность понятия «документ» и его функции. 4

2. Понятие о документообороте
современных организаций. 7

3.
Современные специальные системы документации в деятельности органов власти:
значение и роль. 12

Заключение. 14

Список источников и литературы   15

Введение:

Актуальность работы.
В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере
нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое
затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны
опираться на служебный документ, на информацию.

Организация
работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления,
организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и
профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой
деятельности любой организации.

В процессе любого предприятия создаются огромные
массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь
считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как
финансовой деятельности, так  и правового
статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование
организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением
документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся
исторически традиции в сфере работы с документацией.

Заключение:

Таким
образом, составление, оформление документов и организация работы с ними
регламентируются законодательными и нормативно-методическими ак­тами, их знание
и выполнение обязательны для всех, кто имеет дело с документами. Документы
являются основными способами предоставления информации на любом современном
предприятии.

Составление служебных документов отнимает много рабочего
времени у работников управленческого аппарата и требует огромных усилий. Чтобы
составить полноценные документы, в первую очередь, необходимо быть осведомленным
в освещаемом документе вопросе и иметь достаточную информацию.

Электронный документооборот, как на любые относительно новые
технологии, сталкиваются с определенными трудностями в процессе их внедрения в
общественной жизнедеятельности системы государственного управления. Для
современных российских систем электронного документооборота в государственном
управлении характерно наличие ряда проблем, к числу которых, в частности, можно
отнести проблему кадрового обеспечения. До сих пор многие государственные
служащие не владеют достаточным объемом навыков работы на компьютерах, не
обладают компьютерной грамотностью. Это препятствует внедрению электронного
документооборота в систему государственного управления, особенно на периферии.
Однако решение этой проблемы обеспечивается посредством повышения квалификации
государственных служащих в части компьютерных технологий.

Свойством
электронного документооборота является высокий уровень прозрачности
информационных потоков, это создает трудности в системе государственного
управления при необходимости сохранения государственной тайны. Решение проблемы
обеспечивается формированием системы открытого и закрытого электронного
документооборота, что однако ведет к дополнительным затратам на обеспечение
сохранности информации.

Фрагмент текста работы:

1. Сущность понятия «документ» и его функции Успех
каждых начинаний в какой-нибудь сфере деятельности (наука, политика, бизнес, в
т. ч. ветеринария и ветеринарная наука и пр.) зависит от большинства факторов.
В их число входит умение нужным образом предоставить информацию в письменном
виде, т. е. верно оформить и документ составить. Но это только одна из проблем,
которые возникают перед каждой организацией, учреждением, заведением,
предприятием при работе с документацией.

В
каждодневной практической деятельности им приходится решить большое количество
вопросов, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних
документов, определением срока хранения, формированием документов в дела,
передачей в архив или уничтожением и пр.

Документ
(от лат. documentum – поучительный пример, удостоверение, свидетельство)
является материальным объектом с информацией, которая закреплена созданным
людьми способом, для ее передачи в пространстве и времени[1].

Документ
– 1. Деловая бумага, которая подтверждает какой-либо факт либо право на
что-либо. Расходные документы. Проездной документ – 2. То, что официально
удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов.
Предъявить свой документ. – 3. Письменное свидетельство о чем-либо.
Древнерусские грамоты являются историческими документами[2].

 Документ – (от лат. documentum –
свидетельство) является материальным носителем записи (бумага, кино- и
фотопленка, перфокарта, магнитная лента, и т.д.) зафиксированной на нем
информацией, которая предназначена для ее передачи в пространстве и времени.
Документы способны содержать тексты, звуки, изображения и т.п. В узком
понимании документом является деловая бумага, которая юридически подтверждает
какой-нибудь факт либо право на что-нибудь[3]. [1] Федеральный закон РФ от 27 июля 2006
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //
Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. №25. Ст. 570. – С. 62 [2] Абрамкин В.А. Основы
делопроизводства. — СПб: «Питер Пресс», 2014 г. – 410 с. – С. 219. [3] Грицын А.А. Основные понятия о
документах: учебное пособие / А.А. Грицын. – пос. Персиановский: изд-во
Донского ГАУ, 2014. – 70 с. – С. 63.