Реферат на тему Значение и роль специальных систем документации в деятельности современных организаций и органов власти

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2

1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 3

1.1 Классификация систем документации 5

2 ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ СИТСЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 9

2.2 Значение и роль специальных систем документации 11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 16

Введение:

Жизнедеятельность любой компании, учреждения, предприятия происходит с применением огромного количества документов, неизменно связанных между собой, образовывая системы документации, которые применяются в одной из многочисленных областей деятельности. Сортировка зафиксированных сведений очень значима для выполнения определенных задач. Именно она стала платформой функционирования систем документации нашей страны. Вся структура документов любой отрасли, компании, которая функционирует в определенной среде, это сложная система, состоящая из множества уровней. Все уровни содержат разнообразные элементы, которые в свою очередь градируются в виде самостоятельных частей всей системы документации по отношению к их функциональным значениям.

Существует огромное множество систем документации с различными характерными признаками. В настоящее время в связи с автоматизированием управленческой деятельности применяются унифицированные системы документации. Понятие, функции, структуры этих систем регулируются государственными стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Документирование какого либо факта, события, действия является отдельным документом. Сам по себе документ является многообразной системой сведений. В независимости от особенностей, содержащихся в нём данных, представляет собой частицу более крупной документной системы.

Документ, как носитель сведений, определяется в качестве обязательного элемента всей структуры любой компании, фирмы, гарантируя взаимодействие ее частей. Информация, сведения служат предпосылками для принятия управленческих решений, являются свидетельством их реализации и источниками для обобщений

Заключение:

Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков.

Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Фрагмент текста работы:

1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Единство документов, которые плотно между собой связаны, используются в определенной сфере жизнедеятельности и рассматриваются систему документации. Эта целостность определяет весь комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражают:

— характер работы опреде¬ленной сферы управления;

— направления функций элементов руководства;

— нахождение компании или учреждения в общей структуре государственных органов.

В специальных системах документации выражается специфика работы всей системы управления, и используются они для реализации отдельных различных задач.

В отраслевых системах документации просматривается производственная деятельность, свойственная какой либо отрасли хозяйства: образования, машиностроения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. Причем, их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.

Система документации – единица независимая, ее создание и реализация определены историческими этапами жизни страны. В процессе становления управленческих функций государства многие документы получают совершенно новое назначение и важность. В результате постоянного преобразования специализации управления в различных отраслях и ведомствах, постепенно из единой системы документации отделились специальные системы, предназначенные для особых процессов и отраслей.

Так же можно отметить, что системе документации характерно постоянное развитие.

1.1 Классификация систем документации

Любой документ характеризуется различными предназначениями, цели которых важно при его создании, для его классификации и изучения его необходимости в определенной социальной структуре или экономической сфере. Документ имеет множество предназначений, так как служит для выполнения различных задач, которые с течением времени меняют свое преобладающее значение. Функции бывают общими и специальными. (Рисунок 1)

Функциональные системы документации относятся абсолютно ко всем органам управления. Данной системе принадлежат организационно-распорядительные, финансовые, отчетно-статистические документы.

Системы отраслевые характеризуются документами, которые касаются деятельности органов власти.

По уровням управления достаточно трудно разграничить подсистемы, так они тесно взаимосвязаны.

Можно дать определение классификации систем документации, которая в делопроизводстве разных учреждений разная:

— обозначают структуру, цели, функции учреждения, направление деятельности, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия, организационные документы;

— определяют регламент текущей деятельности, которая осуществляется в законодательных рамках, распорядительные документы ;

— плановые документы устанавливают стратегические цели деятельности, последовательность планируемых мероприятий в определенном объеме и намеченные сроки, а так же ответственных исполнителей;

— отчетно-статистические документы, содержащие упорядоченную выборку сведений из первичных документов (например, оперативных) или упорядоченную выборку экспертных оценок, результаты обработки этих сведений с целью анализа функционирования;

— документы, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем, то есть кадровые;

— бухгалтерская документация.

В процессе функционирования руководству компании приходится опираться не только на нормы действующего законодательства, но и документы, создаваемыми им самим. Вот эти документы и называются организационно-распорядительными. Они занимают главенствующее место среди огромного разнообразия документов любых учреждений и организаций.

Содержание:

Введение. 3

1.
Сущность понятия «документ» и его функции. 4

2. Понятие о документообороте
современных организаций. 7

3.
Современные специальные системы документации в деятельности органов власти:
значение и роль. 12

Заключение. 14

Список источников и литературы   15

Введение:

Актуальность работы.
В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере
нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое
затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны
опираться на служебный документ, на информацию.

Организация
работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления,
организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и
профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой
деятельности любой организации.

В процессе любого предприятия создаются огромные
массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь
считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как
финансовой деятельности, так  и правового
статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование
организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением
документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся
исторически традиции в сфере работы с документацией.

Заключение:

Таким
образом, составление, оформление документов и организация работы с ними
регламентируются законодательными и нормативно-методическими ак­тами, их знание
и выполнение обязательны для всех, кто имеет дело с документами. Документы
являются основными способами предоставления информации на любом современном
предприятии.

Составление служебных документов отнимает много рабочего
времени у работников управленческого аппарата и требует огромных усилий. Чтобы
составить полноценные документы, в первую очередь, необходимо быть осведомленным
в освещаемом документе вопросе и иметь достаточную информацию.

Электронный документооборот, как на любые относительно новые
технологии, сталкиваются с определенными трудностями в процессе их внедрения в
общественной жизнедеятельности системы государственного управления. Для
современных российских систем электронного документооборота в государственном
управлении характерно наличие ряда проблем, к числу которых, в частности, можно
отнести проблему кадрового обеспечения. До сих пор многие государственные
служащие не владеют достаточным объемом навыков работы на компьютерах, не
обладают компьютерной грамотностью. Это препятствует внедрению электронного
документооборота в систему государственного управления, особенно на периферии.
Однако решение этой проблемы обеспечивается посредством повышения квалификации
государственных служащих в части компьютерных технологий.

Свойством
электронного документооборота является высокий уровень прозрачности
информационных потоков, это создает трудности в системе государственного
управления при необходимости сохранения государственной тайны. Решение проблемы
обеспечивается формированием системы открытого и закрытого электронного
документооборота, что однако ведет к дополнительным затратам на обеспечение
сохранности информации.

Фрагмент текста работы:

1. Сущность понятия «документ» и его функции Успех
каждых начинаний в какой-нибудь сфере деятельности (наука, политика, бизнес, в
т. ч. ветеринария и ветеринарная наука и пр.) зависит от большинства факторов.
В их число входит умение нужным образом предоставить информацию в письменном
виде, т. е. верно оформить и документ составить. Но это только одна из проблем,
которые возникают перед каждой организацией, учреждением, заведением,
предприятием при работе с документацией.

В
каждодневной практической деятельности им приходится решить большое количество
вопросов, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних
документов, определением срока хранения, формированием документов в дела,
передачей в архив или уничтожением и пр.

Документ
(от лат. documentum – поучительный пример, удостоверение, свидетельство)
является материальным объектом с информацией, которая закреплена созданным
людьми способом, для ее передачи в пространстве и времени[1].

Документ
– 1. Деловая бумага, которая подтверждает какой-либо факт либо право на
что-либо. Расходные документы. Проездной документ – 2. То, что официально
удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов.
Предъявить свой документ. – 3. Письменное свидетельство о чем-либо.
Древнерусские грамоты являются историческими документами[2].

 Документ – (от лат. documentum –
свидетельство) является материальным носителем записи (бумага, кино- и
фотопленка, перфокарта, магнитная лента, и т.д.) зафиксированной на нем
информацией, которая предназначена для ее передачи в пространстве и времени.
Документы способны содержать тексты, звуки, изображения и т.п. В узком
понимании документом является деловая бумага, которая юридически подтверждает
какой-нибудь факт либо право на что-нибудь[3]. [1] Федеральный закон РФ от 27 июля 2006
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //
Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. №25. Ст. 570. – С. 62 [2] Абрамкин В.А. Основы
делопроизводства. — СПб: «Питер Пресс», 2014 г. – 410 с. – С. 219. [3] Грицын А.А. Основные понятия о
документах: учебное пособие / А.А. Грицын. – пос. Персиановский: изд-во
Донского ГАУ, 2014. – 70 с. – С. 63.