Реферат на тему Управление документами и архивами в Германии

Содержание:

Введение 3

1. Основные нормативные документы в сфере управления документами и хранения документов 4

2. Органы государственного управления, обеспечивающие государственную политику по управлению документами и хранению документов 6

3. Использование информационных технологий по управлению документами и обеспечению их хранения, основные проекты автоматизации 11

Заключение 14

Список источников и литературы 15

Введение:

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в настоящее время стандартизация в сфере управления документацией позволяет эффективно организовать работу с документами в области управленческой деятельности, а также ведение архивов. В Германии для этого употребляется термин «Schriftgutverwaltung», который переводится как «управление письменными документами» .

Целью данной работы является анализ управления документами и архивами в Германии.

Для достижения данной цели поставлены и последовательно решены следующие задачи:

1. Изучить основные нормативные документы в сфере управления документами и хранения документов.

2. Исследовать органы государственного управления, обеспечивающие государственную политику по управлению документами и хранению документов.

3. Оценить использование информационных технологий по управлению документами и обеспечению их хранения, а также основные проекты автоматизации.

Объектом исследования является архивоведение. В качестве предмета работы выступает управление документами и архивами в Германии.

При написании работы использованы методы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, дедукции и индукции.

Данная работа структурирована на введение, три раздела, каждый из которых решает одну из поставленных и обозначенных выше задач, заключение, список источников и литературы.

Заключение:

В результате исследования выявлено, что на территории Германии деятельность в сфере управления архивами и документами регламентирована двумя основными документами: «Актом об использовании и охране материалов архивов», а также Законом о сохранении и использовании федеральных архивных документов 1988 года.

Деятельность по управлению архивами в Германии осуществляет Федеральный архив (Bundesarchiv).

Политика правительства ФРГ направлена на сосредоточение информационных услуг федерального уровня в нескольких крупных федеральных информационных центрах.

Один из таких центров находится в городе Нюрнберге и принадлежит Федеральной службе труда (занятости). Этот центр предлагает услуги по долгосрочному хранению документов для всех федеральных организаций, обеспечивая их безопасное хранение. На его базе и был создан Промежуточный архив электронных документов (DZaB).

При этом все технологическое обеспечение процессов хранения электронных документов осуществляется Информационным центром службы труда, однако оперативное управление DZaB, т. е. всеми архивными функциями, является прерогативой Федерального архива.

При таком подходе к решению вопроса достигается ряд преимуществ экономического, технологического, организационного свойства, а главное — обеспечивается своевременное и надежное хранение цифровых документов, чего невозможно было добиться при децентрализованном способе организации этой работы.

Фрагмент текста работы:

1. Основные нормативные документы в сфере управления документами и хранения документов

Основные нормативные документы в сфере управления документами и хранения документов в Германии следует рассматривать в двух направлениях: гражданском и военном.

16 марта 2017 года в Германии вступил в силу новый «Акт об использовании и охране материалов архивов» . В соответствии с ним в федеральное законодательство были внесены поправки, целью которых является модернизировать работу архивов, сделать их более открытыми и соответствующими информационным запросам общества.

К числу наиболее важных нововведений относятся следующие положения:

1. Официальные инстанции обязаны отправлять свои документы в архив с задержкой не более, чем в 30 лет.

2. Ограничение на доступ к персональным данным о человеке сокращено до 10 лет после его смерти для документов старше тридцати лет. В случае, если точная дата смерти человека неизвестна и её уточнение невозможно при помощи доступных средств, ограничение на доступ действует в течение ста лет со дня его рождения. Если точная дата рождения неизвестна и её уточнение невозможно при помощи доступных средств, ограничение на доступ к документам снимается через 60 лет после даты их выпуска.

3. Снимается всякое ограничение на доступ к документам, освещающим деятельность официального лица, в том числе всё ещё занимающего свою должность, за исключением данных относящихся к тайне личной жизни.

4. Официальные инстанции могут заключить с Федеральным архивом специальное соглашение, по которому сокращение срока ограничения доступа на них распространяться не будет.

5. Положения закона о Федеральном архиве были приведены в соответствие с нормами закона о свободе информации.

6. Право на доступ к информации, касающейся самого лица, подающего запрос в архив, сохраняется после его смерти за членами его семьи, в случае, если покойный не оставил специальных указаний и ограничений.

Данные нововведения также распространяются и на электронную документацию, поступающую в архив. В законе также закреплена норма о предоставлении к оцифрованным документам доступа через Интернет .

Архивы Федерального министерства иностранных дел Германии регулируются Законом о сохранении и использовании федеральных архивных документов 1988 года. Каждый по своему заявлению имеет право пользоваться федеральными архивными документами, возраст которых превышает 30 лет, если иное не предусмотрено законодательством .

Далее будут рассмотрены органы государственного управления, обеспечивающие на территории Германии государственную политику по управлению документами и хранению документов.

Федеративная Республика Германия хранит федеральные архивы в качестве независимого высшего федерального органа, находящегося под надзором высшего федерального органа по культуре и средствам массовой информации.