Реферат на тему Управление документацией в организации.

Содержание:

Введение 3
1. Нормативное обеспечение работы с электронными документами в архиве……. 5
2. Понятие, виды и функции электронных документов 7
3. Основные требования к хранению электронных документов в архиве 9
Заключение 12
Список литературы 13

Введение:

Информация в цифровом виде создает серьезные проблемы для архива организации. В то время как многие другие учреждения сталкиваются с такими проблемами, ситуация большинства из них отличается из-за особых требований, предъявляемых к архивным учреждениям, уникальной роли учреждения в федеральном правительстве, а также масштаба и разнообразия правительственных программ. М. Ларин рассматривает успех в решении этих проблем как не что иное, как создание архивов будущего.
Одним из ключевых элементов, который отличает архивы от других учреждений, хранящих информацию, является то, что основная ответственность архивов заключается в сохранении и доставке аутентичных записей последующим поколениям пользователей. Записи — это документы, накопленные в ходе практической деятельности. Как инструменты и побочные продукты этой деятельности, записи представляют собой основной и привилегированный источник свидетельств о деятельности и субъектах, участвующих в них.
Хотя записи часто рассматриваются в терминах текстовых документов, таких как письма и отчеты, они могут принимать любую форму. Что отличает записи от документальных материалов в целом, так это не их форма, а их связь с деятельностью, в которой они сделаны и получены. Если эта ссылка не работает, повреждена или даже скрыта, информация в записи может быть сохранена, но сама запись потеряна. Это фундаментальное различие между записями и документами может быть легко проиллюстрировано эмпирически.
Основное различие между документом и записью заключается в спецификации контекста действия, в котором была задействована запись. Сохранение подлинных записей влечет за собой сохранение самих документов, а также их связи с деятельностью, в которой они были использованы. Архивариусы определили три класса атрибутов записей, которые должны быть сохранены: их содержание, их структура и их контекст. Первые два являются общими для других типов документов. Контекст записей выражается в первую очередь в их отношениях с другими записями, созданными тем же актором.
Если мы хотим найти доказательства, имеющиеся в записях о деятельности, нам нужно знать, как эти записи взаимосвязаны. Отношения между записями, установленные создателем записей, дают непосредственный доступ к связи между записями и действиями, в которых они использовались и накапливались. В общих чертах, непосредственный контекст записи — это ее позиция в наборе записей по заказу создателя записей. Непосредственный контекст — это самый прямой путь, доступный для существенного контекста, действия, в котором использовалась запись. Сохранять записи — значит сохранять их в первоначальном порядке.
Цель данной работы – рассмотреть особенности функционирования электронного документа в архивах по мнению М. В. Ларина. В соответствии с поставленной целью необходимо решить ряд задач:
1. Рассмотреть нормативные документы, обеспечивающие работу архива
2. Выявить типы и виды электронных документов
3. Проанализировать основные требования к сохранению электронных документов
Объект работы – особенности функционирования документа в электронном архиве. Предмет работы – специфика реализации документа в архиве.
Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Заключение:

Таким образом, электронные архивы записей рассматриваются во всей своей полноте не как система в обычном смысле, а как всеобъемлющий, систематический и динамичный способ выполнения архивной работы, которая должна быть сделана для обеспечения постоянного доступа к аутентичным электронным записям во времени.
Любая система, задуманная как окончательное решение, даже если бы она решала все известные и известные проблемы устаревания и хрупких сред, сама по себе неизбежно устареет, что, с точки зрения архива, будет относительно коротким временем. Кроме того, вероятно, единственно верный прогноз относительно будущего информационных технологий состоит в том, что они будут продолжать меняться.
Следовательно, решение проблемы цифровой сохранности должно включать возможность приспособления и включения изменяющейся технологии и непредвиденных продуктов этой технологии. Наконец, решение проблемы электронных записей должно использовать преимущества усовершенствованных информационных технологий, а также решать ретроспективные проблемы, такие как устаревание формата. Было бы нереалистично ожидать, что будущие пользователи будут удовлетворены тем, что их доступ к электронным записям будет ограничен тем, что было доступно по устаревшей технологии.
Электронные архивы записей, в настоящее время, являются целью ряда взаимосвязанных взаимодействий, которые в основном представляют собой исследования и разработки. Хотя было разработано несколько демонстраций и прототипов, система для всех практических целей находится в стадии разработки. Несомненно, пройдет несколько лет, прежде чем концепция архивов будущего будет полностью реализована в оперативном режиме. Тем не менее, был достигнут достаточный прогресс для разработки как стратегии развития, так и концептуальной модели.

Фрагмент текста работы:

1. Нормативное обеспечение работы с электронными документами в архиве

Основными нормативными правовыми и методическими документами архивной отрасли, регулирующими деятельность архивов по исполнению запросов социально-правового характера, являются:
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», подтвердивший бесплатный порядок исполнения запросов социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, и впервые установивший возможность направления запросов заявителей в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (Ст. 26. П. 3) .
2. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», установившие для работников государственных и муниципальных архивов, работающих с запросами социально-правового характера, положения, обязательные для исполнения и являющиеся приоритетными в случае, когда положения других нормативных документов противоречат положениям, закрепленным в Правилах. Архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие исполнение запросов социально-правового характера, с учетом специфики состава и содержания документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.
3. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация