Реферат на тему Тенденции развития автоматизированных систем управления документооборотом.

Содержание:

Введение 3

1. Понятие автоматизированных систем управления документооборотом 5

2. Причины развития автоматизированных систем управления документооборотом 7

3. Популярные автоматизированные системы управления документооборотом 11

4. Тенденции развития систем электронного документооборота 13

Заключение 19

Список литературы 21

Введение:

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

Источник причин большинства проблем ДОУ – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Цель исследования – изучить тенденции развития автоматизации управления документооборотом.

Задачи:

— Понятие автоматизированных систем управления документооборотом.

— Причины развития автоматизированных систем управления документооборотом.

— Популярные автоматизированные системы управления документооборотом.

— Тенденции развития систем электронного документооборота.

Структура работы представлена введением, четырьмя разделами, заключением и списком литературы.

Заключение:

Информационные технологии и АСУ документами и документооборотом пользуются все возрастающим вниманием среди предприятий и фирм различного профиля, поскольку организация работы с документами существенно влияет на эффективность производственных и бизнес-процессов. Такие системы имеют как самостоятельное значение, так и играют важную роль в интегрированных АС управления и проектирования.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Системы управления техническими документами и документооборотом, относящиеся к сфере проектирования и производства в промышленности, называют системами управления техническими данными или системами TDM (Technical Data Management). Специфические отличия систем TDM от офисных АСД заключаются в большом числе чертежной документации и в тесной взаимосвязи с САПР.

Тенденции развития систем электронного документооборота (СЭД) определяются не только новациями в области ИТ, но в первую очередь изменяющимися требованиями бизнеса, переосмыслением ролей пользователей (участников документооборота), сменой их интересов и предпочтений, изменением места СЭД в структуре корпоративных информационных систем, новым видением задач и требований к управлению документами.

До недавнего времени делопроизводство, документооборот, документационное обеспечение управления (ДОУ) были вспомогательными, обеспечивающими процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов — «создания добавленной стоимости». Соответствующим было и отношение высшего руководства, ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации. В представлении «творческих» работников документирование всегда относилось к неизбежным издержкам бюрократии и рассматривалось как «необходимое зло». Системы электронного документооборота предназначались исключительно для обеспечения оперативной деятельности соответствующей категории персонала, отвечающего за учет документов и контроль исполнения.

Но в последнее время отношение организаций к документированию своей деятельности меняется: об этом свидетельствует все большее число проектов внедрения СЭД, учитывающих вовлечение в работу с документами по электронным регламентам большинства сотрудников предприятия. Все чаще внедрения носят ярко выраженный корпоративный характер с организацией «сквозного» электронного обмена документами между головным офисом и филиалами, дочерними структурами, производственными площадками и т. п. Изменение отношения к СЭД — это во многом следствие осознания необходимости перманентного анализа своей деятельности на основе документированных свидетельств, с одной стороны, и тех возможностей, которые предоставляет для этого СЭД, — с другой. Важность анализа и принятия решений, основанных на документированных фактах, определяется «концепцией жизненного цикла предприятия», сформулированной в конце прошлого века.

Фрагмент текста работы:

1. Понятие автоматизированных систем управления документооборотом

В практическом смысле автоматизированные системы управления документами — это внедрение системы, позволяющей при минимальном участии человека создавать, поддерживать и хранить контракты, платежи, счета-фактуры, акты, заказы, а также контролировать все этапы их редактирования, утверждения или исполнения. Это также способ модернизировать способ ведения бизнеса, делая его более простым, более эффективным, более прозрачным и лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных к электронным СМИ, с созданием единой базы для офисной работы, работающей в режиме онлайн круглосуточно с четким разграничением прав доступа.

Автоматизация документооборота на предприятии, в организации позволит вам работать современно, опережая конкурентов, к тому же он [6]:

— Это поможет обеспечить хорошо скоординированное и, следовательно, наиболее эффективное взаимодействие всех структурных подразделений компании (что особенно важно для крупных компаний с большим количеством филиалов, разбросанных географически, в том числе и в других странах).

— Повысит производительность труда за счет упрощения процессов утверждения и передачи договоров, актов, счетов-фактур. Это также значительно облегчит работу обычных сотрудников, так как это также облегчит создание и редактирование файлов.

— Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широкой персонализации и дифференциации прав. С одной стороны, люди, которые вам нужны, будут иметь более быстрый доступ к сертификатам, выпискам, заказам, с другой стороны, посторонние люди не смогут открывать, копировать или передавать важные для вас данные (и, как правило, не будут видеть, что они у вас есть).

И эти возможности получает фирма от каждого ОПФ (организационно-правовой формы), разрабатывается в любой области, с любым оборотом, масштабами, планами и перспективами.

Цели автоматизации управления документами на предприятии [3]:

— сокращение количества рутинных операций и минимизация количества ручного труда;

— уменьшить, а затем полностью прекратить использование бумажных носителей данных;

— создать единый массив электронных файлов, который включает в себя все акты, контракты, сертификаты, которые компания может только создавать, получать или передавать;

— адаптировать алгоритмы, предлагаемые программами передачи документов, к текущим стандартам, потребностям и характеристикам компании;

— поддержание и совершенствование существующих административных процессов;

— ускорить доставку заказов от начальника подчиненному и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и служб, так и между отдельными сотрудниками;

— реализация внешних передач файлов службы при сохранении высокого уровня общей безопасности;

— унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;

— планирование расписания персонала (для эффективного распределения времени) и чуткий контроль за выполнением описаний должностей и обязанностей.

На самом деле он предназначен для обеспечения всех инструментов для продуктивной работы в современных условиях.

Задачи управления и рабочего процесса в значительной степени перекрывают цели. Основными из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, являются [12]:

1. построить полные маршруты движения электронных актов, сертификатов, договоров.

2. эффективное и удобное управление потоками (т. е. Стандартные процессы и последовательности действий).

3. организация архивов с каталогизацией сопутствующих файлов — для облегчения и улучшения условий хранения.

4.консолидация всех инструментов управления — так что вы можете проанализировать, в каких областях работы есть пробелы и быстро устранить их.

5.повышение эффективности использования ресурсов предприятия, а также внедрение высококачественных современных решений в процессы управления предприятием.

Классификация автоматизированной системы управления условна, но в зависимости от функциональности, преследуемых целей и открываемых возможностей они делятся на 4 группы.

Офисные системы предназначены для организаций, функционирующих по строго стандартизированным правилам и имеющих вертикальную структуру управления. При этом юридическими лицами могут быть любые ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.