Реферат на тему Технология применения электронного документооборота на современном предприятии

Содержание:

Введение 3

1. Анализ хозяйственной деятельности предприятия ООО «Народные Промыслы» 5

2. Технологическое применение электронного документооборота на предприятии 10

3. Кадровый документооборот 16

Заключение 21

Список использованной литературы 23

Приложение 25

Введение:

Введение

Актуальность темы исследования определяется следующими положениями. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Сегодня электронные документы приобретают все большее значение. С электронными материалами гораздо проще и удобнее работать: нет бумажной волокиты, существенно облегчается поиск документов посредством применения электронной базы данных. И всё более актуальным становится вопрос о переходе от технологии традиционной, бумажной – к электронной.

На современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты. Актуальность темы исследования объясняется и тем, что применение современных информационных технологий имеет важное значение для:

— оптимизации внутренних процессов организации;

— оперативного доведения информации до исполнителей;

— улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами;

— контроля исполнения документов и поручений;

— поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Объектом исследования является электронный документ.

Предметом исследования выступают теоретические вопросы электронного документа – понятие, сущность, структура, связь с электронным документооборотом на примере ООО «Народные промыслы».

Цель работы – исследование существующей системы документооборота на предприятии ООО «Народные промыслы».

Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства.

 

Заключение:

Заключение

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с документами, которые находятся в обращении в системе управления персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь, представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации.

Главное правило организации кадрового документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документационным обеспечением в ООО «Народные промыслы» занимается менеджер по персоналу. Сотрудник отдела кадров ООО «Народные промыслы» имеет дело с большим объёмом служебной документации — приказы, акты, справки, заявления, договора. Внутри компании существует четкий порядок, в соответствии с которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе кадрового документооборота.

В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и проводит обработку соответствующей документации, которая координирует деятельность каждого отдельного структурного подразделения.

Отдел кадров включает в себя 2 человек — начальника отдела кадров и менеджер по персоналу, который и занимается непосредственным документационным обеспечением: централизованно регистрируют все входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление сотрудников с созданными документами.

Ответственным за хранение всех видов документов является менеджер по персоналу.

Современный уровень развитию научно-технического прогресса позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию.

Сегодняшний уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный поток предприятия.

Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики.

 

Заключение

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с документами, которые находятся в обращении в системе управления персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь, представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации.

Главное правило организации кадрового документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документационным обеспечением в ООО «Народные промыслы» занимается менеджер по персоналу. Сотрудник отдела кадров ООО «Народные промыслы» имеет дело с большим объёмом служебной документации — приказы, акты, справки, заявления, договора. Внутри компании существует четкий порядок, в соответствии с которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе кадрового документооборота.

В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и проводит обработку соответствующей документации, которая координирует деятельность каждого отдельного структурного подразделения.

Отдел кадров включает в себя 2 человек — начальника отдела кадров и менеджер по персоналу, который и занимается непосредственным документационным обеспечением: централизованно регистрируют все входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление сотрудников с созданными документами.

Ответственным за хранение всех видов документов является менеджер по персоналу.

Современный уровень развитию научно-технического прогресса позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию.

Сегодняшний уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный поток предприятия.

Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики.

 

Фрагмент текста работы:

1. Анализ хозяйственной деятельности предприятия ООО «Народные Промыслы»

Полное наименование организации: ООО «Народные промыслы».

Место нахождения: 127106, г. Москва, ул. Гостиничная, 3, эт. 5 оф. блок 520-521.

Вид деятельности: Производство парфюмерных и косметических средств (код по ОКВЭД 20.42).

Организация ООО «Народные промыслы» зарегистрирована в едином государственном реестре юридических лиц 17 лет назад 1 апреля 2004.

Организация не применяет специальных режимов налогообложения (находится на общем режиме).

Организация числится в реестре малых предприятий.

Анализ финансового состояния предприятия состоит из разбора и ретроспективного анализа бухгалтерских балансов и отчетов о финансовых результатах работы оцениваемой компании для определения тенденций в ее деятельности и определения основных финансовых показателей.

Совокупные активы предприятия характеризуют имущественную массу предприятия. Активы, сгруппированные в разделы, характеризуют структуру имущества. Серьезные колебания структуры имущества предприятия нежелательны. Стабильная структура будет свидетельствовать о стабильном экономическом положении предприятия.

Структуру своего имущества каждое предприятие формирует самостоятельно. Имущество предприятия отражается в активе бухгалтерского баланса и включает в себя внеоборотные и оборотные активы.

Предварительная оценка имущества предприятия и источников его формирования производиться на основании анализа баланса с использованием методов горизонтального (временного) и вертикального (структурного) анализа.