Реферат на тему Технология оформления и хранение дел временного хранения

Содержание:

Введение 3
1. Понятие документооборота 4
2. Документы временного и постоянного хранения 5
3. Оформление и хранение документов временного хранения 8
Заключение 13
Список использованной литературы 14
Приложение 16

Введение:

Деятельность человека в различных областях сопровождается созданием документов. Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что на современном этапе развития общества требуется грамотное составление и обработка документов. Четкая организация делопроизводства позволяет добиться высокой эффективности результата деятельности в любой отрасли.
Информационно-документационное обеспечение управления любого предприятия выступает сегодня важнейшей обслуживающей функцией управления. От рациональной организации документирования зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности организации.
Цель работы – рассмотреть технологию оформления и хранения дел временного хранения.

Заключение:

Документ играет огромную роль в различных областях деятельности людей, т.к. документ сопровождает человека от рождения до его смерти, документы содержат в себе права деятельности, собственности, управления и т.д. Также документ играет роль в производственной деятельности человека, без которой невозможна жизнь общества.
На каждом предприятии каждый день совершается множество разнообразных хозяйственных операций, которые приводят к изменению хозяйственных средств и источников этих средств. Отражение данные изменения находят в специальной учетной документации, которая представляет собой комплекс множества форм отчетности, где происходит фиксация выполнения тех или других операций. Любой документ — это письменное распоряжение на выполнение конкретной хозяйственной операции или же письменное подтверждение выполнения данной операции.
К документам временного хранения относятся: приказы на отпуск, командировку, по административно-хозяйственной деятельности; любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами; документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие; акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем; различные бухгалтерские документы; путевые листы; различные другие документы.
Подготовка документов включает следующие этапы: оформление дел; необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов; составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению; описать каждое дело.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Фрагмент текста работы:

1. Понятие документооборота

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы [17, c. 87].
Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт. Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. В документообороте предприятия участвуют три типа документов [14]:
— Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
— Исходящие. Они составляются для следующих целей: в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо; в виде запроса для последующего получения ответа. Они подготавливаются на основании внутренних документов.
— Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей. Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
— Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
— Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
— Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
— Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Таким образом, документооборот в каждой организации проходит определенную последовательность этапов: первичная обработка поступившей документации; изначальное рассмотрение документации; процесс регистрации; изучение документов руководствующими лицами организации; направление на исполнительный процесс; контроль исполнительных работ.