Реферат на тему Техники самоменеджмента в «управлении временем» практика применения.

Содержание:

Введение 3
Глава I. Приемы тайм-менеджмента, которые используют успешные люди 4
Глава II. Люди, которые используют приемы тайм-менеджмента 9
Заключение 14
Литература 15

Введение:

Впервые термин «самоменеджмент» был предложен немецким профессором Лотаром Зайвертом. По его мнению, самоменеджмент – это «целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального использования своего времени». Главная цель самоменеджмента, по мнению автора, максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.
Время является самым главным ресурсом человека. Во многих источниках по самоменеджменту повторяются неопровержимо печальные слова: «Время, в отличие от других ресурсов, в том числе денег: необратимо; нельзя умножить; нельзя накопить; нельзя передать или занять; проходит безвозвратно. Значит время дороже, чем деньги — это сама жизнь!!!» [5].
Как бы умело мы не распоряжались временем, результат часто вызывает у нас горькие чувства: да, много сделано, но хотелось сделать еще больше. Планы никогда по определению не выполняются полностью. Тайм-менеджмент — это бесконечный бег наперегонки со временем. Кто и почему не хочет или не может в нем участвовать?
Целью реферата является: рассмотреть, какие приемы управления временем помогают нам стать успешнее и почему, зная их, не все люди их применяют.
Задачи работы — выяснить:
• какие приемы управления временем используются в тайм-менеджменте;
• почему, несмотря на широкое распространение, эти знания не всегда помогают человеку стать успешнее.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Заключение:

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы:
1.Самоменеджмент управления временем рассматривается в рамках управленческого подхода. Он очень полезен каждому человеку, желающему управлять своей жизнью, а не плыть по течению, особенно студентам.
Этот подход подразумевает заданность и контролируемость всех задействованных переменных как некоторых объектов управления.
2. В результате, однако, создается весьма превратная картина временной и жизненной реальности. Дело в том, что мы не контролируем ряд собственных личностных особенностей, не задаем и не контролируем культурные традиции в сфере потребления времени.
Потому никакой набор готовых рецептов (а в книгах, посвященных самоменеджменту, преобладают именно готовые рецепты) не в состоянии подменить собою опять-таки собственные, личные усилия субъекта. Всегда оказывается, что книжный рецепт либо не вполне соответствует реальной жизненной ситуации, либо не согласуется с индивидуально-психологическими свойствами субъекта.В результате привитие навыков рационального подхода к организации собственной жизни многими людьми воспринимается с трудом и даже, можно сказать, с внутренним сопротивлением.
Чтобы воспользоваться рекомендациями тайм-менеджмента по управлению временем, необходимо работать над собой также во многих других отношениях.

Фрагмент текста работы:

Глава I. Приемы тайм-менеджмента, которые используют успешные люди
Этапы самоменеджмента: целеполагание, планирование, принятие решения, организация и исполнение, контроль, информация и коммуникация. Каждый из этих этапов может занимать разное количество времени, поэтому они интересны нам в плане тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент предполагает, что можно сократить временные потери на каждом этапе.
Конечно, прежде чем планировать время, хорошо бы сначала выяснить, на что оно тратится обычно, «в естественном состоянии». Для этого нужно воспользоваться одним из вариантов техники хронометража, которая позволяет определить, куда уходит время, обнаружить хронофагов, найти резервы и выработать чувство времени. Для этого нужно фиксировать все временные затраты на бумаге. Возможно также использование телефона, диктофона, подключение интернета и т. д.
Наверное, это очень хороший метод. Но наблюдать за собой нужно достаточно длительное время. У многих (почти у всех) не хватает энтузиазма. Мне кажется, здесь ситуация как при лечении в наших больницах: чтобы в них лечиться, нужно быть очень здоровым человеком. Также и при хронометраже: чтобы его вести, нужно быть очень организованным и мотивированным человеком.
Ценным мы считаем время, потраченное на достижение поставленных нами целей. Поэтому целеполагание — начало Тайм-менеджента. Предположим, что цели у нас уже определены, их просто нужно расставить и «обеспечить временем», сосредоточимся на чисто технических сторонах дела.
Прежде всего — о количестве целей.
Кончено, всегда хочется запланировать как можно больше. Но на этом пути возникают ошибки. Джулия Моргенстерн в своей книге: «Тайм-менеджмент. Искусство управления временем» называет три ошибки планирования, используя для их иллюстрации метафору «Гардероб» [10].
а) В гардеробе — завал ненужных вещей. Трудно отыскать нужные, о которых со временем можно вообще забыть. Так же и в жизни мы часто с энтузиазмом выполняем второстепенные дела, а про важные — забываем.
б) В гардеробе пытаемся разместить больше вещей, чем там помещается. Все мнется и портится. Так же при планировании — включаем количество дел, «физически не помещающееся» в сутки и неподъемное для нас.
в) Забрасываем в гардероб новые вещи,не думая о подходящем для них месте. Образуется хаос. Так в жизни, мы вставляем в наш план все новые дела, рушим прежние планы и превращаем в хаос весь наш день.
Таким образом, можно сформулировать три основных ошибки:
• Мелкое и сиюминутное принимаем как очень важное и ценное.
• Не можем соотнести наши ресурсы с объемом выполняемой работы.
• Не можем планировать гибко и таким образом управлять изменениями.
Д. Моргенстерн называет как минимум три уровня, на которых возникают эти ошибки.
Технический уровень. Выбор времени для решения задачи без учета обстоятельств.
Например: написать контрольную вечером. Но вечером человек устал, да и невозможно уединиться, чтобы выполнить задание.
Еще пример: планирование слишком много дел. Оптимальное количество дел средней сложности и важности – это 5 ± 2.
Уровень внешних взаимодействий.
Этот уровень связан с ошибками в командной организации времени. Например: множество незапланированных встреч, отвлекающих звонков.
Психологический уровень.
Психологические причины. Например: усталость, неинтересная работа, сложные отношения в коллективе, отсутствие мотивации.
Специалисты по таум-менеджменту классифицируют цели также следующим образом:
• жесткие (приоритетные) — время работы с ними жестко закреплено (напр., время лекций в вузе зависит не от нас);
• гибкие — зависящие от контекста (например, собираемся с друзьями на природу, но по времени многое зависит от погоды, транспорта и друзей);
• бюджетируемые — важные задачи, не привязанные жестко к периоду времени, но требующие его определенного количества для выполнения. (например, нужно написать реферат; хочешь сейчас, хочешь потом, но шесть часов для этого надо.)
В литературе рекомендуют предназначить на приоритетные задачи не более 60% рабочего времени. Остальные 40% рассматривать как резерв на непредвиденные ситуации.
Для того, чтобы выявить приоритетные задачи и, соответственно, очередность выполнения дел, существует и другие приемы.
Например, установление приоритетов с помощью анализа АВС. Его идея такова: части наиболее важных и наименее важных дел в процентах остаются неизменными. Анализ ABC предполагает, что:
• наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• просто важные задачи — 20 % общего количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
• значит, ABC-анализ предполагает, что нужно все задачи систематизировать их по важности, по категориям А,В,С и установить очерёдность;
В первую очередь надо браться за дела категории А, чтобы обеспечить большую часть общей результативности. На задачи типа В также надо обращать внимание, поскольку они обеспечивают 20% общего успеха. Выполнению самых многочисленных задач типа С можно уделить оставшееся время.
Когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Можно ранжировать важность дел, используя матрицу Эйзенхауэра.
Приоритеты определяются срочности и важности задачи. Все задачи подразделяются на четыре группы:
А — важные и одновременно срочные.
Б — важные, но не срочные.
В — менее важные, но срочные. Можно попасть под «тиранию» срочных, но не важных дел и в результате не выполнить важные.
Г — не очень важные и не очень срочные, поэтому их надо выполнять только в оставшееся время или отложить.
Чтобы выяснить, какие задачи одновременно являются и важными, и срочными, нужно задать себе вопрос: выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу и наибольшее вознаграждение? Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Очерёдность выполнения дел можно устанавливать также с помощью принципа Парето. Итальянсий экономист Фильфредо Парето в 19 веке выяснил, что 20% людей владеют 80% всех мировых ресурсов. Его ученики обнаружили, что это правило ложиться на большинство сфер жизни человека.
Можно сделать вывод в отношении управления временем: за 20 % времени, когда усилия прикладываются в правильном направлении, достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.
Принцип Парето наводит на мысль, что нет смысла одинаково хорошо выполнять все задачи; что с помощью одного правильного действия можно совершить большой рывок вперед; что трудоголику может быть сложно получить желаемый результат.
Тайм-менеджементе существуют также приемы, позволяющие поддерживать себя в рабочем тонусе на протяжении нужного времени. К таким приемам относится метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х.[4] . Суть техники такова: разбиваем время выполнения работы на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», и вставляем между ними короткие перерывы.
Нужно работать не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит, сделать перерыв (3-5 минут). После каждого 4-го «помидора» делать длинный перерыв (15-30 минут).Эффект чисто психологический. Таймер тикает — напоминает, что время идет. Звонок — отдых. Внимание поддерживается этими физическими стимулами.
Метод Помидора может быть применен не только к интеллектуальному труда, но и к самому простому, механическому. Он хорош тем, что не нужно заморачиваться самомотивацией или другими психологическими премудростями. Включил таймер — и работаешь. И знаешь, что рывок нужен всего на 25 минут, а потом отдых, пусть и короткий. Этот прием хорош, когда нет других стимулов к выполнению задачи, или наоборот, когда мотивация так сильна, что человек истощается, погружаясь в работу.
Используя метод бенчмаркинга, можно присмотреться к тому, как используется время в других фирмах, предприятиях. Для студента — как используют время более успешные однокурсники.
Очень удобны технически диаграммы Грантта, которые позволяют визуализировать планы и их исполнение.
Итак, существуют приемы, техники, применение которых способно сделать человека эффективным во многих сферах деятельности. Они используются для создания и поддержания мотивации, для определения приоритетных целей, для планирования использования времени, для физической и технической поддержки рабочего состояния. Однако, все эти прекрасные инструменты срабатывают у разных людей по-разному.