Реферат на тему Сравнение одного функционала в двух различных информационных системах.

Содержание:

Введение 2
1. Документационное обеспечение 3
2. Автоматизированный документооборот 5
3. Система «1С:Колледж ПРОФ» 6
4. Система Moodle 10
5. Возможности систем для работы с электронным журналом 12
Заключение 15
Список литературы 16

Введение:

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в настоящее время присутствует большое количество информационных систем и не всегда функционал систем идентичен. В связи с чем, вопросам изучения современных информационно-коммуникационных технологий необходимо уделять повышенное внимание.
Информационные системы имеют большой охват практически всех сфер человеческой жизнедеятельности. Так, например, колледж является сложной активной социально-экономической системой, требующей активного участия в ее информационной организации. Управление такой социально-экономической системой представляет собой достаточно трудоемкий процесс, который требует больших затрат различного рода ресурсов не только материальных, энергетических, но и человеческих. Одна из основных задач в обеспечении эффективного управления учебным заведением состоит в непосредственной оптимизации образовательного процесса по ключевым показателям, характеризующим этот процесс.
Сегодня эффективное управление учебным процессом в колледже требует полного перехода на качественно новые технологии работы с оперативными данными, которые относятся к учебному процессу, основанные на непосредственном использовании вычислительных компьютерных сетей и учетных баз данных. Как возможность совершенствования организационной и учебной деятельности колледжа можно использовать автоматизацию процесса управления учебным заведением, а также его частей.
Внедрение инновационных подходов в управлении колледжа на базе информационных технологий представляет собой один из основных механизмов, который позволяет создать преимущества в конкурентной среде. Основными мероприятиями в развитии информатизации является создания надежной и эффективной инфраструктуры ВУЗа, внедрение унифицированных доступов к данным колледжа, улучшение управления всего комплекса информационных ресурсов, а также обеспечение соответствия инфраструктуры стратегическим целям высшего учебного заведения.
Комплексная реализация этих мероприятий обеспечивает предварительно разработанной концепцией формирования единого информационного пространства, существование которого обеспечивается использованием информационных технологий. Это обеспечит интеграцию информационных ресурсов и разрешит создать информационную инфраструктуру в соответствии с действующей организационной структурой и принятыми бизнесами-правилами деятельности колледжа.
Целью данной работы является сравнение одного функционала в двух различных информационных системах.
В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:
– описать документационное обеспечение;
– дать характеристику автоматизированному документообороту;
– описать возможности системы «1С:Колледж ПРОФ»;
– описать возможности системы Moodle;
– описать возможности систем для работы с электронным журналом.

Заключение:

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Документационное обеспечение управления — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов учреждения, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. В учебном пособии рассматриваются различные виды документов, особенности их подготовки и оформления, приводятся примеры. Документация учебной части имеет свои особенности, она связана не только с деятельностью учреждения, но и со многими факторами деятельности общества в целом.
Также, была описана система «1С:Колледж ПРОФ», которая представляет собой комплексное решение для управления деятельностью учреждений среднего профессионального образования. Продукт охватывает все уровни управленческой деятельности подразделений колледжа и интегрируется с типовыми решениями фирмы «1С» для бухгалтерии и отдела кадров.
Описанная система дистанционного обучения Moodle является ярким представителем, с одной стороны социальных сетей, и с другой стороны, системой для электронного обучения.
Moodle распространяется с открытыми исходными кодами, что дает возможности подогнать данную систему под особенности любого учебного проекта: широкие возможности интегрированности с другими информационными системами; система дополнена новыми сервисами дополнительными функциями и специализированными отчетами; добавлены возможности установки готовых или разработанных совершенно новых дополнительных модулей (активности).
Анализируя возможности информационной системы «1С:Колледж ПРОФ» и Moodle можно отметить, что эти системы объединяет то, что они направлены на повышение эффективности обработки учебной информации. В результате учебной деятельности формируются результаты в виде журнала оценок, именно в этой части автоматизации и проявляют себя данные системы на высоком уровне.
В качестве особенностей учета успеваемости студентов в системе Moodle можно отметить то, что данная система в большей степени направлена на автоматизацию учебного процесса и сам процесс учета успеваемости является более прозрачным, понятным и более эффективным.

Фрагмент текста работы:

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, которая охватывает различные вопросы документирования и организации работы с оперативными документами в процессе непосредственного осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, которая связанна с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета оперативных документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения оперативных документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является непосредственное обеспечение руководства оперативной информацией о состоянии дел в организации для принятия эффективных управленческих решений и осуществления четкого контроля их конечного выполнения. Учебная часть отвечает за практическую подготовку специалистов по одной или нескольким специальностям и использование средств информационно-коммуникационных технологий в ней позволяет по новому подойти к существующим бизнес-процессам и изменить их в сторону интенсификации. Руководителем учебной части является заведующий учебной частью, которому необходим оперативный доступ к информации. Функции по документационному обеспечению деятельности учебной части возложены на секретаря, которому необходима коммуникация с другими подразделениями организации. У него двойное подчинение: заместителю директора по учебным вопросам, заведующему учебной части.
В своей профессиональной деятельности секретарь учебной части руководствуется Уставом колледжа и своей должностной инструкцией. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом, регламентирующий деятельность сотрудников учреждения.
Не менее важным оперативным документом, который в полной мере позволяет регламентировать профессиональную деятельность секретаря учебной части, является его должностная инструкция, из которой можно сформулировать следующие положения.
Должностная инструкция секретаря является основным организационно-правовым документом, который определяет профессиональную деятельность секретаря, его права, положение в организации, характер выполняемых работ. Секретарь в полной мере опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с другими сотрудниками.
Секретарь учебной части все распоряжения получает от заведующего учебной части. Он фактически является опорой и доверенным лицом заведующего учебной частью [1].
Главная цель работы секретаря заключается в максимальном освобождении заведующего учебной части от различных подготовительных стадий всех активных мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, должен освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу учебным процессом.
Для этого секретарь учебной части должен хорошо знать распорядок дня руководителя, иметь четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д. Секретарь является связующим звеном между заведующим учебной части и преподавателями.
При работе с журналами учебных занятий секретарь руководствуется Указаниями о ведении журнала учебных занятий в средних специальных учебных заведениях. В данном документе прописан порядок оформления журнала, ведения в нем записей, включение в списки и исключение учащихся из списков журнала и т.д.