Реферат на тему Состав и характеристика электронных документов

Содержание:

Введение 3
1. Электронный документ и электронный документооборот как составные части электронного офиса 4
2. Классификация и характеристика электронных документов 8
3. Проблемы хранения и обеспечения сохранности различных видов электронных документов 11
Заключение 14
Список использованной литературы 15

Введение:

В современных реалиях жизни с развивающейся и всеохватывающей структурой использования как в трудовых процессах, так и в будничной жизни компьютеров, планшеток, телефонов с выходом в информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» с большим потоком как формализованной, так и неформализованной информации перед каждым индивидуумом и тем более руководителем организации встает вопрос систематизации поступающей информации, ее обработки и использования в целях оперативности и минимизации временных затрат, достижения максимального экономического или социального эффекта.
Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.
Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов
Оцифрованные документы сохраняют привязку к финансовым системам предприятия, благодаря чему даже при полном переходе на электронный документооборот заказчику не приходится менять порядок утверждения, согласования, движения документации в организации.
Целью данной работы является анализ состава и характеристики электронных документов.
Задачи работы:
— рассмотреть электронный документ и электронный документооборот как составных частей электронного офиса;
— изучить классификацию и характеристику электронных документов;
— выявить проблемы хранения и обеспечения сохранности различных видов электронных документов.

Заключение:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов.
По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийныефайлы.
По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым.
По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные.
Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности.
Подытожив вышесказанное, хотелось бы остановиться на трудностях внедрения электронного документооборота в России:
-обязательное отражение информации на бумажных носителях и обеспечение условий для их сохранности в течение длительного времени;
-длительный период времени «вертикального» прохождения документа от руководителя до исполнителя в отличие от западной «горизонтальной» модели работы с документами;
-вопросы архивирования и соблюдения условий хранения электронной документации и др.

Фрагмент текста работы:

1. Электронный документ и электронный документооборот как составные части электронного офиса

На пути к информационному обществу электронные технологии обработки информации постепенно заменяют бумажные носители. Так, электронный офис постепенно заменит бумажный, а электронный документ и документооборот является его неотъемлемыми частями.
Электронный офис определяется как система всестороннего использования в управленческой деятельности средств вычислительной техники и телекоммуникаций. И все же электронный документ и электронный документооборот, является важными составными электронного офиса.
Среди основных функций электронного офиса отмечают исключение задержек и ошибок при обработке информации, документов. Это является первым доказательством того, что электронный документ — важная часть электронного офиса.
Значительные объемы сообщений, справок и других документов информационного характера хранятся в памяти компьютеров и передаются пользователем на дальние расстояния и в короткий срок. Документированием управленческой деятельности ориентировано на новые информационные технологии, которые предусматривают замену бумажного документа машинному носителю — так называемым электронным документом.
Электронный документ, в свою очередь, создает электронный документооборот. Электронный документооборот — это процесс создания, получения, общего использования, отслеживание, ревизии, разделения и хранения документов и информации, которую они содержат в пределах определенной информационной системы .
Широкое использование персональных компьютеров, информационных технологий и программного обеспечения привели к тому, что работа с документами стала осуществляться преимущественно с помощью компьютерной техники. В связи с этим электронные документы тесно вошли в сферу документационного обеспечения управления.
Специфика электронных документов лежит в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадает с традиционными понятиями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от использованных программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет взаимосвязи между частями документа в виде разных типов: текста, таблиц, графики, мультимедиа-записей и т.д. электронные документы пребывают в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию стареть изменяться, вследствие научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения.
Разные авторы подают такие определения понятия «электронный документооборот» :
1. электронный документ — документ, который читает машина, документ на машинном носителе;
2. электронный документ — электронная форма документа.
С появлением компьютеров, компьютерных сетей, информационных технологий и программного обеспечения возникла реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство. Именно в этот период зарождается термин «электронный документ» как документ, который имеет новые, отличные от традиционных, характеристик.
Однако определение термина «электронный документ» еще не постоянное, и оно со временем меняется. Обязательными признаками электронного документа, которые отличают его от бумажного являются: машинный носитель информации; электронная форма подачи информации; способность сохранять, обрабатывать и передавать информацию с помощью электронных средств.