Реферат на тему Системы электронного документооборота. Видеоконференции и системы групповой работы.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 5
2. ВИДЕОКОНФЕРЕНЦИИ И СИСТЕМЫ ГРУППОВОЙ РАБОТЫ 11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 18

Введение:

В настоящее время растет количество организаций, внедряющих систему электронного документооборота, причем это наиболее характерно для крупных и средних представителей предпринимательства, в то время как малый бизнес в меньшей степени использует передовые технологии, так как электронный документооборот помимо плюсов обладает и отрицательными характеристиками.
Законодательством не установлено ограничений на применение электронной первичной документации при осуществлении гражданско-правовых договорных отношений.
Все процессы, которые участвуют в документообороте, систематизируются и регламентируются. Существуют определенные требования к документационному обеспечению управления, другими словами, это требования к системе электронного оборота. Без электронного документооборота немыслима деятельность организации. Функциональные возможности такой системы имеют многопользовательский доступ с разделением по уровням. В такой системе присутствует возможность архивации и организационное хранение данных. У каждой системы электронного документооборота присутствует бизнес-логика.
Стремительное совершенствование компьютерных технологий, увеличение мощности и потребность в быстрой передаче данных способствовали развитию и повышению спроса на видеоконференции. Сегодня данная технология привела к тому, что всякий пользователь может запросто связаться с необходимым абонентом, который может пребывать в иной точке мира, тут же получить от него электронные данные и отобразить их на своем ПК.
Представленная технология сравнительно недавно применяется в мировой практике. Начавшись с простого эксперимента и измышлений кинорежиссеров, видеосвязь выступила практичным и надежным способом автоматизации определенных рутинных процессов в компаниях и домашнем быту. Она облегчила и усовершенствовала обычный телефонный звонок, а также помогла сэкономить время и миллиарды долларов на аренде помещений, поездках до конференц-залов, командировках персонала и прочем.
Свое развитие, в качестве средств связи, технология обрела в середине 90-х годов прошлого века. Лишь за 1995 год в Соединенных Штатах Америки свыше 100 000 организаций оборудовали рабочие места видеосвязью для быстрого обмена информацией между руководством и сотрудниками внутри офиса и различными филиалами. В следующий год, данная цифра увеличилась до 350 000 компаний, а в 1998 году достигла отметки в 3 500 000 организаций.
Потом уже, видеоконференцсвязь начала распространяться в Европе и Азии, захватив местные рынки. В страны СНГ рассматриваемая технология добралась сопоставимо недавно, однако уже повсюду распространена и породила новые ниши.
Ранее, организация и проведение видеоконференций стоили дорого. Сегодня все иначе. Возникло множество платформ, которые предоставляют полный функционал видеозвонка за минимальные суммы. Для более широкого спектра услуг имеются всевозможные пакеты с возможностью аудио- и видеозаписи и прочими преимуществами.
С увеличением скорости соединения и охвата покрываемых областей, организовать видеосвязь между двумя абонентами стало проще. Повысилось качество входящего и исходящего видео, в звуке стало меньше помех и искажений, а также увеличилась стабильность и безопасность звонка.
Целью данной работы является изучение поставленных вопросов.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть системы электронного документооборота;
— рассмотреть видеоконференции и системы групповой работы.

Заключение:

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.
Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.
Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).
Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.
Видеоконференция — это технология, обеспечивающая интерактивную аудио- и видеосвязь между двумя или более пользователями не зависимо от их местоположения и территориальной удаленности, позволяя им слышать, видеть и решать общие задачи посредством инструментов для совместной работы в режиме реального времени.
Для многих российских и зарубежных компаний, в особенности с разветвленной филиальной структурой или работающих на региональных и международном рынках, видеоконференцсвязь стала повседневным бизнес-инструментом для оперативной коммуникации
Видеоконференцсвязь дает возможность в считанные минуты организовать сеанс видеосвязи и провести встречу с коллегами, партнерами, клиентами, в какой бы точке земного шара они не находились. Это позволяет минимизировать количество командировок и поездок, что сокращает время отрыва сотрудников от рабочего процесса и существенно снижает расходы предприятия.
Видеоконференции позволяют связаться с несколькими сотрудниками одновременно (до 100 участников в одной конференции). Также участникам конференции доступен широкий набор инструментов для совместной работы: показ рабочего стола, трансляция приложений, электронная доска, обмен файлами, опросы и голосования, текстовый чат и т.д. Всё это позволяет оперативно решать повседневные задачи и принимать решения, обеспечивает эффективную совместную работу с удаленными командами и внешними экспертами.
Благодаря поддержке всех основных протоколов, программные видеоконференции позволяют объединить в единую коммуникационную платформу всю ИКТ инфраструктуру организации.
ВКС сервера устанавливаются в инфраструктуре заказчика, также поддерживается шифрование передаваемых данных, вплоть до гостайны, что гарантирует защиту информации от утечек.
Исходя из всего вышесказанного, цели данной работы можно считать достигнутыми, а задачи выполненными.

Фрагмент текста работы:

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документооборот представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Для более глубокого понимания сущности электронного документооборота необходимо рассмотреть некоторые базовые термины и понятия:
— электронный документ (ЭД) — это документ, создаваемый при помощи компьютерных средств обработки информации;
— ЭД может быть подписан электронной подписью, а также сохранен в виде файла соответствующего формата;
— делопроизводство – это комплекс мероприятий по организации документооборота организации;
— документооборот представляет собой систему создания, передачи, интерпретации, приема, архивирования документов;
— современный документооборот также включает систему контроля за выполнением документов, а также средства защиты от несанкционированного доступа к ним.
Основные виды электронного документооборота:
— производственный;
— управленческий;
— кадровый;
— архивный;
— складской;
— бухгалтерский;
— технический и технологический;
— секретное и конфиденциальное делопроизводство и др [5].
Таким образом, можно предположить, что систем документооборота может в перспективе быть примерно столько же, сколько всего в мире существует видов деятельности, требующих документирования, контроля выполнения, учета и т. д.