Реферат на тему Системы электронного документооборота

Содержание:

Введение 3
1. Становление организации работы архивных служб в РФ 4
2. Цифровизация как особенность современной делопроизводственной
службы 8
Заключение 13
Список использованной литературы 14

Введение:

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Заключение:

Глобальный процесс формирования информационного общества, в котором ведущее место занимают системы сбора, хранения, обработки и распространения информации, существенным образом затрагивает архивную информационную среду. При этом архивная информационная среда рассматривается как совокупность структурированной первичной документной информации, то есть хранящихся в архивах документов, и вторичной документной информации, то есть архивных справочников, в разных аспектах раскрывающих состав и содержание архивных документов.
Условием превращения архивных документов в информационные ресурсы является формирование единой и доступной информационной среды, которое базируется на описании ретроспективной документной информации. Описание понимается как «создание вторичной документной информации архивов», то есть информации о составе, содержании и поисковых данных архивных документов.
Описание можно рассматривать как процесс преобразования первичной документной информации – информации архивных документов, во вторичную документную информацию – справочно-поисковые средства, при котором информация, заключенная в объекте описания, обобщается и уплотняется, и в преобразованном виде, выходя за пределы объекта описания, становится элементом системы научно-справочного аппарата. Описание выступает средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе, единице хранения, фонде, архиве, Архивном фонде России в целом; подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов.

Фрагмент текста работы:

Становление организации работы архивных служб в РФ

Документы, созданные в процессе деятельности граждан и организаций, отражают исторический процесс и запечатлевают различные стороны человеческой жизни в сферах производства, политики, науки, культуры и др.
Информация, содержащаяся в данных документах, выступает в качестве документальной памяти о прошлом народа и обладает исторической ценностью. Документы, исполненные делопроизводством, в зависимости от их ценности либо хранятся в архивах организаций установленные сроки и уничтожаются, либо относятся к Архивному фонду РФ и передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
Документы, включенные в Архивный фонд РФ, относятся к культурным ценностям. Таким образом, архивы были (и остаются) теми учреждениями, одной из задач которых являлось формирование культурного наследия общества посредством сохранения архивных документов.
История регулирования архивного дела началась еще в далеком прошлом. Большинство исследователей ведет ее с 1720 г., когда при Петре I был утвержден Генеральный регламент. В этом акте устанавливались основные принципы регистрации, классификации и описания документов. По истечении установленных сроков дела подлежали обязательной сдаче в архив.
Некоторые авторы стараются «копнуть глубже» историю зарождения правил хранения документов, связывая ее с «Царским архивом» Ивана Грозного или еще более ранними периодами.
Однако, исторические (государственные) архивы в России появились не так давно по сравнению со всей историей государства. На всем протяжении истории к использованию документов подходили чисто утилитарно, а в организации архивного дела были сильны ведомственные подходы.
Судьба документов государственной важности зачастую зависела от нужд ведомств и учреждений, и слабо контролировалась государством. «Ненужные» документы уничтожались. Ситуация изменилась в начале XX века. С приходом к власти большевиков архивы перешли под сильный политический контроль.
Именно этот контроль помог заложить основы централизованной системы архивного хранения. С 1917 г. ведомственное хранение не ушло в прошлое, оно лишь приобрело новые формы и задачи. Исторический анализ позволяет понять, что качественное комплектование государственных и муниципальных архивов зависит напрямую от сохранности документов в ведомственных архивах. Кроме того, в советский период складывались архивные фонды, которые в последующем вошли в состав Архивного фонда РФ. Поэтому авторы пособия сочли необходимым начать изложение материала с освещения исторических аспектов отечественного архивного строительства и избрать отправной точкой 1917 год. Настоящее пособие хронологически охватывает период с 1917 г. по 1996 г (образование Федеральной архивной службы России).
С 1968 года в архивной отрасли развернулась активная работа в сфере научно-методического обеспечения процессов усовершенствования описей. Однако, это способствовало проработке вопроса о разработке методических указаний и рекомендаций по работе с историческими формами документации категории архивного учета. Не основе научных статей, посвященных данной теме достаточно сложно построить методику усовершенствования, переработки и приведения рассматриваемого вида документации к принятым в современном архивном деле формам архивной описи .
Не способствовали решению этой проблеме методические рекомендации «Методы описания документной информации» , разработанные в 1986 г. ВНИИДАД и соответствовавшие нормативно-методической литературе указанного периода времени.