Реферат на тему Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.Сущность делопроизводства. 4

2. Систем автоматизации делопроизводства предприятия. 6

3. Автоматизация процесса документооборота. 9

4. Электронный документооборот. 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 17

Введение:

Актуальность. Работа
каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров,
соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования,
надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО
и автоматизируют операции с документами.

Работа с документацией
занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги
сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание
процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления
и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество
проблем.

В современной организации
системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом
ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности
коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных
учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи
внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с
населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также
используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система
электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Цель данного реферата
изучить системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Задачи реферата:

— определить сущность
делопроизводства;

— изучить системы
автоматизации делопроизводства предприятия;

— рассмотреть
автоматизацию процесса документооборота;

— изучить электронный
документооборот.

Заключение:

Работу сервиса для
автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость,
масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав,
уровень техподдержки.

В любом случае
автоматизация делопроизводства поможет компании:

· упростить бизнес-процессы,
автоматизировать операции с файлами,

· ускорить обработку больших массивов
данных,

· своевременно передавать документы
контрагентам,

· снизить трудозатраты, освободить время
сотрудников для более актуальных задач,

· минимизировать человеческий фактор, как
следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,

· экономить на печати, почтовых и курьерских
услугах, содержании архива,

· оперативно представлять документы в
контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и
их моментальной выгрузке,

· отслеживать документооборот —
контролировать действия, исполнение, сроки,

· получать доступ к файлам из любого места и
в удобное время.

Кроме того, автоматизация
процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает
корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный
документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить
бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения
конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов.

Фрагмент текста работы:

1.Сущность делопроизводства Функционирование любой организации
связано с работой с документами. Управление, планирование, основная
деятельность, взаимодействие с клиентами, партнёрами и контролирующими органами
— во всех случаях информация фиксируется в документах. Налаженная система
делопроизводства позволяет организации сосредоточиться на основной
деятельности. В организации делопроизводства есть несколько важных аспектов.
Раскроем их подробнее.

Особенности делопроизводства
как системы.

Делопроизводство —
это деятельность по созданию, обороту, использованию и хранению
документов. Для эффективной работы документы необходимо регистрировать,
систематизировать, контролировать исполнение поручений, а после исполнения
сдавать на хранение в архив, причём срок хранения для документов разных
категорий различается. Очевидно, что правильная организация делопроизводства
влияет на эффективность работы всей организации. [1]

Важно понимать,
что делопроизводство — это именно система работы с
документами, каждый из элементов которой решает свои задачи и обеспечивает
требуемый конечный результат.

Система делопроизводства
подразумевает, что:

— за обработку документов
на разных этапах отвечают определённые сотрудники;

— существует и налажена
система учёта документов;

— функционирует
документооборот, то есть обмен документами между сотрудниками;

— продумана и
организована система поиска документов;

— создан и организован
архив, куда помещаются исполненные документы.

Организация делопроизводства

Первый шаг создания
системы делопроизводства — назначение сотрудника, который будет отвечать за
организацию делопроизводства. Как правило, в небольших организациях эту работу
выполняет секретарь, в крупных компаниях для этого создают специальный отдел.

Одновременно необходимо
разработать инструкции по работе с документами, в которых определяют процессы и
процедуры работы с документами, начиная от их создания и регистрации до
передачи в архив. Такие инструкции утверждаются приказом руководителя и обязательны
для выполнения всеми сотрудниками организации.

Следующий этап
организации делопроизводства — разработка номенклатуры дел. Она необходима для
систематизации документов, что в свою очередь важно для быстрого и точного
поиска нужного документа. Ещё одна функция номенклатуры дел — установление
сроков хранения документов. К разработке номенклатуры целесообразно подключить
все структурные подразделения организации, чтобы в ней была отражена специфика
их деятельности.

Создать эффективную
систему делопроизводства — сложная задача. Как правило, сразу учесть
все нюансы не удаётся, поэтому составляют временную Инструкцию по
делопроизводству, а по мере накопления опыта её корректируют и уточняют.

Использование систем
электронного документооборота (ЭДО) кардинально
упрощает отладку делопроизводства. Программы ЭДО уже «из коробки» имеют
необходимые шаблоны для документов и содержат номенклатуру дел. Это даёт
возможность не теряя времени внедрить систему делопроизводства и при
необходимости быстро адаптировать её к нуждам организации Выбирая систему ЭДО
следует обратить внимание на возможность её интеграции с другими используемыми
в организации программами. Большим преимуществом программы ЭДО для
реализации системы делопроизводства является возможность расширять её
функционал с помощью различных подключаемых модулей.