Реферат на тему Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях ликвидации учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето — осень 1991 г.).

Содержание:

Введение 3
1. Организация ведомственного хранения документов в СССР 4
2. Отрасли ведомственных архивов 8
3. Проблемы организации работы ведомственных архивов и предложения по устранению 14
Заключение 21
Список использованной литературы 22

Введение:

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить — каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов. Когда распался СССР то также надо было думать об ведомственных архивах, что с ними станет, и как они будут сохранятся в будущем.
Целью работы является изучение российского ведомственного хранения документов в Российской Федерации со времен СССР.
На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:
— изучить организацию ведомственного хранения в СССР, а особенно в период распада;
— рассмотреть отрасли ведомственных архивов;
— изучить проблемы организации работы ведомственных архивов и предложения по устранению.

Заключение:

Сейчас Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) — ведомственный архив Российской Федерации, в котором хранятся документы различных штабов и управлений, объединений и соединений, частей, учреждений и военно-учебных заведений Министерства обороны.
Ведомственные архивы оказались представленными текущими архивами собственно федеральных органов государственной власти, текущими архивами их территориальных органов и подведомственных организаций, а также специализированными отраслевыми ведомственными фондами с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.
В целях совершенствования нормативно-правовой базы отрасли «Основы законодательства Российской Федерации об архивном деле в Российской Федерации и архивах» Росархив разработал «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», куда были включены принципиально важные технологические нормы, имеющие законодательный характер.
Противоречия и пробелы, которые сформировались во времена распада СССР, имевшиеся в законодательстве об архивном деле, привели к необходимости разработки проекта федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон позволил «встроить» архивное дело в правовые взаимоотношения всех юридических лиц с государством, достаточно четко очерчивая их права и обязанности в этой области с учетом уже действующих федеральных законов, где в той или иной степени имеются сюжеты, касающиеся архивных документов.

Фрагмент текста работы:

1. Организация ведомственного хранения документов в СССР

Ведомственный архив-архив, находящийся в непосредственном ведении ведомства, в котором хранятся ведомственные архивные документы перед передачей в государственный архив. В зависимости от объема хранимых документов он создается как самостоятельная структурная единица Департамента или как единица в рамках службы поддержки документации Департамента.
Задачи ведомственных архивов:
— приобретение документов, оформление документов;
— учет и сохранность документов;
— создание документов научно-справочного аппарата;
— использование архивных документов;
— оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Департамента в работе с документами;
— подготовка и передача документов в государственный архив по окончании их хранения в ведомственном архиве.
В зависимости от компетенции Департамента могут создаваться следующие ведомственные архивы:
— центральный архив федерального органа или органа власти субъекта, хранящий документы органа власти, документы организаций прямого подчинения и других организаций, включенных в перечень источников комплектования архива, утвержденный руководством органа [7, c. 123];
— центральный отраслевой архив, в котором хранятся документы всех организаций, отнесенных к определенному филиалу, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;
— совместный архив, осуществляющий хранение документов не сколько организаций отрасли, связанных по подчиненности или аналогичных по профилю деятельности;
— архив организации, в котором хранятся документы только организации и ее предшественников.
В зависимости от состава хранимой документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажном, научно-техническом, аудиовизуальном, электронном. Преобладают общие ведомственные архивы.
Ведомственные архивы являются первым этапом хранения архивных документов. По окончании срока хранения они находятся в государственных архивах. Исследовательские и другие организации и предприятия, входящие в систему Росархива, обеспечивают разработку научных и теоретических проблем архивного дела и их реализацию в жизни. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документологии и архивов (ВНИИДАД), разработки которого используются на практике в архивах России.
В дореволюционный период в ведомствах и учреждениях России на правах их структурных частей существовало несколько десятков тысяч архивов, в которых постоянно хранились исторически сложившиеся комплексы документов, дополняющих вновь сформированные материалы. Постановление о конфликте в СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивных дел в Российской Федерации» и от 31 марта 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных файлов», фактическое игнорирование требований последнего о пятилетнем сроке хранения документа в советских учреждениях (указ больше не вступил в силу 28 января 1929 г. с введением «Положения об управлении архивами РСФСР», нечеткость формулировки которого в свою очередь породила широкое разнообразие толкований на практике) способствовало возрождению в СССР ведомственных тенденций в области архивного строительства. Принцип полного отчуждения от ГАФ значительных комплектов документов был закреплен в организации и деятельности архивов в системах внешнеполитических и оборонных ведомств, в органах внутренних дел, спецслужбах и ряде других государственных органов. Сильные агентства, фактически владеющие, распоряжающиеся и использующие документы, хранящиеся в отдельных отраслях, стали их законными владельцами; архивы действуют независимо от архивов государственного управления.
Ко времени ликвидации союзных учреждений осенью 1991 года, согласно «Положению о государственном архивном фонде СССР» 1980 года, право постоянного (государственного) хранения архивных документов официально принадлежало отраслевым государственным фондам, а также Министерство иностранных дел, музеи и библиотеки Министерства культуры СССР, Академии наук СССР и Академии наук союзных республик [2, c. 45].
В начале 90-х годов в Российской Федерации насчитывалось около 940 сводных ведомственных архивов, в которых было сосредоточено примерно 21 миллион дел за этот период, проблема сохранения и использования документов на ведомственном уровне чрезвычайно остро встала из-за разрушения Союза структуры управления. Огромные документальные комплексы часто оставались без присмотра. Поэтому Правительством РСФСР 14 ноября 1991 года был издан приказ об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств СССР.
Реформы привели к тому, что отношения между министерствами и ведомствами, предприятиями и учреждениями резко изменились. Административные и командные отношения ушли в прошлое, появилось много неправительственных организаций. Создание ведомственных архивных служб, которые могли бы опираться на объединенные архивы, стало практически невозможным. Угроза потери документов, особенно кадровых документов, возросла. Который накоплен только в учреждениях-источниках приобретения архивов России более 70 миллионов дел. За 1992-1993 гг. По неполным данным только на районном уровне, более 50 тысяч таких случаев были убиты. В этих условиях объединенные архивы представляли собой эффективную форму хранения кадровых документов.
По инициативе Росархива правительство Российской Федерации издало распоряжение от 23 апреля 1992 года, в котором оно рекомендовало органам исполнительной власти рассмотреть вопрос о создании архивов для хранения документов о персонале. Во время выполнения такого приказа такие архивы были созданы во многих регионах. Сеть таких архивов в России развивалась довольно быстро: в 1986 году их было 128, а в 1992 году — уже 250. В течение 1992 — 1993 гг. В республиках, краях и областях, представляющих 61 субъект Федерации, создано 705 таких архивов. из которых 94% поступили на бюджетное финансирование. В них сосредоточено более 2,2 миллиона случаев [4, c. 95].
За время существования России как независимого государства произошло несколько полных перестроек в структуре федеральных органов. Это, естественно, сказалось на сохранности документов и архивов организаций.
Сложившаяся ситуация чрезвычайно обострила накопившиеся за годы проблемы ведомственного хранилища и породила новые: нехватка места, скопление архивов, сокращение числа штатных сотрудников.
В последние годы многие министерства и ведомства потеряли подчиненную сеть в той же форме: «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но тем не менее многие федеральные органы осуществляют отраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают списки документов с датой истечения срока действия, примерную номенклатуру дел, проводят проверки для обеспечения сохранности документов. В последние годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, организации документов, передаче их на постоянное хранение.
Появились новые формы хранения архивных документов: Депозитарное хранение-хранение документов органами и организациями в сроки, установленные на основании договора с архивными учреждениями.
История создания ведомственных архивов показывает, что их появление обусловлено объективными потребностями общества в сохранности архивных документов до поступления на вечное хранение. Многолетняя практика показала возможность существования ряда промежуточных архивов в российских условиях.