Реферат на тему Понятие о документах и документировании. Свойства, функции и классификация документов.

Содержание:

Введение. 3

Документы и
документирование: вопросы теории. 4

Функции документов и
их классификация. 11

Практические аспекты
документирования. 15

Заключение. 21

Список
использованной литературы.. 23

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество
характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую
играет информация в наше время. Способность ее распространяться при
использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные
потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира.
Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в
социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность
деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации
и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в
бытовой и деловой сферах.

Формирование названных навыков, как представляется, –
одна из задач обучения, приобретения теоретических знаний и практических
умений.

Целью данной работы является изучение понятия,
свойства, функции и классификации документов, а также основ документирования.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие
задачи:

— рассмотреть понятие документа и документирования;

— изучить функции документов и их классификацию;

— охарактеризовать практические аспекты
документирования.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, в
котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, трех
глав, в которых раскрывается сущность рассматриваемого  в данной работе вопроса, заключения, в
котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит
перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

В заключение данной работы, на основании заявленной
цели и поставленных задач, сделаем краткие выводы.

Деятельность любой организации
невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и
распространения информации. При этом информация все чаще принимает
фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документ, документированная информация —
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию
появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом
аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на
материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и
передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы —
от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи,
фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения
лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители
информации — сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки
(фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных
носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания
и оформления документов.

Документирование —
это создание документа с использованием различных методов, способов и средств
фиксирования информации на материальном носителе. Документирование может осуществляться
на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с
использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные
диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование
является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документирование, т.е. процесс
создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и
юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В
связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный
документ.

Документ
личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей.

Официальный
документ — это
документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает
необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что
означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в
нем информации.

Юридическая сила официального
документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован
непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов
управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных
лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою
деятельность.

В рамках данной работы также были
рассмотрены функции документов и их классификация.

Фрагмент текста работы:

Документы и документирование: вопросы теории Взаимодействие и в той, и в другой осуществляется с
использованием устной и письменной речи, однако официальный характер отношений
предполагает необходимость фиксации (записи) информации, что предотвращает
возможность ее утраты, искажения, недонесения до адресата. Результатом,
собственно каналом передачи информации становится документ – «зафиксированная
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать»[1].
Таким образом, деловая коммуникация может рассматриваться как по преимуществу
вербальное общение в письменной форме.

Документ как носитель информации в современных
условиях выступает в качестве непременного элемента внутренней организации
любого учреждения, предприятия, обеспечивая и взаимодействие между его
подразделениями и отдельными сотрудниками, и общение с другими предприятиями,
властными структурами. Обязательность документирования информации обозначена в
законодательных актах РФ, в том числе в федеральном законе «Об информации,
информационных технологиях и защите информации»[2] и
различных нормативных документах.

Организация документного общения предполагает
необходимость владения знаниями в области документирования и делопроизводства,
навыками создания документов и их оптимального использования в деловой сфере.

История документирования (создания документов)
насчитывает много веков, в течение которых появлялись, трансформировались и
уходили в прошлое различные виды документов, изменялось их оформление, закреплялись
традиции организации работы с документами в законодательных и нормативных
актах, изменялся язык документа.

Современное состояние организации работы с документами
характеризуется разработанностью законодательной базы, определяющей требования
к работе с документами, реализацией методов унификации и стандартизации в сфере
документирования и делопроизводства.

Унификация рассматривается как приведение чего-либо к
единообразной системе или форме. В применении к документам можно говорить о
четырех направлениях унификации (рис. 1). Рис. 1. Направления унификации Отметим, что любая область исследования может быть
признана таковой, если определен объект изучения, методы, используемые для его
изучения, и термины, необходимые для описания объекта и особенностей его
функционирования.

Образуя существенный пласт в лексической системе
языка, термины выполняют не только номинативную, но и дефинитивную функцию,
поскольку определяют понятия, характерные для определенной области знания[3].

Владение терминосистемой необходимо для осуществления
коммуникации, поскольку это во многом определяет не только степень адекватности
понимания информации, но и формирование положительного имиджа партнеров по
общению.

Терминология делопроизводственной сферы формируется
уже с Х в., который часто рассматривают как время зарождения делопроизводства и
обогащается, кодифицируется в следующие периоды развития процессов и процедур
работы с документами. [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013
СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.:
Стандартинформ, 2019. [2] Федеральный закон
от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных
технологиях и защите информации». [3] Левковская, К.А.
Теория слова, принципы ее построения и аспекты изучения лексического материала
[Текст] / К. А. Левковская. — 2-е изд., стер. — Москва: КомКнига : URSS, 2015.
– 295 с.