Реферат на тему Понятие и признаки электронного документа, правовое регулирование в сфере электронного документооборота.

Содержание:

Введение 4

1. Теоретические основы электронного документа 5

2. Основные характеристики электронного документооборота 8

Заключение 10

Список литературы 11

Введение:

В настоящее время понятие «электронный документооборот» все чаще и чаще встречается в повседневной жизни. Такова реальность современного мира, с которой сталкивается практически каждый человек. Сюда относятся и компьютерные сети, и электронная почта, и информационные ресурсы – и это отнюдь не весь список технических средств, участвующих в электронном процессе обмена данными.

Сейчас электронный документооборот вошел в бизнес-сферу и получил большое распространение, новейшие технические инструменты помогают быстро и эффективно осуществлять управленческий процесс. Появление электронных документов вызвало необходимость создания новых технологий и нормативной базы работы с этими документами в управлении, делопроизводстве, архивном деле. Очевидно, что решению практических вопросов должно предшествовать теоретическое осмысление этого нового типа документов, определение понятия «электронный документ», изучение и описание свойств этих документов с позиций документоведения.

Также для этого процесса было создано программное обеспечение, для обработки управленческих документов. Наиболее подходящее программное обеспечение для электронного обмена данными – это обеспечение класса «системы управления деловыми процессами» и «система управления документами».

Цель работы – рассмотреть понятие, признаки электронного документа, а также нормативно-правовое регулирования в сфере электронного документооборота в РФ.

Задачи работы:

1. Изучить теоретические основы электронного документа.

2. Привести основные характеристики электронного документооборота.

 

Заключение:

Электронный документ – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Электронные документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, фактически приравниваются к ним.

Любой электронный документ должен соответствовать следующим условиям: быть созданным, обрабатываться, храниться и передаваться с использованием программных и технических средств; иметь установленную законом структуру и включать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; иметь понятную для восприятия человеком форму представления.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Главной сложностью электронного документооборота является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа – электронная подпись.

Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов – проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Итак, электронный документ получает все большее и большее распространение. Это обусловлено развитием информационных технологий, которые предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, а также принуждают модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические основы электронного документа

Электронный документооборот представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Термин электронного документа (ЭД) представлен в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» .

В п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» дается следующее определение данного понятия: «электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации» .

Согласно п. 1.6.1 Решения Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 N 110 «Об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии» под электронным документом понимается «документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде» .

В п. 3.1 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» говорится о том, что «электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме» .

Итак, документ в электронном виде и изначально электронный документ – не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором – изначально создаётся в форме электронного документа.

При обмене электронными документами очень важным является создание электронной цифровой подписи (ЭЦП).

ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, предназначающийся для определения источника данных и защиты документа от подделки [9].

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Закон об электронной подписи) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .

Различия между цифровой и собственноручной подписями представим в таблице 1.

Таблица 1 – Различия между цифровой и собственноручной подписями