Реферат на тему Подготовка деловых встреч, собраний, совещаний.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ХАРАКТЕРИСТИКА ПОНЯТИЙ «ДЕЛОВАЯ ВСТРЕЧА», «СОБРАНИЕ», «СОВЕЩАНИЕ» 4
2. ЭТИКЕТ И ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ 6
3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОБЩИХ СОБРАНИЙ 10
4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 22

Введение:

Настоящая работа посвящена изучению теоретических аспектов понятий «деловая встреча», «собрание», «совещание» и их подготовки.
Актуальность данной работы обусловлена, прежде всего, современной научной гуманитарной парадигмой – антропоцентрической и, в частности, устойчивым интересом современной науки к человеку и роли изучаемых объектов для человека.
Объектом изучения в данной работе является деловое общение.
Предмет исследования – особенности «деловой встречи», «собрания», «совещания».
Целью работы является выявление особенностей «деловой встречи», «собрания», «совещания», их подготовки и организации.
Для достижения поставленной цели представляется необходимым решение комплекса задач:
1. Изучить понятия «деловая встреча», «собрание», «совещание»;
2. Рассмотреть этикет и подготовку деловых встреч;
3. Описать порядок подготовки и проведения общих собраний;
4. Сделать обзор организации и проведения деловых совещаний.
Методы исследования определены спецификой исследования. Для решения поставленных задач в работе были использованы: общенаучный метод сбора информации; методы анализа, обобщения и интерпретации.
Степень изученности: на сегодняшний день проведен ряд исследований, касающихся подготовки деловых встреч, собраний и совещаний. В данной работе мы опирались, прежде всего, на исследования следующих авторов: О.А. Бабаевой, Л.А. Введенской, Н.И. Формановской.
Структура работы определяется целью и задачами. Работа состоит из введения, основной части, состоящей из четырех частей, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

В данной работе мы выполнили все задачи, поставленные во введении:
1. Изучили понятия «деловая встреча», «собрание», «совещание»;
2. Рассмотрели этикет и подготовку деловых встреч;
3. Описали порядок подготовки и проведения общих собраний;
4. Сделали обзор организации и проведения деловых совещаний.
Изучив понятия и источники гражданского права, мы пришли к следующим выводам.
1. Сам успех деловых встреч, собраний и совещаний зависит от тщательности их предварительной подготовки. Процесс подготовки подразделяют на два тесно взаимосвязанных этапа: организационный и содержательный.
Плохая организация может привести деловые встречи, собрания и совещания к осложнениям и даже к срыву.
2. Организационная подготовка деловых встреч, собраний и совещаний — это:
— определение места и времени встречи;
— формирование делегации и назначение ее главы.
3. При содержательной подготовке нужно:
— провести анализ проблемы и оценить ситуацию, а также проанализировать интересы, как свои, так и партнера;
— согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с теми. кто будет задействован в выполнении возможных договоренностей ( смежные организации), т.е. провести « внутренние переговоры»;
— проработать несколько возможных вариантов решения, чтобы во время переговоров не принимать скоропалительных решений при изменившейся ситуации;
— разработать целостные и не противоречащие друг другу предложения.
— подготовить инструкции участникам (выработать общее направление действий) и подобрать необходимые документы (законодательные нормы, нормы налоговых отчислений, справочные материалы по ценам.).
4. Самое главное, чтобы подобное совещание было продуктивно. Обязанность ведущего совещание продумать повестку дня так, чтобы люди не тратили попусту время. Если выгода от проведенного совещания будет меньше, чем на него было потрачено, то цена такого совещания не оправдана и его не нужно было проводить.

Фрагмент текста работы:

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ПОНЯТИЙ «ДЕЛОВАЯ ВСТРЕЧА», «СОБРАНИЕ», «СОВЕЩАНИЕ»

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе – протоколе собрания.
В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго определенное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.
Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.
В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.
При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо :
1. Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.
2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.
3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.
4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5-7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.
5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10-15 %.
6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.
7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.