Содержание:

Введение. 1

1. Виды машиночитаемых и аудиовизуальных документов. 1

2. Учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов,
состав фиксируемых сведений. 1

Заключение. 1

Список использованных источников. 1

Введение:

Сегодня существует много
разных способов представить информацию. Многие из этих методов включают в себя
различные аудиовизуальные и мультимедийные компоненты. Презентация отчета,
учебная программа, анимационная реклама, виртуальное путешествие по зданию или
вокруг него — вот небольшой список мультимедийных средств передачи данных.

Диапазон аудиовизуальных
инструментов, используемых для этого, очень широк — компьютерная 2D и 3D
графика, фотография, анимация, видео, музыка, звук, специальные звуковые
эффекты и т. д. Индивидуальные презентации для Интернета становятся все более
заметными, что отражается на корпоративных сайтах ведущих компаний в различных
областях.

Мультимедиа — это
современная компьютерная информационная технология, которая позволяет
объединять различные компоненты аудиовизуальных документов в единую
информационную среду. В настоящее время это одна из самых перспективных и
популярных областей компьютерных наук, целью которой является создание продукта,
сочетающего синтез изображений, текста и данных с интерактивным звуком, видео,
анимацией и другими звуковыми и визуальными эффектами.

Подобные документы
требуют отдельной формы учета и правильности выдачи таких документов
пользователю.

Этим и выражена актуальность
рассматриваемой темы, а именно особенности учета машиночитаемых и
аудиовизуальных документов, состав фиксируемых сведений.

Заключение:

Анализируя материал,
изложенный в работе, можно сделать ряд выводов.

На сегодняшний день
аудиовизуальные документы играют огромную роль и современное общество не мыслит
своего существования без звукозаписи, кинематографа и телевидения, как массовых
коммуникативных средств общения, политическая, социальная, культурная и
историческая ценность которых неоспорима. Помимо этого необходимо учитывать
значимость влияния аудиовизуальной информации на общественное мнение, её роль в
популяризации информационных процессов.

Из вышесказанного
вытекает ряд проблем, связанных с учетом и хранением таких документов:

− трудности в соблюдении
условий хранения технотронных документов, в связи с их спецификой;

− для работы с
технотронными документами требуется обучение сотрудников;

− технотронные документы
недолговечные, ломкие;

− для разных организаций
(в зависимости от организационно-правовой формы, видового состава хранимых
документов, сроков хранения) условия обеспечения сохранности будут разные, то
есть следует рассматривать отдельно конкретную ситуацию.

Условия хранения
технотронных документов специфичны, особенно сложно соблюдать световой и
температурно-влажностные режимы для каждого отдельного вида документов, однако
на практике это осуществляется очень редко из-за нехватки средств, незнания или
нежелания руководства организации вкладывать денежные ресурсы в архивное
хранение документов. Проблемы возникают также вследствие нехватки опыта работы
с электронными документами. В России он составляет всего около 20 лет.

Появляются сложности и с
правовыми аспектами: право владения, интеллектуальной собственности, защита от
несанкционированного доступа, авторское право, защита персональных данных. В
России лишь некоторые из организаций имеют подобие архива электронных
документов. В нашей стране только начинается рассмотрение возможности
комплектования электронными документами на постоянной основе.

Для решения проблем
хранения и учета таких документов необходимо:

− выделять дополнительные
средства на архивное оборудование, покупку предметов и документов;

− уделить внимание
соблюдению санитарно-гигиенических условий (проведение проверок).

Фрагмент текста работы:

1. Виды
машиночитаемых и аудиовизуальных документов

Машиночитаемый документ (МЧД) — это
документ, который имеет свойство автоматического считывания информации, которая
размещена на этом документе. Формирование МЧД осуществляется с помощью
компьютерных технологий при использовании машинных носителей разных видов:
гибких магнитных дисков, магнитных лент, магнитооптических дисков и т. д. В
форме МЧД обычно осуществляется хранение такой информации как,  программы для информационных технологий,
документация и данных, полученные в результате программных обработок.

МЧД может состоять из одного или
нескольких файлов, логически и информационных взаимосвязанных. МЧД можно разместить
на один или несколько машинных носителей. Несколько машинных документов могут быть
размещены  на одном машинном носителе.

Для машиночитаемых документов и
машинограмм разработан комплекс обязательных реквизитов и порядок их размещения.
В состав обязательных реквизитов включены:

— код документа;

— наименование организации, которая
создала документ;

— местонахождение организации, которая
создала документ или почтовый адрес;

— код формы документа;

— название документа;

— дата изготовления документа;

— код лица, которое является
ответственным за правильность подготовки документа (ГОСТ 6.10.4-84) [2].

Код и наименование организации —
создателя машиночитаемого документа или машинограмм определяются с помощью
классификатора предприятий и организаций. Реквизит "Местонахождение
организации — создателя документа" должен быть указан в следующем виде:
код населенного пункта, где находится организация — создатель машиночитаемого
документа или машинограммы в соответствии с классификатором обозначений
объектов административно-территориального деления и наименование населенного
пункта.

Код и название формы документа должны
быть зарегистрированы в соответствии с действующими классификациями документов
управления.

Аудиовизуальные документы играют
важную роль в различных областях человеческой деятельности. Документирование
коллекций источников и экспонатов в библиотеках, музеях и архивах, их
каталогизация и научное описание, автоматизация процессов поиска и хранения,
хранение информации о местонахождении источников, справочной информации,
организация работы ученых, не имеющих документов, кроме электронных копий и т. д.
вместе с электронными, в том числе аудиовизуальными документами неоценимы [4].

Аудиовизуальный документ — «документ,
содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой
требует применения соответствующего оборудования».

Определение в стандарте дополнено
примечанием о том, что в аудиовизуальном  документе может быть размещена текстовая
информация. Это значит, что  в аудиовизуальном
документе не просто размещена изобразительная и (или) звуковая информация, а
она является в нем главной и основной, а текст — дополнительной.

Существует несколько типов
аудиовизуальных документов:

— Фоновый документ — Аудиовизуальный
документ на ленте или диске с аудиоинформацией.

— Видео документ, видео фонограмма —
Аудиовизуальный документ на ленте или на носителе, который содержит информацию,
записанную с помощью видео аудио записи.