Реферат на тему Основные этапы автоматизации ДОУ

Содержание:

Введение 3

1 Сущность автоматизации документационного обеспечения управления 4

2 Ретроспективный анализ процесса автоматизации документационного обеспечения управления 9

3 Автоматизация документационного обеспечения управления на современном этапе в России 14

Заключение 19

Список использованных источников 20

Введение:

При стремительном продвижении информатизации общества и рыночных отношений правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет конкурентоспособность абсолютно каждой организации. Ни для кого не секрет, что документальное обеспечение руководства является чрезвычайно важным аспектом управления и принятия управленческих решений, что в значительной степени влияет на эффективность и качество управления. Для достижения экономической стабильности, прежде всего, очень важно качество информации, которое зависит не только от ее количества, но и, что самое главное, от скорости внедрения, стоимости и сложности. Поэтому в современных условиях очень важно улучшить документооборот для повышения эффективности деятельности. Для любой организации крайне важно постоянно модернизировать механизм управления документооборотом, поскольку это напрямую влияет на качество управленческих решений.

Статистика утверждает, что наибольшие экономические выгоды достигаются за счет централизованной системы учета, то есть при концентрации всех регистрационных операций в одном месте концентрация учета документов создает все условия для их единовременной регистрации и механизации отдельных операций. Немаловажное значение сегодня имеет уделение внимания механизации и автоматизации офисных процессов.

Цель работы – изучить этапы автоматизации ДОУ.

Задачи работы:

— изучить сущность автоматизации ДОУ;

— провести ретроспективный анализ процесса автоматизации ДОУ;

— проанализировать автоматизацию ДОУ на современном этапе в России.

 

Заключение:

В значительной степени эффективность управленческих документов оказывает влияние на успех процесса управления. Поэтому необходимо усовершенствовать метод и форму обработки документов.

Поэтому, в широком смысле, под автоматизацией понимается использование автоматического оборудования, которое работает по заданной программе и полностью или частично заменяет человека в любой сфере деятельности.

Система автоматизации поддержки документооборота должна рассматриваться как любая система автоматизации, предназначенная для решения задач документооборота, организаций по управлению документами и обработки документов, независимо от того, являются ли объектом автоматизации национальные органы власти, торговые компании, коммерческие банки или другие организации. Важно, чтобы управление такой организацией осуществлялось в соответствии с требованиями нормативных актов и методического поведения.

Создание общей системы автоматизации для поддержки файлов руководства предполагает разработку системы автоматизации для конкретной организации с самого начала с участием персонала-программиста. В то же время функции такой организации максимально учтены, что делает новую систему простой в использовании.

Однако следует отметить, что такого рода процесс программирования будет иметь ряд недостатков: он дорогой и отнимает много времени, а иногда может быть утрачена тенденция к управляемости, из-за чего, потратив много материальных и человеческих ресурсов, процесс программирования будет иметь несколько недостатков: он это дорого и отнимает много времени, и иногда тенденция к управляемости может быть утрачена.

 

Фрагмент текста работы:

1 СУЩНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

До сих пор невозможно представить предприятие без компьютерных технологий, поскольку всеобщая компьютеризация и развитие информационных технологий стали частью современной общественной жизни. Поэтому организация использует все больше документов не на бумажных, а на электронных носителях. Во время появления персональных компьютеров уже было необходимо внедрять новые технологии и контролировать их распространение.

Информационная технология понимается как совокупность методов и инструментов, предназначенных для изменения атрибутов информации в рамках решения конкретной задачи или проблемы.

Актуальность классической системы совершенствования документооборота и управления файлами обусловлена необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации и снижения сложности их обработки. Исходя из этого, разрабатывается и внедряется в практику интегрированная система автоматизации документооборота, направленная на решение вышеуказанных задач путем создания единого информационного пространства организации, а также возможности предоставления сотрудникам служебной информации.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это отрасль деятельности, которая отвечает за регистрацию и организацию работы с официальными документами. ДОУ определил концепции принципов и законов, которые предусматривают общие требования к записи, организации диссертационной деятельности и архивному сохранению во время осуществления управления с учетом используемых информационных технологий .

Автоматизация ДОУ позволит организации создать единую базу данных управления документами, к которой смогут получить доступ сотрудники организации, что повысит эффективность деятельности по управлению предприятием, поскольку автоматизация позволит быстро и эффективно использовать информацию в рабочих целях.

В автоматизированной файловой системе управления создается единое информационное пространство, где менеджеры могут обрабатывать входящие и исходящие письма, а также внутренние организационные и административные материалы. После завершения использования файла система либо архивирует его, либо записывает информацию об уничтожении или передаче файла.

Разработка и внедрение автоматизированной системы управленческого документооборота осуществляется способом, показанным на рисунке 1.

Рисунок 1 — Разработка и внедрение АСДОУ в организации

Начальные этапы создания АСДОУ являются наиболее важными, поскольку они требуют большого внимания. На первом этапе была проанализирована необходимость внедрения определенных компонентов деятельности, и была спроектирована структура будущей системы, то есть было изучено, как система будет работать, чтобы соответствовать всем предъявляемым к ней требованиям. Если на начальном этапе допущена ошибка, то нерешенные проблемы на последующих этапах могут привести к сбою в работе всей системы в целом .

Поэтому на этапе проектирования важно ориентироваться на функции, которые должна выполнять АСДОУ. Данные функции представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 — Функции АСДОУ

При выборе автоматизированной системы поддержки управленческих документов важно обратить внимание на перевод «традиционной» технологии обработки в электронный вид, и в то же время особое внимание следует уделить созданию автоматизированного архива, который позволяет управлять документами за прошедший период.