Реферат на тему Организация документооборота в области управления персоналом организации.

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ. 2

Введение. 3

1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНИЗАЦИИ.. 6

2. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ как основных документов, используемых в процессе
управления персоналом организации.. 11

3. Место распорядительных документов
в структуре управления персоналом организации.. 19

Заключение. 27

Список используемой литературы.. 28

Введение:

Актуальность данной работы
заключается в том, что в повышение качества управленческих
решений, с одной стороны, выступает в качестве важного фактора обеспечения
конкурентоспособности организации, а с другой стороны — зависит от уровня
организации документационного обеспечения управления. Управляемые объекты
зачастую представлены именно в документах, что ставит в зависимость возможность
эффективного функционирования системы от качества определения порядка
документирования и работы с документами[1].

Основы работы
в офисе используются в организации юридического лица любого типа. Это довольно
трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники
административного аппарата. В конце концов, один отдел занимается заполнением и
подачей документации, другой отвечает за своевременное перемещение этих
документов, а для третьих отделов эта информация является наглядным
руководством в повседневной работе.

При
составлении документов важно придерживаться норм особого делового стиля. Официально-деловым
стилем называется функциональный стиль речи, который выступает в качестве
средства общения, преимущественно в письменной форме в сфере деловых отношений,
как правило — в области права и менеджмента.

Организация
документооборота осуществляется в соответствии с общепринятыми общероссийскими
нормами: федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»[2],
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»[3], а
также Правилами делопроизводства[4],
в том числе в соответствии с образцовой инструкцией по ведению документации в
органах местного самоуправления. На основе этой инструкции каждое местное
правительство разрабатывает индивидуальную инструкцию.

В качестве
основного определяющего признака официально-делового текста выступает
предельная точность, которая не допускает инотолкований. Этот факт
обуславливает необходимость соблюдения стилистических норм русского
литературного языка. Особенно это касается распорядительных документов, от
качества проработки которых зависит деятельность организации в целом.

Характеризуя степень изученности проблемы, можно отметить, что в настоящее
время тема анализа распорядительных документов на соответствие требованиям
документооборота разработана достаточно. Период становления отечественной
системы делопроизводства в части подготовки распорядительных документов
детально описан в трудах отечественных исследователей.  Ф. Русанов[5]
составил первое в российской истории руководство по подготовке распорядительных
документов для присутственных мест, а Н. В. Варадинов[6]
— для «частных бумаг». Становление отечественной системы делопроизводства
описано в трудах К. Зосимского[7].

Вопросы оформления распорядительных
документов рассматривала А. Н. Сокова[8],  которая представила системный анализ
становления отечественного делопроизводства на протяжении трех столетий.

Л. М. Вялова проследила эволюцию
распорядительных документов в России[9],
А. В. Елпатьевский проанализировал распорядительные документе в работе кадровых
служб государственных предприятий[10].

Объектом исследования являются
распорядительные документы как основная разновидность документации,
используемая в области управления персоналом организации.

В качестве предмета работы выступает
организация документооборота в области управления персоналом организации.

Целью работы является анализ организации
документооборота в области управления персоналом организации.

Для
достижения данной цели поставлены и последовательно решены следующие задачи:

1. Изучить
особенности документооборота организации.

2. Рассмотреть
понятие и сущность распорядительных документов как основных документов,
используемых в процессе управления персоналом организации.

3. Определить место
распорядительных документов в структуре системы управления персоналом организации.

При написании
работы использованы методы анализа на стадии изучения теоретического материала,
синтеза при формулировке выводов.

Данная работа
состоит из введения, трех параграфов, каждый из которых направлен на решение
поставленных и обозначенных выше задач, заключения, списка использованных
источников. [1]Фионова Л.Р. Грамотное управление документами
— основа эффективного управления // Теория и практика общественного развития.
2014. №6. С. 115-119. [2] Федеральный закон от 27.07.2006
№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [3] ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [4] Приказ Росархива от 22.05.2019 №71
«Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах
местного самоуправления» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 №57023). [5] Русанов Ф. Канцелярский самоучитель или краткое
руководство к познанию делопроизводства присутственных мест с прибавлением форм
переписки и канцелярских документов. М., 1839. 186 с. [6] Варадинов Н.В. Делопроизводство
или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному
коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех
правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел с приложением к
оным образцов и форм. СПб.: С.П. Лоскутов, 1857. 342 с. [7] Зосимский К. Руководство к
изучению форм и порядка делопроизводства. СПб., 1855. 308 с. [8] Сокова А.Н. О создании русской
традиционной формы документа в делопроизводстве госучреждений XVIII-начала XX вв.// Труды ВНИИДАД. М., 1974. С.
206-236. [9] Вялова Л.М. К вопросу эволюции
формы управленческого документа (на примере документов центральных органов
управления дореволюционной России) // Массовые документы и проблемы
архивоведения. Сб. науч. тр. / Главархив СССР. ВНИИДАД. М., 1986. С. 140-154. [10] Елпатьевский А.В. Документирование
прохождения государственной службы в России XIX – начала XX веков // Труды ВНИИДАД. Т. 5. Ч.
1. М., 1974. С. 146-205.

Заключение:

Основным
документом, используемым в организации для управления персоналом является
распорядительный документ.

Распорядительный
документ органа управления предприятия обеспечивает выполнение поставленных
задач, в частности, он может касаться корректировки фондов, совершенствования
организационной структуры, методов выполнения основных видов деятельности
организации и многих других вопросов внутри предприятия, возникающих в процессе
производства.

Для
разработки табеля и альбома форм распорядительных документов необходимо
предварительно изучить применяемые компаниями всех форм собственности, в том
числе государственным учреждением формы распорядительных документов, с
соответствии с ГОСТ Р
7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», а также Правилами
делопроизводства, уточнить состав и вид форм
распорядительных документов, которые будут включены в табель и альбом. Далее
необходимо уточнить структуры табеля и альбома, оформить проекты табеля и
альбома, согласовать и в необходимых случаях уточнить проекты

Фрагмент текста работы:

1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНИЗАЦИИ В организации реализуются следующие
процессы управления документами:

1. Регистрация
документов, в том числе, создание новых документов на основе шаблонов входящих,
исходящих и внутренних документов;

2. Создание
и рассылка поручений по документам;

3. Исполнение,
контроль исполнения поручений;

4. Поиск
документов по реквизитам.

5. Потоковое
сканирование бумажных документов и помещение в Систему при регистрации
документов;

6. Формирование
отчетов по контролю исполнения документов, отчетов по согласованию документов,
а также статистических отчетов;

7. Формирование
печатных форм – регистрационно-контрольные карточки, листы резолюций, листы
согласований;

8. Автоматизация
процессов согласования:

9. Автоматизация
процессов архивного делопроизводства:

10. Формирование
и ведение номенклатуры дел;

11. Передача
дел из структурных подразделений АУП в архив.

12. Уничтожение
документов ;

13. Поиск
документов по реквизитам и формирование отчетов архива.

14. Автоматизация
процессов создания и выгрузки реестров почты;

15. Автоматизация
процессов обмена документами с филиалами в рамках подключения к
централизованной системы;

16. Автоматизация
процессов претензионно-исковой деятельности предприятия.

Для
оптимизации работы архивной и делопроизводственной служб в российских компаниях
может быть реализован проект по внедрению программного обеспечения «1С:
Документооборот 8 КОРП».

За
счет реализации проекта автоматизированы следующие функции:

1. Документооборот (ЕСМ):

2. Ведение номенклатуры дел

3. Ведение архивного делопроизводства

4. Учет и обработка входящей корреспонденции

5. Учет и обработка исходящей корреспонденции

6. Учет и обработка служебных заявок

7. Учет и обработка приказов и распоряжений

8. Учет и обработка проектной документации

9. Учет и обработка протокольных совещаний

10. Учет и обработка закупочной документации

11. Учет и обработка договоров

12. Учет и контроль исполнения поручений

13. Учет и хранение документов

14. Интеграция со смежными системами

15. СЭД Минкомсвязи России

16. ИСО (Информационная система по учету обращений граждан)

17. Партионная почта

18. Корпоративная шина данных

19. Независимый интегратор сделок

20. АИС УЗ (Автоматизированная система управления заказами)

21. ИС ЮЗЭДО (Информационная система юридически значимого электронного
документооборота»)

22. Мастер система орг-штатной структуры.

В первую категорию «Управление и
руководства» входят документы различного срока хранения.

Постоянно хранятся законы и иные
нормативные правовые акты (федерального, регионального и муниципального
уровней), поручения и документы по их выполнению, Устав учреждения, штатные
расписания, протоколы совещаний у начальника учреждения, протоколы собраний
трудового коллектива учреждения, документы ревизий (акты и справки),
свидетельства о государственной регистрации, постановке на налоговый и
статистический учет.

В течение одного года хранятся документы,
являющиеся основаниями к приказам. Срок хранения в 5 лет установлен для
приказов о дисциплинарных взысканиях, отпусках, командировках, переписки с
государственными органами, предприятиями и организациями, МУГИСО, переписки с
подведомственными организациями по вопросам государственной противопожарной
службы и кадров, проекты штатных расписаний учреждения, документы по и
разработке и изменению, документы о комплексных и тематических проверках работы
учреждения (справки, акты, заключения, представления, предписания, докладные
записки и др.), обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.),
документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению.

Наиболее длительный срок хранения в 75 лет
предусмотрен для приказов по личному составу и штатных расстановок
(штатно-списочного состава работников).

В части «Документационного обеспечения
управления и организации хранения документов» постоянно хранятся номенклатура
дел учреждения, инструкция по ведению делопроизводства, журнал регистрации
приказов по основной деятельности, журнал оттисков и слепков печатей, штампов,
факсимиле.

В течение 1 года после снятия с контроля
осуществляется хранения документов (докладных, служебных записок, сведений,
справок) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения.

Срок в 3 года установлен для журнала учета
посетителей, переписки об утверждении печатей и штампов, журнала учета выдачи
печатей и штампов.

В течение пяти лет хранятся переписка по
вопросам делопроизводства и архивного дела, журнал регистрации приказов о
дисциплинарных взысканиях, отпусках и командировках, журнал регистрации
входящих документов учреждения, журнал регистрации исходящих документов
учреждения.

Срок хранения в 75 лет установлен для
журнала регистрации приказов по личному составу.

В разделе «Планирование» номенклатуры дел
содержатся документы различного срока хранения: до миновения надобности
хранятся планы работы канцелярии, в течение 5 лет – переписка о ходе выполнения
целевых программ, в течение 10 лет – проекты целевых программ, документы по их
разработке, постоянно осуществляется хранение годового плана организационных
мероприятий.

Среди «Отчетности» также можно выделить
документы различного срока хранения: до миновения надобности – отчеты
подведомственных учреждений по работе с кадрами, в течение 5 лет – отчеты
канцелярии, постоянно – отчеты канцелярии о выполнении программ, планов.

Раздел «Кадровое обеспечение» номенклатуры
дел самый объемный. Постоянно хранятся акты приема-передачи при смене
начальников канцелярии, материалы конкурсной комиссии по замещению вакантных
должностей государственной службы, формированию кадрового резерва, документы
(планы, протоколы, заключения, заявления) по профилактике коррупционных и иных
правонарушений, а также комиссии по соблюдению требований к служебному
поведению работников и урегулирования конфликтов интересов.

Постоянно после замены новыми хранятся
Правила внутреннего трудового распорядка, а также локальные нормативные акты
(положения, инструкции). В течение 1 года хранятся графики проведения
аттестации, квалификационных экзаменов, график предоставления отпусков, 3 года
– документы (заявления, анкеты, копии личных документов, резюме и др.)
претендентов на замещение вакантных должностей, журнал учета выдачи служебных
удостоверений, переписка по воинскому учету работников, журнал учета отпусков,
журнал и карточки учета военнообязанных.

Срок хранения в 5 лет установлен для
документов (списков, ходатайств, представлений, характеристик, анкет) по
формированию кадрового резерва, документов (служебных заданий, отчетов,
переписок) о командировании сотрудников, документов по бронированию граждан,
пребывающих в запасе и ведению воинского учета, журналов учета выдачи
командировочных удостоверений, журналов учета работников, выбывающих в
служебные командировки из командирующих организаций, журналов учета работников,
прибывших в организацию, в которую они командированы, документов (переписки,
справок, расчетов, отчетов) о переподготовке, обучении, стажировке, повышении
квалификации, журналов регистрации листков нетрудоспособности, журналов
проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
ВСРФ, журналов учета стажа работников, имеющих право на получения процента
надбавки за выслугу лет, журнала учета служебных удостоверений, документов
(актов, справок) о проверке работы канцелярии, а также итоговых результатов,
сведений, ведомостей проведения аттестации, квалификационных экзаменов,
документов (представлений, положений, характеристик) об аттестации работников.

В течение 15 лет хранятся документы
(протоколы, заключения) аттестационных и квалификационных комиссий, 75 лет –
личные дела работников учреждения, личные карточки работников учреждения (форма
Т-2), акты приема-передачи личных дел работников учреждения, журналы приема,
перемещения (перевода), увольнения, журналы учета личных дел, личных карточек,
трудовых договоров работников учреждения, журнал учета движения трудовых книжек
и вкладышей к ним.