Реферат на тему Обзор публикаций отечественных авторов по вопросам использования стандартов хранения электронных документов в СЭД.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Электронный документооборот 5

2. Форматы электронных документов 7

3. Стандарты электронных документов 8

4. Способы хранения документов 8

5. Порядок передачи ЭД в электронный архив 11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 14

Введение:

Актуальность темы. Стремительное развитие новых технологий, развитие науки и техники помогло изменить жизнедеятельность человека в различных сферах. Много публикаций написано о пользе и вреде таких новых технологий. Но точно можно сказать, что без них мы уже не представляем свою жизнь и трудовую деятельность. Мы активно используем все эти новшества. Наверно одним из основных все-таки являются информационные технологии.

Двадцать первый век ‒ это век господства автоматизированных систем. Успешность практически каждого человека зависит от степени владения этими системами. Практически вся трудовая деятельность человека связана с компьютерными технологиями. Дети осваивают ее с раннего возраста с огромным удовольствием. И на протяжении всей жизни человек в своей деятельности использует эти сети. Причем возраст не влияет на степень влияния информационных технологий на нашу жизнь.

Информатизация обеспечивает переход общества от индустриального типа развития к информационному. Информационный рынок предоставляет потребителям все необходимые информационные продукты и услуги, а их производство обеспечивает индустрия информатики. Ее называют «информационной индустрия».

В своей трудовой деятельности на рабочих местах в обиходе находится огромное количество документации. Их количество просто невозможно сосчитать, такое количество создает определенные трудности в поиске, хранение. Поэтому процесс перевода многих документов в автоматизированный информативный формат является одним из актуальных .

Не существует компаний, которые не используют электронные системы. Это и автоматизированные рабочие места (АРМ), системы планирования ресурсов предприятия (ERP), системы управления взаимодействием с клиентами (CRM), информационные системы (ИС).

После появления возможностей по использованию информационной сети изменились принципы работы во многих организациях. Это особенно актуально сейчас, когда сбор большого количества людей не разрешено. А использование сетей позволяет большому количеству людей общаться, не будучи рядом с друг другом.

Благодаря новым возможностям работа с пользователями стала более продуктивной. Компании изменили свою структуру информационных технологий, распространили свои сети связи за пределы компаний, во внешние сети.

Нынешнее время требует нового подхода к работе, ее инструментариям. Сотрудникам для успешности необходимо иметь актуальную информацию и к тому же в нужный период времени. Например, поставщикам необходимо быстро и актуально наладить связи с покупателями и партнерами компании в реальном масштабе времени, а также наличия межсетевого интерфейса связи, информационных услуг и включения в глобальную сеть Интернет. Эта тенденция к осуществлению важнейших коммерческих операций через линии связи часто называют «электронной коммерцией» ‒ и она изменяет образ многих предприятий на рынке. В связи с этим особую актуальность приобретает тема данной работы.

Объект: электронный документ.

Предмет: хранение электронных документов в СЭД.

Цель данной работы – изучить использование стандартов хранения электронных документов в СЭД

Достижение данной цели предусматривает постановку ряда задач, таких как:

-рассмотреть основные понятия электронных документов;

— изучить достоинства и недостатки;

-изучить особенности использования стандартов хранения электронных документов в СЭД.

Заключение:

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

Есть четыре способа хранить электронные документы: внешние носители, облачный электронный архив, собственный электронный архив, программы электронного архива. Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Для хранения выбывших из оборота бумажных документов организации и предприниматели создают архив. То же самое нужно делать и для электронных документов – создавать электронный архив. Для этой цели используются различные программно-технические решения:

1. Специальное архивное программное обеспечение.

2. Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов.

3. Облачные продукты – решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги.

4. Материальные носители – флешки, диски и т.п.

Фрагмент текста работы:

1. Электронный документооборот

Переход на электронный документооборот начался в нашей стране сравнительно недавно, когда были утверждены первые нормативные и законодательные акты, предполагающие подготовку документов при помощи компьютерных технологий, применение электронной цифровой подписи при оформлении документов и осуществление обмена информацией в электронном виде. Однако за столь короткий в масштабе истории период уже сегодня можно констатировать существенные позитивные сдвиги и наблюдать значительные успехи в части построения взаимодействия организаций с такими контролирующими и проверяющими государственными организациями, как ИФНС, Банк России и др. Очевиден прогресс и в оказании ряда государственных услуг через соответствующие информационные ресурсы .

Отдельно стоит сказать о том, что переход на безбумажный документооборот становится все более масштабным в федеральных органах исполнительной власти, в муниципальных органах управления. Применение информационных технологий в этих сферах дает возможность работать с документами и информацией более динамично, эффективно решать вопросы внутреннего и внешнего взаимодействия.

Не остается в стороне и бизнес: все более популярными становятся ECM-системы, с помощью которых проще решать комплекс вопросов, связанных с повышением эффективности управления, созданием единого информационного пространства, гибким управлением процессами обработки документов.

Иначе говоря, в настоящее время документы активно создаются и используются в электронном виде, количество автоматизированных процедур увеличивается, широко применяются технологии для быстрой и безопасной работы с информацией. Можно уверенно говорить, что сегодня в полной мере назрел вопрос организации хранения электронных документов.

В настоящее время нормативно-законодательная база предлагает несколько определений электронного документа. Так, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под электронным документом понимается «документ, информация которого представлена в электронной форме».

В Федеральном законе 149-ФЗ приводится следующее определение электронного документа: электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Вместе с тем, несмотря на различие в формулировках, можно уверенно говорить, что уже на уровне федеральных законов проводится четкая граница между документами, созданными и оформленными только в электронном виде, и оцифрованными документами (электронными копиями или электронными дубликатами документов), которые изначально оформлялись на бумажном носителе .

Так, в постановлении Правительства Москвы от 10.04.2007 № 249-ПП говорится: «электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники». При этом «электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с использованием данного документа».

В постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» также проводится четкая грань между созданными в электронном виде и оцифрованными документами: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».