Реферат на тему Методы создания страхового фонда и фонда пользования особо ценных документов

Введение 3
1 Особо ценные и уникальные документы, их. выявление и учет 4
2 Создание страхового фонда и фонда пользования 9
3 Проблемы создания страховых фондов и фондов пользования 17
Заключение 21
Список использованной литературы 23

Одна из важнейших задач архивов во всем мире – это хранение документов в них. Именно поэтому принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест в области архивоведения и нормативно-методических документов, которыми следует руководствоваться в своей повседневной деятельности, а также в законодательстве об архивах и архивировании.
Но, вопреки представлениям об архивах, существующим на уровне обывателей, хранение в архивах — это не просто пассивный мониторинг документов, содержащихся в них, а скорее активная деятельность, направленная на обеспечение безопасности документов.
Обеспечение сохранности документов — создание и поддержание оптимальных условий для сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их потере, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты оригиналов.
Для государственных архивов, в которых хранятся документы, которые в силу своей ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, сохранение по определению означает создание условий для хранения этих документов вечно.
Но для ведомственных архивов и для текущих дел с документами не менее актуально требование обеспечить условия, исключающие утерю документов в процессе их временного хранения.
Это обуславливает актуальность выбранной темы работы.
Целью данной работы является обобщение информации, содержащейся в источниках и учебниках, по особо ценным документам. Для этого: дать определение особо ценным документам; разобрать вопрос о выявлении и учете уникальных и особо ценных документов; рассмотреть порядок создания страхового фонда и фонда пользования.
Объект исследования — уникальные и особо ценные документы. Предмет исследования – создание страхового фонда и фонда пользования.

По результатам исследования «Методы создания страхового фонда и фонда пользования особо ценных документов» можно сделать ряд выводов:
Особо ценным документом является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурную, историческую и научную ценность, имеет особое значение для общества и государства, и в отношении которого действует особый режим учета, хранения и использование установлено.
Документы особой ценности включают документы особой значимости, уникальные по своему содержанию и месту в истории развития, незаменимые с возможной потерей с точки зрения их информационного содержания, юридической ценности, автографизма и внешних признаков. При выявлении уникальных документов учитывается прежде всего общая культурная значимость отдельного документа, его реликвийность, мемориальность, а также уникальность по содержанию и месту в истории.
В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, установлен специальный режим учета, хранения и использования
Для обеспечения сохранности документов в архиве следует проводить:
— комплекс мероприятий по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы для хранения документов и восстановление поврежденных документов;
— комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов.
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до их передачи на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах необходимо выполнить следующий комплекс взаимосвязанных работ:
— создание оптимальных условий для хранения документов;
— размещение документов в хранилищах, топографирование;
— соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
— проверка наличия и состояния дел;
— создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
— обеспечение физической и химической безопасности документов.
Для особо ценных и уникальных документов в целях сохранения содержащейся в них информации в случае утери или повреждения их оригиналов страховые копии создаются в архивах путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулон пленки или микрофиша).
Приоритет страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных документов и интенсивности доступа к ним. Среди них наиболее используемые с повреждением материального носителя и информации документа подлежат приоритетному копированию.
В заключение еще раз подчеркнем значение рассматриваемой проблемы.
Документы Архивного фонда Российской Федерации являются не только неотъемлемой частью исторического и документального наследия, но и важнейшим информационным ресурсом государства и общества.
Несмотря на усилия по обеспечению их безопасности, всегда существует риск безвозвратной потери архивных документов, прежде всего в результате чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и других форс-мажорных обстоятельств.
Информация, содержащаяся в утерянных документах, может быть эквивалентным образом заполнена только в том случае, если имеются заранее изготовленные и надежно сохраненные копии, которые подчиняют работу по созданию страхового фонда для архивных документов. Новые технологии для его реализации, которые уже появились и разработка которых еще впереди, используются и, безусловно, будут использоваться архивистами.

1 Особо ценные и уникальные документы, их. выявление и учет

В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особенно ценные и уникальные. Все документы, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, независимо от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными. [5]
Особенно ценным документом является документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурную, историческую и научную ценность, имеющую особое значение для общества и государства, в отношении которого действует особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ — это особенно ценный документ, который не имеет сходных характеристик в информации, содержащейся в нем и (или) его внешних характеристиках, незаменим при потере с точки зрения его значения и (или) автографизма. [4]
Существует ограничение доступа к оригиналам особо ценных, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Для проведения плановых проверок наличия и состояния дел в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук действует следующий график:
-·Уникальные документы — ежегодно;
— Особо ценные документы на бумажной основе — раз в 10 лет (в государственной библиотеке — раз в 5 лет);
— Аудиовизуальные и электронные документы — раз в 5 лет;
— Кинодокументы — раз в 2 года.
Выявление уникальных и особо ценных документов осуществляется в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основе отраслевых научных и методических разработок и учебных пособий, подготовленных в архиве. [6, с. 51]
Определение уникальных и особо ценных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Положением о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Идентификация уникальных и особенно ценных документов заключается в следующем:
1) заполнение регистрационного листа и описание уникального документа для каждого идентифицированного потенциально уникального документа;
2) рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
3) представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивирования. [8, с. 69]
Определение наиболее ценных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивирования, экспертной комиссией по закупкам акций государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертной комиссией по проверке Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.