Реферат на тему Методика разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1 Общие положения 4
2 Ответственные за разработку инструкции по делопроизводству 6
3 Структура инструкции по делопроизводству и требования к ее составлению 8
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 12
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 13

Введение:

В настоящее время совершенство управления организацией, повыше-ние уровня управления и эффективности управленческой работы во многом зависит от того, насколько эффективно осуществляется работа в службах де-лопроизводства. Иногда руководителями служб документационного обеспе-чения являются люди плохо подготовленные, что в итоге сказывается на всех работниках организации, возникают потери времени, связанные с поиском нужного документа, его неправильной интерпретацией или неисполнению резолюций руководства.
Одной из важнейших задач современного менеджмента является раци-онализация деятельности всего персонала работников. Эта деятельность ос-нована на таких процессах, как получение информации и ее обработка, ана-лиз, подготовка и принятие решений, реализация решений, их учет и кон-троль исполнения. Интенсивность этих процессов настолько велика, а поте-ри, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, настолько значительны, что важность их организации становится первостепенной. В то же время уровень знаний и умений руководителя в области организации до-кументооборота становится определяющим для всей организации и ее ре-зультатов. Именно этими фактами и обусловлена актуальность настоящего реферата.
Целью настоящей работы является изучение и обобщение методов формирования нормативных документов по делопроизводству.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие за-дачи:
– рассмотреть требования имеющихся нормативных документов и за-конодательства к управлению документами;
– определить ответственных и их полномочия и обязанности по веде-нию делопроизводства;
– провести анализ и систематизировать структуру построения инструк-ций по делопроизводству.

Заключение:

В настоящее время общество постоянно создает и управляет огромным разнообразием документов. Результат и эффективность работы учреждений, предприятий зависит от правильной организации работы с документами. С помощью документации осуществляется планирование, финансирование, ад-министративная деятельность руководства, ведение бухгалтерского учета и отчетности и т.д. В ходе проверок документы проверяются, поскольку они служат основным доказательством фактов осуществления деятельности. При аудитах именно документы служат доказательством осуществления деятель-ности и качества ее осуществления. Роль документов в различных сферах че-ловеческой деятельности трудно переоценить.
Документы играют важную роль в организации экономической жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, не-возможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятия документирование процессов распространяется на все этапы его деятельно-сти: поставка, производство, продажа, оплата и т.д., Посредством докумен-тов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их юридическая сила.
В рамках данной работы проведено изучение и обобщение методов формирования нормативных документов по делопроизводству.
Для достижения конечной цели были решены все задачи:
– рассмотрены требования имеющихся нормативных документов и за-конодательства к управлению документами;
– определены ответственные и их полномочия и обязанности по веде-нию делопроизводства;
– проведен анализ и систематизирована структура построения ин-струкций по делопроизводству.
Таким образом, следуя приведенным в работе рекомендациям, можно разработать индивидуальную инструкцию по делопроизводству.

Фрагмент текста работы:

Общие положения
Инструкция по делопроизводству является основным нормативным ак-том, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении, устанавливает порядок работ, обеспечивающих сохранность, учет, система-тизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в архив. Управление записями является одной из типичных функций управления, присущих каждой структуре управления. Перед любой организацией, независимо от ее организационно-правовой формы и сферы деятельности, стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и т.д. Сегодня ведение учета рассматривается в основном как де-ятельность по управлению документами.
Инструкция по делопроизводству должна основываться на действую-щем законодательстве в области документации и информации и отражать особенности работы с документами, характерными для конкретной органи-зации. Требования к системе документооборота в Российской Федерации устанавливаются национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [1], с введением которого в нашей стране система документооборота рассматривается как элемент систе-мы менеджмента качества. В соответствии с этим стандартом любая органи-зация должна сформулировать и документировать принципы политики в об-ласти документооборота. Инструкция по делопроизводству может способ-ствовать созданию рациональной системы управления документами [5].
Правовой основой для разработки инструкций по делопроизводству являются:
– законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, документации и архивного дела;
– правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполни-тельной власти;
– методические рекомендации по разработке руководства по ведению делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.