Реферат на тему Место делопроизводства в работе управленческого аппарата

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ. 3
1.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ И ОСОБЕННОСТИ.. 4
2. ХАРАКТЕРИСТИКА
УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА.. 7
3. МЕСТО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РАБОТЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АППАРАТА   11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 15
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 16

Введение:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность.
Документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой
организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в
развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и
точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам.

Организация
делопроизводства в любом предприятия и или учреждении является одной из
важнейших составляющих. Дело в том, что правильно созданная система
делопроизводства во многом способна качественно улучшить всю систему управления
в целом о повысить ее эффективность.

Объект.
Делопроизводство.

Субъект.
Место делопроизводства в работе управленческого аппарата.

Цель.
Определить важность и место делопроизводства в работе управленческого аппарата.

Задачи:

1. Рассмотреть
сущность и особенности делопроизводства.

2. Изучить
особенности и характеристику работы управленческого аппарата.

3. Исследовать
место делопроизводства в работе управленческого аппарата.

Литература.
Организации делопроизводства на предприятии и его месту в работе
управленческого аппарата посвящены ряд научных работ таких исследователей как
Асалиев А.М., Быкова Т.А., Кузнецов И.Н. и Шувалова Н.Н.

Структура
и описание. Реферат состоит из 3 разделов. В первом разделе раскрывается
сущность и особенности делопроизводства. Во втором разделе изучены особенности
и характеристику работы управленческого аппарата. Третий раздел содержит
информацию о месте делопроизводства в работе управленческого аппарата.

Заключение:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы
и документационное обеспечение предприятия являются одним из наиболее важных
структурных элементов деятельности организации. делопроизводство представляет
собой сложный процесс по созданию и управлению документами и документооборотом
в организации. Делопроизводство занимает важную роль, поскольку документы и их
движение внутри организации и за ее пределы во многом предопределяют
эффективность и успешность деятельности всего предприятия.

Управление
представляет собой централизованное воздействие на коллектив людей с целью
организации и координации их деятельности в процессе производства.
Необходимость управления связана с процессами разделения труда на предприятии.

Главной
задачей управления является обеспечение роста эффективности производства на
основе постоянного совершенствования технического уровня, форм и методов
управления, повышение производительности труда как важнейших условий получения
и наращивания доходов предприятия.

Таким
образом место организация делопроизводства занимается одну из ключевых позиций
в системе управленческого аппарата. Документационное обеспечение выполняет
сразу несколько полезных и нужных функций: обеспечивает управленческий аппарат
информацией, упорядочивает процесс управления и регулирует взаимоотношения
между различными структурными подразделениями и отдельными сотрудниками по
всему предприятию.

Фрагмент текста работы:

1.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ И ОСОБЕННОСТИ

Прежде
чем приступить к изучению процесса делопроизводства необходимо также дать
трактовку основным элементам, входящим в систему делопроизводства.

Документ
– это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих
правовую основу [3, с. 11].

Составной
частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин
«делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только
папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин
означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение
документации [2, с. 6].

Документооборот
– это движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки [7, с. 9].

Делопроизводство
– сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией
работы с ними.

Цель
делопроизводства – информационное обеспечение процесса   управления.

Основные
задачи делопроизводства:

— создание
документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача
документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация
документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация
и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности [13].

Формы
организации делопроизводства

Централизованная
форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов
сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре —
канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких
учреждений [10, с. 19].

Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется
редко.

При
смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация,
контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов,
формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений [2, с. 49].

Понятие
делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование
– это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе
обеспечивающий её силу.

Средства
документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они
делятся на:

— простые средства (ручки, карандаши)

— механические и электромеханические
средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

— автоматизированные средства (компьютерная
техника).

Документирование
предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических
для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу
создаваемым документам.

Юридическая
сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления [5, с. 6].

Реквизит
– обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат,
дата, подпись). Формуляр
документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной
стандартом последовательности.

Система
документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [13].

Организация
работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,
хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.