Реферат на тему Исследование форматов электронных документов, используемых в ДОУ.

Содержание:

Введение 3

1 Сущность и форматы электронных документов 4

2 Не редактируемые форматы 8

3 Табличные форматы 10

4 Текстовые форматы 15

Заключение 17

Список использованных источников 18

Введение:

Электронный документооборот — неотъемлемая часть цифровой экономики. Его внедрение оптимизирует бизнес-процессы, снижает риски и затраты бизнеса, высвобождая время, труд, финансы. Электронный документооборот переводит управление информацией на новую ступень, позволят ускорить и упростить процесс ее передачи как между различными организациями, так и внутри организации. Осуществляется электронный документооборот с государственными органами в соответствии с порядком, принятым для конкретной сферы. Электронный документооборот с контрагентами регулируется, в частности, соглашением между сторонами, а внутренний — локальными актами организации.

В России внедрение электронного документооборота во все сферы жизни в настоящее время актуально и обусловлено следующими причинами.

— масштабный переход государственных органов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот;

— рост объема документов и, как следствие, увеличение затрат на хранение и обработку бумажных документов;

— требования к оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения времени и удешевления процедуры.

Главной движущей силой электронного документооборота в России выступает Федеральная налоговая служба, которая разрабатывает и утверждает форматы электронных документов, вводит новые правила отчетности, в том числе электронной, регулирует взаимодействие контрагентов в цифре.

Цель данного исследования – изучить форматы электронных документов, используемых в ДОУ.

Задачи исследования:

— изучить сущность и форматы электронных документов;

— определить основные форматы электронных документов.

Заключение:

Форматы электронных документов, порядок их заполнения, а также правила обмена ими называют стандартами. Эти стандарты устанавливаются различными нормативными документами, ключевые из которых — ГОСТы.

Любой электронный документ представлен в виде файла, структуру содержательной части которого определяет формат. Файлы делятся на следующие группы форматов: текстовый, графический, табличный, архивированный и файлы-презентации. В широком смысле к электронным документам можно отнести любые из них, однако, при упоминании электронного документооборота обычно имеют ввиду текстовые и табличные форматы.

Некоторые документы предназначены исключительно для просмотра и их нельзя редактировать, другие — можно изменять и дополнять. К самым популярным форматам первой группы можно отнести форматы PDF, TIFF и JPG, при этом стоит уточнить, что все они — графические. Ко второй группе, файлы которой можно редактировать, относят табличные форматы XLS, XLSX и ODS и текстовые DOC, RTF и TXT.

Текстовые форматы часто используются для составления приказов, заявлений, инструкций, служебных записок и т.д. Табличный формат используют для составления графиков, журналов, отчётов. В графическом формате электронные документы могут быть представлены, если они являются сканами бумажных версий.

Фрагмент текста работы:

СУЩНОСТЬ И ФОРМАТЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления . Электронный документооборот выполняет те же функции, но использует информационно-коммуникационные технологии на устройствах, объединённых в сеть.

ЭДО регулируется Федеральными законами, Приказами, Постановлениями, а также Обращениями в госорганы. Ниже представлены некоторые из них:

— В п. 2 ст. 160 и п. 2 ст. 434 ГК РФ определена возможность обмена документами в электронном виде .

— Ст. 169 НК РФ устанавливает формат подачи и порядок заполнения счетов-фактур в электронном виде .

— В п. 3 ст. 75 АПК РФ утверждена возможность подачи электронных документов в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах .

— Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает возможность составления первичных документов в электронном виде .

— Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ регулирует порядок использования электронной подписи с электронными документами .

— В ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ установлено понятие электронного документа .