Реферат на тему Информационно — справочная работа

Содержание:

Введение 3

1. Информационно-справочные документы 5

2. Информационно-справочная работа 12

Заключение 21

Список использованной литературы 23

Введение:

В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов. Делопроизводство — это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни. Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

Цель данной работы состоит в изучении информационно-справочной работы.

Исходя из цели необходимо решить следующие задачи:

— изучить информационно-справочные документы;

— изучить информационно-справочную деятельность.

На сегодняшний день, разнообразные информационные системы являются, наряду с компьютерными играми, пожалуй, одним из самых популярных и востребованных видов программного обеспечения. Их назначение – помощь в процессе приобретения и накопления пользователем знаний и навыков в узких предметных областях. Спектр применения информационных систем достаточно широк, и это обусловливает высокий потребительский спрос на программные продукты подобного типа, что в свою очередь способствует дальнейшему их развитию, и появлению все новых и новых видов обучающих систем. Практически на каждом персональном компьютере можно встретить хотя бы одну такую программу. Их надежность и высокие показатели эффективности привели к тому, что информационные системы стали широко применяться во многих школах и вузах. А использование ими новейших достижений в области мультимедиа позволяет использовать такие системы даже в процессе так называемого дистанционного обучения.

Стоит отметить, что, некоторые обучающие системы позволяют так же моделировать на экране ситуации, близкие к реальным. И это обусловливает еще одну возможность применения информационно-обучающих систем, а именно, их использование в качестве тренажеров – симуляторов при подготовке и переподготовке специалистов самых различных уровней в самых различных областях знаний.

Сформулированные выше задачи определили структуру работы, которая состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

При этом вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже говорилось, документ — это информация, записанная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основой или средством регулирования управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Функция документа — это его предполагаемое назначение. Любой документ обладает определенными функциями, уточнение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения его роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Документ является многофункциональным, т.е. содержит различные функции, которые со временем меняют свое доминирующее значение. Существуют общие и специальные функции.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 сформулированы основные требования к оформлению документов.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит больше половины времени.

В настоящее время управление предприятием – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основании этих документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, тем самым подтверждая первичное определение термина «документ» как «метода доказательства». Только хорошо составленный, юридически обязывающий документ является гарантом успешной сделки.

Руководители компании несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок при хранении документов может привести к риску потери ценной информации. Неправильно оформленные документы или их отсутствие могут стать причиной жалоб и штрафных санкций во время различных проверок предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, аудиторами других органов.

Фрагмент текста работы:

1. Информационно-справочные документы

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ — это письменное, нарисованное, представленное или увековеченное представление мысли, часто являющееся проявлением как не вымышленного, так и вымышленного содержания.

В компьютерный век «документ» обычно обозначает преимущественно текстовый компьютерный файл, включая его структуру и формат, например шрифты, цвета и изображения. В настоящее время термин «документ» не определяется средством его передачи, например, бумагой, учитывая существование электронных документов.

Наиболее важной функцией документа является информационная функция. Документ фиксирует факты, события, феномены практической и умственной деятельности человека.

Документ выполняет организационную функцию. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечиваются коммуникативной функцией документов .

Документ имеет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже о следственных органах, суде и прокуратуре. Ряд документов изначально наделен юридической функцией.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны все сопровождающие его реквизиты, их отсутствие или неправильное оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения.

Наконец, документ выполняет образовательную функцию. Это дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Концепция информационных и справочных документов. Информационные и справочные документы включают письма, служебные записки и пояснительные записки, резюме, справки, акты, телеграммы и телефонные сообщения. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для записи какой-либо информации. В отличие от административных документов, эти документы могут не требовать исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побудить к действию и может быть только принята во внимание .

Акт — это документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события.

Докладная записка — это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела или другим уполномоченным лицам. Он подробно описывает любой вопрос с выводами и предложениями составителя и направлен на то, чтобы побудить руководство принять определенное решение.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.

Объяснительная записка — это документ, в котором объясняются причины и факт (отсутствие на рабочем месте, опоздания, нарушение служебных обязанностей и так далее).

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Телеграмма — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют н случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Телефакс — это копия документа, полученная на бумажном носителе, переданная по факсимильным каналам связи .

Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах. Акты составляются во время аудитов и обследований, инвентаризации, передачи товарно-материальных ценностей, передачи дел при смене должностных лиц, тестировании новых продуктов, оборудования, вводе в эксплуатацию завершенных объектов и т.д. В некоторых случаях он составляется из одного должностного лица — во время аудита финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товаров и т.д.

По содержанию памятки делятся на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная записка составляется для того, чтобы побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются некоторые факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации и выводы.

Информационная памятка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах работы.

Отчетные записки информируют о завершении работы, ее этапе, выполнении инструкций, распоряжений и т.д.