Реферат на тему Характеристика процессного подхода

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.
ПОНЯТИЕ, ОСОБЕННОСТИ, ПРИНЦИПЫ, СХЕМА ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИЕЙ.. 4

2.
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ.. 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 15

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 17

Введение:

Компании, построенные по
функциональному принципу управления, сталкиваются с ситуациями, когда
бизнес-процессы частично перераспределяются между подразделениями.

Подобные ситуации приводят к
несогласованности действий и, как следствие, к ухудшению общего результата
деятельности. Без слаженной работы сотрудников снижается операционная
эффективность, пропадает понимание кто за что отвечает. Это приводит к потере
времени и большому количеству совещаний для поиска решения

Процессный подход
управления предполагает объединение действий исполнителей и руководителей
разных подразделений для выполнения единого сквозного бизнес-процесса.
Внедрение такого подхода подразумевает переход к работе с бизнес-процессами, а
не отдельными задачами внутри структурной единицы. Переход к процессному
подходу сопровождается оптимизацией бизнес-процессов, упразднением ненужных
цепочек и действий.

Внедрение и работа по
процессному подходу в современных компаниях подразумевает внедрение
автоматизированных ИТ-систем. Такие решения позволяют фиксировать процедуру
обработки различных заявок. Также анализировать временные и частотные
характеристики бизнес-процесса в динамике.

Цель работы – изучить особенности
процессного подхода в управлении современной организацией.

Задачи, поставленные для достижения
цели:

1. Определить понятие, особенности,
принципы, схему процессного подхода управления организацией.

2. Описать преимущества и недостатки
процессного подхода управления.

Заключение:

Процессный подход к управлению
представляет собой управление организацией с помощью построения системы процессов,
управления ими, осуществления деятельности по улучшению процессов. В его основе
лежит выделение в организации системы бизнес-процессов и управление данными процессами.

Процессный подход является наиболее
действенным методом организации эффективной работы предприятия, начиная с конца
70-х гг. ХХ в. по настоящее время, и таковым он останется еще достаточное
время.

Сущность процессного подхода к
управлению состоит в том, что деятельность организации представляется в виде набора
взаимосвязанных бизнес-процессов. Сам бизнес-процесс представлен последовательностью
действий, направленной на получение заданного результата, ценного для организации.

В состав процессного подхода входят
ключевые элементы, без которых он не может быть внедрен в организации. Так, ключевые
элементы процессного подхода представлены: входом процесса; выходом процесса; ресурсами;
владельцем процесса; потребителями и поставщиками процесса; показателями процесса.

Процессный подход рассматривает
управление в качестве работы определенного человека («владельца процесса») по проектированию
эффективной последовательности действий по формированию сформулированного результата
в конкретных условиях и обеспечению выполнения данных действий (процесса). То есть
фокус от управления людьми при процессном подходе смещается на управление потоками
действий и результатами.

Процессный подход управления бизнес-процессами
деятельности предприятия предполагает, что для проектирования процессов деятельности
организации нужно находить их входы, выходы, управляющее воздействие и механизмы.

Принципиальным отличием
процессного подхода от иных (например, функционального) является
концентрированности на результате и оптимальном способе его достижения.

Проектирование
бизнес-процессов, согласно этому подходу, имеет ряд явных преимуществ, по сравнению
с другими. Процессный подход управления помогает увидеть текущий уровень
операционной эффективности компании. Смоделировать и описать существующие
бизнес-процессы, внедрить идеи по их оптимизации с дальнейшей автоматизацией.
Реализуется контроль выполнения через систему аналитических показателей.
Управление с помощью бизнес-процессов позволяет делегировать полномочия на
сторону подразделений, которые ведут непосредственную работу с заказчиками,
поскольку именно они более разбираются в потребностях клиента. Непосредственно
эти подразделения могут качественно транслировать требования потребителей
внутрь компании, чтобы произвести качественную трансформацию бизнес-процессов.
Чаще всего мотивацией для того, чтобы внедрить процессный подход управления,
является именно клиентоориентированность компании. В этом случае более
привилегированными становятся коммерческие подразделения, которые больше
разбираются в потребностях клиентов.

Но реальное внедрение процессного
подхода – это достаточно сложный процесс. Сложность состоит в недостаточном лидерстве
руководства и недостаточном вовлечении персонала. Изменения должны произойти в умах
сотрудников организации. Они должны быть готовы к ним, стремиться применять
абсолютно новые методы управления. А руководство со своей стороны должно поощрять
сотрудников за такие изменения.

К процессному подходу надо относиться как к идеологии
организации и только потом видеть в нем набор методик (разработка системы процессов,
разработка системы показателей) или программных продуктов.

 

Фрагмент текста работы:

1. ПОНЯТИЕ,
ОСОБЕННОСТИ, ПРИНЦИПЫ, СХЕМА ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Впервые процессный подход предложили
сторонники административной (функциональной) школы управления, разработавшие функции
управления. Но при этом они рассматривали данные функции как не зависимые друг от
друга. В противоположность данному взгляду процессный подход рассматривает функции
управления в качестве взаимосвязанных. Управление при этом рассматривается как процесс,
который состоит из серии непрерывных, взаимосвязанных действий. Каждое из этих действий
само по себе является процессом.

Процессный подход представляет
собой подход к организации и анализу ее деятельности, который основывается на выделении
и изучении ее бизнес-процессов, каждый из которых взаимодействует с иными бизнес-процессами
организации или внешней средой [6].

Основным понятием,
применяющимся в процессном подходе, выступает понятие процесса. «Процесс –
совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые
преобразуют входы в выходы» (ISO 9001-2015)
[1]. Важная составляющая процесса, не отраженная в данном определении,
представлена систематичностью действий, которые должны быть повторяющимися, а
не случайными.

Принципы процессного подхода представлены
[3,
с.156]:

— совокупностью бизнес-процессов,
т.е. деятельностью компании;

— выполнением бизнес-процессов,
которое должно обязательно регламентироваться или формально описываться;

— существованием внутреннего
или внешнего клиента и владельца у каждого бизнес-процесса владельца;

— ключевыми показателями
бизнес-процессов, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности
организации.

В начале для применения процессного
подхода, используются элементы системного подхода к выделению процессов предприятия.
Рассматривают следующие четыре основные положения:

— обозначение процессного и системного
подходов относительно организации (рис. 1 и 2 соответственно);

— определение процесса (бизнес-процесса)
организации;

— понимание шагов, которые требуются
для внедрения процессного подхода в организации;

— определение сети (системы) процессов
организации, имеющих взаимосвязь.

Рис. 1 Общая схема предприятия (системный подход) [7, с.155]

Рис. 2 Общая схема предприятия (процессный подход) [7, с.156]

Применяя процессный подход в управлении
бизнес-процессов организации, должны изучаться все текущие (подлинные) процессы
предприятия, а не искусственно выделенные от деятельности, как например: «процесс
менеджмента качества», «процесс хранения печати организации» и т.п. Все существующие,
подлинные процессы достигаются благодаря привязки сети процессов к функциональным
подразделениям предприятия.

Выделяют три главные группы бизнес-процессов
в любой организации, независимо от ее структуры, коммерциализации и организационно-правовой-формы,
которые представлены [8]:

1. Руководящими процессами,
которые содержат три составляющие: организацию, руководство, управление.

2. Основными процессами, сильно
зависящими от рода деятельности организации, но которые почти всегда содержат в
себе маркетинг, снабжение, продвижение.

3. Поддерживающими процессами
– элементами непосредственного производства и обеспечения главной деятельности
предприятия. Данные процессы достаточно многочисленны и их нужно настроить таким
образом, чтобы исключить сам человеческий фактор, что и в руководящих процессах.
Для этого применяется комплексная автоматизация организации вместе с взаимосвязями
процессов.

Также есть другое деление
бизнес-процессов на: исследовательские, проектные, производственные и информационные
процессы, находящиеся как во взаимосвязи, так и действуют относительно объекта или
его части.

В процессном подходе представлено
несколько форм управления работой. Так, работа с информационными процессами осуществляется
благодаря таким формам управления, как [8]:

1. «Входящий документ» – форма,
регистрирующая внешние входящие документы.

2. «Исходящий документ» – форма,
регистрирующая документы, направляемые внешним организациям.

3. «Запрос» – форма,
предполагающая универсальный механизм служебной переписки, независимо от административной
иерархии взаимоотношений.

Работа с исследовательскими и
поисковыми процессами осуществляется с помощью [8]:

1. Формы «Форум», которая
предполагает регистрацию коллективной работы, рассылку внутренних документов, механизм
обсуждений.

2. Формы «Совещание» – механизм
планирования совещаний.

Работа с проектными процессами
осуществляется с помощью форм управления [8]:

1. «Тематика» – форма, применяющаяся
с целью выделения работ по конкретным направлениям.

2. «Проект» – форма, использующаяся
с целью группировки работ по конкретным проектам.

3. «Суммарная работа» – форма,
регистрирующая работы общего характера, в состав которой входят работы, назначаемые
определенным исполнителям.

4. «Проектное задание» – форма,
регистрирующая конкретное задание исполнителю по проекту.

Работы по производственным процессам
регистрируются благодаря формам управления [8]:

1. «Бизнес-процесс» – форма, описывающая
последовательность работ с целью достижения конкретного результата.

2. «Задание» – форма, предполагающая
организацию работ и контроль исполнения, исходя из иерархии служебных взаимоотношений.

Как было уже сказано, вход и выход
каждого бизнес-процесса – это работа, имеющая свой жизненный цикл (рис. 3).

Рис. 3 Жизненный цикл работы [8]

В процессе выполнения работ
выполняются функции, которые представлены [8]:

1. Созданием новой работы – формируется
запись с описанием работы в состоянии «Внимание».

2. Ознакомлением с работой – перевод
работы в состояние «Открыто».

3. Выполнением работы – перевод
работы в состояние «Активно».

4. Регистрацией факта исполнения
– вводится дата окончания выполнения работы и отчет по выполненной работе. Перевод
работы в состояние «Выполнено».

5. Закрытием работы – проверяется
факт исполнения работы и перевод работы в состояние «Закрыто». Если результат выполненной
работы оказался неудовлетворительным, автор переводит работу в состояние «Закрыто
(-)».

Таким образом, процессный подход основывается на
проектировании бизнес-процессов деятельности компании. Такая модель предполагает,
что для проектирования процессов деятельности предприятия нужно определять их входы,
выходы, управляющее воздействие и механизмы.