Реферат на тему Функции и должностные обязанности секретарей в зависимости от категории секретарского обслуживания

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
1. Категории секретарского обслуживания 4
2. Характеристика функциональных обязанностей секретаря 5
3. Требования к секретарю в современной организации 10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 14

Введение:

Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь — это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Поэтому к квалификации секретаря есть высокие требования, например во многих компаниях, чтобы занимать вакантную должность помощника руководителя (секретаря) необходимо владеть помимо навыков скоростной машинописи, умений организовывать административно-хозяйственные процессы, еще и навыками иностранного языка. Поскольку крупных структур в нашей стране довольно много, спрос на квалифицированных специалистов непрерывно растет. Этим объясняется актуальность темы реферата.
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Функции и должностные обязанности будут различными в зависимости от категории секретарского обслуживания.
Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса. Помощник руководителя планирует его деловые встречи, согласовывает документы, готовит необходимые материалы для совещаний.[8]
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, секретарь учебной части [3]. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.
Объектом исследования являются должностные обязанности секретарей различной категории. Целью работы состоит в изучении должностных обязанностей секретарей в зависимости от выполняемых функций в компании. Для достижения цели необходимо решить ряд задач:
1. Определить роль секретаря в организации;
2. Описать основные категории секретарского обслуживания
3. Дать характеристику функциональных обязанностей секретаря
5. Описать основные требования, предъявляемые к секретарю в современной организации.

Заключение:

Без секретаря сегодня сложно представить работу современной организации. Его роль состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Функционал будет зависеть от должностной инструкции конкретного работника, каждая компания его определяет самостоятельно.
Важными факторами успеха работы секретаря любого уровня и категории является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным и общительным человеком. Наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.
Нередко на работе возникают конфликтные ситуации, поэтому современный секретарь должен владеть навыками психологии общения. Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной.

Фрагмент текста работы:

1. Категории секретарского обслуживания
Рабочий день секретаря и его должностные обязанности во многом зависят от места работы. Принято различать следующие подразделения, в которых может работать секретарь:
• в аппарате руководителя;
• в структурном подразделении;
• в структурном подразделении ДОУ.
Изучив и проанализировав Квалификационный справочник, следует сделать вывод, что, согласно установленной практике, служащие делятся на 3 категории в зависимости от степени самостоятельности и характера выполняемых работ.
При этом деятельность каждой категории носит свой характер:
• Руководителей — организационно- административный,
• Специалистов — аналитико-конструктивный;
• Технических исполнителей — информационно-технический.
Секретарь руководителя, отнесенный к 3-ей категории, на самом деле, фактически выполняет функции, обладающие аналитической составляющей. В частности, сбор и обработка информации в процессе подготовки решения, редакция проектов документов, самостоятельное составление документов и т. д. Таким образом, логично, что секретарь руководителя должен быть отнесен ко 2-oй категории служащих.
В Квалификационном cпpaвочнике в разделе II «Квалификационные характеристики должностей работников [3], занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях» в подразделе 1 «Должности руководящих, научно и инженерно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организаций» имеется должность — «Ученый секретарь». Эта категория секретаря требует высокой квалификации: ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие