Реферат на тему Формы организации труда в архиве, нормы времени и выработки, создание благоприятных условий для работников

ВВЕДЕНИЕ 2
1. Формы организации труда в архиве 5
2. Нормы времени и выработки в архиве 10
3. Создание благоприятных условий для работников архива 15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 21

Архив — учреждение, осуществляющее прием, описание и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации. Архив учреждение или его структурное подразделение может быть двух видов. Архив осуществляет постоянное хранение носителей информации, которые касаются его профиля (архив постоянного хранения), а также архив с переменным составом документов, в котором носители информации хранятся в течение установленных сроков, после чего часть их подлежит передаче в соответствующий архив для постоянного хранения. Исходя из типологии архива, существует трактовка понятия, как:
— структурное подразделение учреждения, ответственное за ведение учета и хранение документации, представляющей ценность;
— совокупность материалов-носителей информации, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц;
— здание (или его часть), корпус или место (отдел, комната, шкаф), где в определенном порядке хранятся старые документы, которые не актуальны в настоящее время.
В конце 70-х годов информатизационные процессы начались в государственных архивах. Сначала в электронном виде организовывали только научно-справочный аппарат к документам, несколько позже начали создавать базы данных архивной информации (служат для создания и ведения архивных описей, сводных номенклатурных дел, каталоги, картотеки) и компьютерные системы описания. В 90-е годы начался перевод самих документов в электронные форматы. Возникло понятие электронного архива, начали информатизироваться управленческие процессы в архивной отрасли. Основными направлениями деятельности электронного архива является разработка принципов хранения и защиты информации; активизация вторичного использования информации; стандартизация критериев описания данных; оценка стоимости создания и архивирования машиночитних файлов; реализация информационных услуг и исследовательских проектов. Коснулась информатизация и сферы использования документов: создание копируемого фонда для материалов с ограниченным физическим доступом. Особого развития информатизация архивного дела приобрела с появлением глобальной сети Интернет, которая позволила получать виртуальный доступ к архивной информации.
Существуют Государственные архивы, которые в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами, актами Президента, Кабинета Министров, приказами Государственной архивной службы России, распоряжениями председателя областной государственной администрации.
А так же и частные архивные учреждения, основанные физ — и / или юрлицами частного права, которым разрешено хранить архивные документы, не принадлежащие государству и территориальным общинам. Сроки хранения архивных документов в указанных архивных учреждениях определяются договором, заключенным учредителем с собственником документов или уполномоченным собственником лицом, с учетом минимальных сроков хранения документов, определенных в соответствии с законодательством. Договором определяется также место дальнейшего хранения документов в случае ликвидации указанных архивных учреждений.
Актуальность данной работы заключается в соблюдение сроков хранения архивных документов, требований к условиям их хранения, порядок ведения учета и доступа к документам Национального архивного фонда, контролируемого центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства.
Цель работы: рассмотреть формы организации труда в архиве, нормы времени и выработки, создание благоприятных условий для работников.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить и охарактеризовать формы организации труда в архиве.
2. Рассмотреть и проанализировать нормы времени и выработки в архиве.
3. Изучить и рассмотреть создание благоприятных условий для работников архива.
Структура работы: введение, основная часть, заключение, список использованной литературы.
Объем работы: 21 страниц печатного текста.
Список использованной литературы содержит 10 источников.

Таким образом, архив — учреждение, обеспечивающее учет и хранение архивных документов, использование содержащейся в них информации. Эффективность работы в архиве обеспечивается качественным подбором, расстановкой и использованием кадров, систематическим повышением их квалификации, нормированием труда, созданием благоприятных условий для работы сотрудников, рациональным использованием материально-технических ресурсов.
Подбор кадров, их расстановка и использование осуществляются в соответствии с задачами архива и требованиями квалификационных справочников должностей.
На основании структуры и штатного расписания составляется штатное расписание, то есть распределение работников по структурным подразделениям и участкам работы, утверждается директором (руководителем) архива.
При приеме сотрудников на работу в архив его руководство знакомит их с должностными обязанностями, правилами распорядка и его оплатой.
Для расчета трудовых и материальных ресурсов, необходимых для выполнения задач архива, применяется нормирование основных видов работ и операций.
Норма времени — время, определенное для выполнения определенной работы, то есть задач, обязанностей или операций одним работником.
Норма выработки — это объем работы (количество единиц продукции), который работник должен выполнить за рабочий день или час.
Правила эксплуатации регламентируют одну рабочую операцию (например, нумерацию листов, шифрование корпусов). Сводные стандарты разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько (сложных) взаимосвязанных работ или операций, предшествующих конечному результату (например, организация выставки, подготовка сборника документов).
Сводные временные нормативы используются, как правило, в процессе разработки плана — архивного отчета, оперативного — для индивидуального планирования.
Процедура разработки и утверждения стандартов носит общий и местный характер.
Типовые нормы устанавливаются для основных видов работ, выполняемых в архивах в стандартных организационно-технических условиях труда, и являются обязательными для применения.
Локальные нормативные акты могут разрабатываться в архиве для отдельных видов работ и операций, не предусмотренных типовыми нормативными актами, или если условия труда в архиве существенно отличаются от стандартных условий. Локальные нормы разрабатываются на основе стандартных норм, выполненных в архиве, данных о временных затратах, полученных в результате хронометража, фотографирования и само регистрации времени, информации бухгалтерских и отчетных документов и результатов выполнения норм.
Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда для сотрудников архива. Для этого в соответствии с действующими санитарными нормами и правилами, с учетом рационального использования рабочих зон, характера выполняемых работ, расположения производственно-технических коммуникаций и способов транспортировки документов, выделяются рабочие места работников с соответствующим оборудованием, средствами индивидуальной защиты, охранной и оргтехникой, учебно-методическими документами, материалами, бланками и др. Архив обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и правил использования технических средств, обязательное инструктирование работников по пожарной безопасности, охране труда и технике безопасности.

1. Формы организации труда в архиве

Сущность, цели и задачи организации труда. Функционирование производства, производственных систем всех уровней обеспечивается организованным трудом людей. Организация труда является важной составляющей организации производства.
Сущность организации труда заключается в создании оптимального взаимодействия работающих людей, орудий и объектов труда на основе соответствующей организации рабочих систем (рабочих мест) с учетом производительности труда и потребностей человека. Организация труда направлена на создание благоприятных условий труда, поддержание и высокого уровня здоровья работников, повышение привлекательности их труда и достижение полного использования средств производства.
Иными словами, организация труда — это комплекс технических, организационных, санитарно-гигиенических мероприятий, обеспечивающих более эффективное использование рабочего времени, оборудования, производственных навыков и творческих способностей каждого члена коллектива, устранение тяжелого ручного труда и осуществление благотворного воздействия на организм человека [9,78].
Организация работы в архивах осуществляется в специфических формах, разнообразие которых зависит от таких основных факторов, как уровень научно-технического прогресса, производственные системы, психологические особенности людей, экологическое состояние окружающей среды, а также от ряда факторов, обусловленных характером решаемых задач в различных звеньях производственной системы.
В архивах существуют такие формы разделения труда: оперативная, функциональная, технологическая, профессионально-квалификационная.
Оперативное разделение труда предусматривает закрепление определенной операции за каждым исполнителем, что повышает специализацию труда, его производительность и качество, а также определяет требования к организации и содержанию рабочего места.
Функциональное разделение труда осуществляется на основе выделения производственных функций с целью профессиональной специализации работников. Каждая группа делится по выполняемым функциям, а они, в свою очередь, — по профессиям [2,149].
Основные работники непосредственно участвуют в изменении формы и состояния объектов труда и выполняют технологические операции по архивным работам. Вспомогательные рабочие создают необходимые условия для бесперебойной и эффективной работы основных рабочих. Технологическое разделение труда осуществляется на основе разделения производства на технологические процессы и операции.
Профессионально-квалификационное разделение труда обусловлено разной сложностью, точностью и ответственностью выполняемых работ, разными требованиями, касающимися специальной подготовки исполнителя.
На степень и формы разделения труда существенное влияние оказывает тип производства. Это обстоятельство существенно меняет требования к квалификации работников. Соотношение затрат труда основных работников и работников, обслуживающих рабочие места основных работников, существенно различается. В массовом производстве труд обслуживающего персонала более специализирован. Растет значение вспомогательных и обслуживающих работников в массовом производстве.
Управление архивом осуществляется его руководителем и соответствующими органами исполнительной власти (местного самоуправления).
Архивом разрабатываются нормативные документы по организации его работы: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смету, должностные инструкции работников.
Положение об архиве определяет общие принципы, подчинение, правовую базу деятельности, профиль, задачи, функции, права [7,85].
Штатное расписание архива — документ, которым определяется перечень должностей и профессий сотрудников архива с указанием их количества и составляющих их заработной платы в соответствии с условиями оплаты труда.
Штатное расписание архива составляется в соответствии со структурой архива в пределах установленной предельной численности и фонда оплаты труда работников и утверждается руководителем органа высшего уровня.
Бюджет архива является основным плановым финансовым документом архива, который на бюджетный период устанавливает полномочия по получению доходов и распределению бюджетных ассигнований по бюджетным обязательствам и платежам для выполнения своих функций и достижения результатов, определенных в соответствии с бюджетными задачами.
Квалификационные требования, задачи, обязанности, права и обязанности работников архива всех должностей, указанных в штатном расписании, за исключением руководителей структурных подразделений архива, определяются в должностных инструкциях, которые утверждаются руководителем архива.
Руководитель архива руководит деятельностью архива и несет ответственность за выполнение его задач.