Реферат на тему Формирование дел. Общие правила формирования дел. Перспективные направления в развитии документационного обеспечения управления.

Содержание:

Введение. 1

1 Формирование дел. 2

2 Общие правила
хранения дел. 7

3 Перспективные
направления в развитии документационного обеспечения управления  13

Заключение. 23

Список
используемой литературы.. 24

Введение:

Документы сопровождают
человека на протяжении всей его жизни, они имеют архиважное значение как для
гражданина и личности, работника и работодателя, так и в масштабах всего
общества и отдельной организации. При построении любой организации или
предприятия документационное обеспечение управления и архивное дело, в первую
очередь, нуждаются в систематизации и упорядоченности.

Четко выработанные
правила в организации работы с документами, стандартизация делопроизводства
обеспечивают эффективность и своевременность решений.

Традиционные процессы
документационного обеспечения управления являются достаточно сложными,
масштабными, длительными и громоздкими. Поэтому возникает потребность
разработки и построения новой документально-коммуникационной системы с
использованием современных информационных технологий.

Основным инструментом для
построения комплекса новой документационного формации является внедрение систем
электронного документооборота и электронной цифровой подписи, которые могут
совершенно изменить его схему в учреждении и значительно повысить эффективность
деятельности ее работников. В связи с этим вопрос внедрения систем электронного
документооборота в деятельности различных организаций является актуальным и
требует анализа.

Целью данного реферата
является изучение общих правил формирования дел и перспективных направлений в
развитии документационного обеспечения управления.

Заключение:

Ежедневно в каждой
организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима
чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение
документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Первый
этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей
нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по
делопроизводству и номенклатуру дел организации. Вопросы разработки этих
документов были рассмотрены в предыдущих публикациях. В этой статье остановимся
на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с
номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к
передаче в архив организации.

Системы электронного документооборота — это
эффективный инструмент в деятельности любой организации. Благодаря
использованию электронных документов можно повысить исполнительскую дисциплину
работников, уменьшить время создания и работы с документами (используя
нетрадиционные коммуникационные каналы связи), отслеживать текущие
технологические показатели (то есть оперативно использовать необходимую
информацию о состоянии производства) и в целом улучшить работу организации.

Основной целью при разработке технологий
электронного документооборота является достижение максимальной преемственности
правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного
делопроизводства, позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных
технологий к современным.

Фрагмент текста работы:

Формирование дел.

Дело — совокупность
документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Ежедневно в каждой
организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима
чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение
документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Первый
этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей
нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по
делопроизводству и номенклатуру дел организации. Вопросы разработки этих документов
были рассмотрены в предыдущих публикациях.

В начале каждого года в
организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это
группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел
и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел —
группировка документов в дела согласно номенклатуры[1].

К началу нового года
разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для
формирования новых дел согласно номенклатуры дел.

На папках указываются
реквизиты[2]:

· наименование вышестоящей
организации;

· наименование учреждения;

· наименование структурного
подразделения;

· номер (индекс) дела;

· название дела;

· дата (начало и
окончание);

· количество листов;

· срок хранения.

В организациях дела
формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления
(секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно
– в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном,
децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные
документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая
планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам
основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления
(ДОУ).

Документы, отражающие
отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их
составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых
входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению
о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности,
отделе кадров и т.д.)[3].

Формированием дел в
структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за
ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой
ДОУ.

Руководитель архива
организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую
помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также
проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.

При формировании дел
необходимо соблюдать следующие основные требования[4]: [1] Бобылева М. П. Эффективный
документооборот: от традиционного к электронному: учеб. пособие / М.П.
Бобылева. — М .: изд-во МЭИ, 2016. — 172 с. [2] Управление документами. Термины и
определения : словарь / ВНИИДАД. М., 2017. 120 с. [3] Бобылева М. П. Эффективный
документооборот: от традиционного к электронному: учеб. пособие / М.П.
Бобылева. — М .: изд-во МЭИ, 2016. — 172 с. [4] Управление документами. Термины и
определения : словарь / ВНИИДАД. М., 2017. 120 с.