Реферат на тему Электронный офис.

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Сущность и структура
электронного офиса. 5

Глава 2. Задачи и преимущества
электронного офиса. 9

Заключение. 12

Список использованной литературы.. 13

Введение:

В
условиях сохранения конкурентоспособности и выживания во время цифровых сдвигов
компании понимают надобность в трансформациях и использовании современных передовых
технологий. Самым главным в работе предприятия является развитие и популяризация
корпоративных знаний, податливое изменение организационной структуры, клиенто-ориентированный
подход, введение инноваций и прочее. Цифровая трансформация реализовывается в разнообразных
плоскостях организации. Изменяются технологии и бизнес-процессы, что приводит к
преобразованию структуры, системы управления, а также культуры компании.

Возникновение микрокомпьютера
привело к будущим трансформациям технической оснащенности аппарата управления и
появлению его нового типа — «электронного офиса». Преобразовывая информацию по
сложной программе, микрокомпьютер воплощает незамысловатую форму интеллекта. Открытие
микропроцессора настолько уменьшило ценность электронных вычислений, что он
стал использоваться в наиболее широких сферах.

Электронный офис представляет
собой комплекс программно-аппаратных средств, которые предназначены для
автоматизирования деятельности пользователей в информационных системах
управления предприятием.

Возрастающая скоррелированность
современного мира экономики и необходимость в стремительном доступе к
информации рождают надобность установления связи с поставщиками, заказчиками и
партнерами организации в настоящем масштабе времени, а также наличия
межсетевого интерфейса связи, информационных услуг и включения в глобальную
сеть Интернет.

Данная
тенденция к реализации наиболее важных коммерческих операций при помощи линии
связи зачастую именуют «электронной коммерцией» — и она меняет образ многих
предприятий на рынке. В связи с этим особенную актуальность обретает тема настоящей
работы

Заключение:

Создание электронного офиса позволяет заменять
сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу
(обработка корреспонденции, подготовка отчетов).

Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых
электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и
творческой. Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное
программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской
деятельностью.

В их число входит:

— использование текстового редактора;

— работа с Электронными Таблицами (ЭТ);

— применение Систем Управления Базами Данных
(СУБД);

— использование программ подготовки презентаций.

В наши дни электронный офис способен значительно
упростить большую часть повседневных задач – как работы с базами данных и
текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.

Электронный офис есть
реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности
компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм
деятельности. К основным функциям и средствам электронного офиса относятся:
прием документов, их контроль и оформление; обеспечение доступа к документам
без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над
документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление
документов и их размножение; обмен информацией между базами данных;
автоматизация контроля за документоведением; организация электронного
документооборота; информационная поддержка принятия решения; работа с
автоматизированными информационными системами; участие в совещаниях, используя
средства удаленного доступа и др.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Сущность и структура электронного офиса Электронный
офис представляет из себя инструментальное средство локальной вычислительной
сети, которая организована за счёт объединения отдельных АРМ специалистов для осуществления
электронного документооборота.

В
состав электронного офиса входят такие аппаратные средства, как:

— один
или несколько портативных компьютеров, вероятно, которые объединены в сеть –
локальную или глобальную, что зависит от рода деятельности офиса,

— устройства,
которые печатают;

— средства
для осуществления копирования документа;

— модем
в том случае, если компьютер подключён к глобальной сети или территориально
удаленной электронно-вычислительной машины.

— сканеры,
которые используются для автоматичного ввода текстовой и графической информации
прямо с первичных документов;

— стримеры,
которые предназначены для формирования архивов на мини-кассетах на магнитной
ленте;

— проекционное
оборудование для осуществления презентации.

Автоматизация
офиса создана не заменить существующую традиционную систему коммуникации
персонала, а только дополнить её. Применяя их коллегиально, обе данные системы гарантируют
разумную автоматизацию управленческого труда и самое лучшее обеспечивание информацией
менеджеров.

Информационная
технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных
процессов внутри организации и с внешней средой на основании компьютерных сетей
и иных актуальных средств передачи и работы с информацией[1]. [1] Беляева Т. М., Кудинов А. Т., Пальянова Н. В. Правовая информатика.
Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / ред. Чубукова С. Г. М.:
Юрайт, 2019. 314 с.