Реферат на тему Электронный документооборот и электронная подпись

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ 4
2. ЭЛЕКТРОННО-ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ В СЭД: СУЩНОСТЬ, НАЗНАЧЕНИЕ, СРЕДСТВА 9
3. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ В РАЗЛИЧНЫХ СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 20

Введение:

В условиях научно-технического прогресса усиливается значимость информации во всех сферах деятельности. Информация распространяется разными способами, самым быстрым из которых является Интернет.
Для идентификации подлинности информации используют соответствующие технические средства. В частности, для ускорения документооборота между субъектами экономической деятельности была введена электронная цифровая подпись, с помощью которой документы в электронной форме, могут приобретать такую же юридическую силу, как и документы на бумаге.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой прежде всего реквизит какого-либо документа, который аналогичен той бумаге, на которой проставляются реквизиты шариковой ручкой, однако изготовленный при помощи специальных компьютерных алгоритмов.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный вариант. Цифровой реквизит получают с помощью криптографического преобразования информации.
Целью данной работы является изучение электронного документооборота и электронной подписи.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть понятие электронного документооборота и электронной цифровой подписи;
— рассмотреть электронно-цифровую подпись в СЭД;
— рассмотреть электронную подпись в различных системах электронного документооборота.

Заключение:

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.
Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.
Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).
Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.
ЭЦП — это электронная цифровая подпись. Она является реквизитом документа, с помощью которого можно установить, произошло ли искажение информации, содержащейся в электронном документе, с момента факта формирования подписи, а также позволяет подтвердить принадлежность того или иного документа владельцу.
Каждая электронная подпись должна быть подтверждена специальным сертификатом, который удостоверяет личность владельца. Получить сертификат можно в специальном центре или у доверенного представителя.
Владельцем сертификата является физическое лицо, на которое удостоверяющий центр выдал сертификат электронной подписи. У каждого владельца имеется два ключа к подписи: открытый и закрытый. Закрытый ключ ЭП позволяет подписывать электронные документы, с его помощью можно сгенерировать электронную подпись. Он хранится в тайне, как пин-код от банковской карты.
В функции открытого ключа входит проверка подлинности подписи на документах. Он связан с закрытым «коллегой» в однозначном порядке.
ЭЦП незаменима для предоставления отчетности контролирующим органам. Множество документов можно сдать в электронном виде вместо того, чтобы везти целую кипу формуляров. Клиент может не только выбрать время и не стоять в очереди, но и сдать отчетность удобным для себя способом: через программы 1С, порталы государственных учреждений или отдельное программное обеспечение, специально для этого предназначенное. Основополагающим элементом в таком процессе будет ЭЦП. Для юридического лица, получившего сертификат электронной подписи, главным критерием должна быть надежность удостоверяющего центра, а вот способ доставки его неважен.
Исходя из всего вышесказанного, цели данной работы можно считать достигнутыми, а задачи выполненными.

Фрагмент текста работы:

1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ

Электронный документооборот представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Для более глубокого понимания сущности электронного документооборота необходимо рассмотреть некоторые базовые термины и понятия:
— электронный документ (ЭД) — это документ, создаваемый при помощи компьютерных средств обработки информации;
— ЭД может быть подписан электронной подписью, а также сохранен в виде файла соответствующего формата;
— делопроизводство – это комплекс мероприятий по организации документооборота организации;
— документооборот представляет собой систему создания, передачи, интерпретации, приема, архивирования документов;
— современный документооборот также включает систему контроля за выполнением документов, а также средства защиты от несанкционированного доступа к ним.
Основные виды электронного документооборота: производственный; управленческий; кадровый; архивный; складской; бухгалтерский; технический и технологический; секретное и конфиденциальное делопроизводство и др.
Таким образом, можно предположить, что систем документооборота может в перспективе быть примерно столько же, сколько всего в мире существует видов деятельности, требующих документирования, контроля выполнения, учета и т. д [2].
Преимущества и выгоды от внедрения систем электронного документооборота в организации являются:
— значительная экономия времени;
— более рациональное использование физического пространства организации, а также технических средств;
— повышение прозрачности работы организации;
— возможность отслеживания полной истории каждого файла и соответствующей документации;
— значительное повышение уровня гибкости в отношении физического местонахождения работников (некоторые из сотрудников и вовсе могут работать удаленно);
— повышение уровня защиты информации;
— снижение затрат на печать, заправку картриджей для принтеров, на покупку бумаги, тонеров, папок, скрепок, почтовых марок, конвертов, пересылку и т. д.
Среди основных функций электронного документооборота можно выделить:
— протоколирование ключевых позиций деятельности организации;
— оптимизация бизнес-процессов;
— накопление опыта, технологий, знаний, баз данных, которые могут быть использованы в дальнейшей деятельности;
— значительное снижение издержек, связанные с ведением документооборота;
— упрощение и ускорение доступа к необходимой информации.
ЭЦП собой представляет важнейший современный и уже достаточно знакомый отечественным организациям способ защиты информации [5].